第二章　接待工作 第二节　团体接待

团体接待是一个融合了交际、宣传、特别节目等形式的综合性活动。 　　　　　　案例：万金一笑 　　　　团体接待是一个融合了交际、宣传、特别节目等形式的综合性活动。　

接待的一般程序与内容 　　接受任务→了解来宾→制订计划→安排落实→迎接→商议日程→礼节性拜访→宴请→会谈、参观考察等→互赠礼品→送行→接待小结、资料归档

一、准备工作 _ 1、尽可能多的了解来访者的相关情况 一、准备工作 _ 1、尽可能多的了解来访者的相关情况 (如：姓名与职务、人数、性别与年龄、来访目的、日期、主要人物背景简历、生活习惯，兴趣、爱好、忌讳等) 2、制定接待工作计划，即拟定接待方案- 3、做好文字材料、相关资料的准备工作 (如：欢迎词、祝酒词、参观地的资料、对上级的汇报材料、介绍材料、新闻稿件、谈判材料、会谈材料等) 4、做好后勤准备工作-

接待方案表 项目 内容 备注 接待方针 接待规格 接待日程安排 大致日程 接待生活安排 膳食、用车、住宿安排 接待经费开支 接待人员组成 紧急事件的处理预案

（1）接待方针（接待的指导思想） 接待计划主要内容 - （2） 接待规格 （3）接待日程安排 接待计划主要内容 -　 （1）接待方针（接待的指导思想） 　（2） 接待规格　 　（3）接待日程安排 　（4）接待形式。具体接待活动项目开展形式、方式。 （5）接待人员组成与分工   （6）接待经费开支 方案拟好后交领导批示，同意后方可通知负责接待的有关人员、有关部门作相应准备。作业

接待规格 返回 接待规格主要是指接待方在接待客人时提供的接待条件和接待方主要领导的陪同情况。 常见接待规格有三种： 高规格、低规格、对等接待 接待规格　　　　　　返回 　　　接待规格主要是指接待方在接待客人时提供的接待条件和接待方主要领导的陪同情况。 　　　常见接待规格有三种： 　　　高规格、低规格、对等接待 接待规格往往决定了主陪人身份级别、住宿、用车、宴请标准等

接待日程安排表（例表）＊公司贵宾接待安排表 来客国别 A国 人数 男士7位女士5位 来客目的 考察，洽谈合作意项 领队人 J.A汤姆博士 接待部门 公司办公室 接待人 金宁 接送及招待安排 时间 内容 主持人 地点 规格 陪同人员 办事人员 3月 6日 火车站迎接 总经理 火车站 一级 副总经理、总工、总师、办公室主任 秘书2人 7日 欢迎宴会 宾馆 同上 秘书1人 厂区考察 厂区 11日 欢送宴会 送站

续上表 业务活动安排 时 间 内 容 主持人 地点 参与人员 结 果 备注 3月 8日 合资意向洽谈 总经理 会议厅 副总经理、总经济师 　　　　　　　　　续上表　　 业务活动安排 时　　间 内　容 主持人 地点 参与人员 结　果 备注 3月 8日 合资意向洽谈 总经理 会议厅 副总经理、总经济师 草签意项书 9日 机械检测技术合作 总工 生产处长、开发处长 签订意项书 10日 技术人员交流 人事处长、总工 签订合同

　　日程安排：概括性的； 　　　　　　　具体的。 　　一般以表格、列表的形式列出： 日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容。

接待日程安排制定应当周全具体 活动安排应主要围绕来访者的工作事宜，重要内容不可疏漏。 时间、活动安排要合理，要注意突出优势，并充分考虑自己的不足之处。 　　案例：地处深山迎远客 同时要确定各活动项目的陪同人员，活动的地点，主持人、住宿的地点、房间数量等。

案例 某单位经有关部门牵线，与某外商达成初步意向，欲共同投资，合作经营。于是邀请外商来沪考察并作具体洽谈。领导将接待任务交给办公室全权负责，办公室将三天的接待任务作了如下安排： 第一天上午，派王秘书驾车去机场接回两位外宾，安排到一五星级宾馆住宿，中午全体党政领导出席欢迎宴会。下午参观市容，重点参观浦东新区。晚上，再次举行盛宴。 第二天，安排客人去苏州游览，共有5人陪同。 第三天上午，由党政领导和翻译组成的5人小组与外商洽谈，因时间有限，没有涉及具体事项，只达成初步协议。领导表示将择日再邀请外商前来洽谈。中午，全体领导出席欢送宴。下午，王秘书开车送客人去机场。

请问该单位此项外事接待工作存在哪些问题？能否达到了预期目的？

返回 接待工作看似比较复杂，涉及面广，但主要的接待工作有三项主要任务。 1、安排好来宾的有关工作事宜 2、安排好生活接待工作 　　　　　　　　 返回　　　 　　接待工作看似比较复杂，涉及面广，但主要的接待工作有三项主要任务。 1、安排好来宾的有关工作事宜 2、安排好生活接待工作 3、安排好业余活动并搞好服务

接待人员组成及分工 返回 姓名 职务 负责工作 王东 办公室主任 1、拟写迎接和接待方案 2、拟写工作日程安排 3、拟写解决紧急事件的预案 接待人员组成及分工　返回　 姓名 职务 负责工作 王东 办公室主任 1、拟写迎接和接待方案 2、拟写工作日程安排 3、拟写解决紧急事件的预案 李丽 公司文员 1、负责订车 2、负责预订食宿 3、负责安排宴请

接待经费开支 返回 接待经费开支包括： 住宿费； 餐饮费； 租借会议室、打印资料等费； 劳务费：讲课、演讲、加班等费用； 交通费； 接待经费开支　　　　返回 　接待经费开支包括：　 　　住宿费； 　　餐饮费； 　　租借会议室、打印资料等费； 　　劳务费：讲课、演讲、加班等费用； 　　交通费； 　　参观、浏览、娱乐费用； 　　纪念品费； 　　宣传、公关费； 　　其他费用。

作业 返回 要求：拟写的计划要周全、具体； 计划打印稿，用Word软件制作； 计划课堂演示稿，用ppt制作。 作业 返回 　　　　　某一久居海外的华人（一行4人：老先生夫妇二人，陪同的助手，一男一女二人）欲回乡探亲并欲在家乡投资，当地政府拟进行接待，请你代为拟一接待计划。（以你家乡或熟悉的地方为背景） 　　　要求：拟写的计划要周全、具体； 　　　　　　计划打印稿，用Word软件制作； 　　　　　　计划课堂演示稿，用ppt制作。

返回 根据来宾身份和其他实际情况，通知具体接待部门安排好住宿； 根据实际工作需要，安排好来宾用车和接待工作用车事宜； 根据规定标准，周到地安排好来宾的饮食； 根据安排计划事先做好一些相关活动的准备工作。如安排会见，要准备好会见地点的布置，迎接仪式、签字仪式等仪式的物品等等。

二、客人到来后 　结合客人的意见，具体落实接待计划。

次序礼仪 次序礼仪是指接待过程中，遵从次序礼仪的要求，能准确地突出来访者的身份，是对来访者的尊重。 次序礼仪　　　　　　　 　　　次序礼仪是指接待过程中，遵从次序礼仪的要求，能准确地突出来访者的身份，是对来访者的尊重。 　　　社交场合，一般以右为大，为尊，以左为小，为次，进门上车，应让尊者先行，一切服务均从尊者开始。

　（一）做好迎接、陪客参观游览、宴会、会见会谈等接待活动

1972年美国总统尼克松访华，周总理亲自率领由50辆红旗轿车组成的国宾车队到机场迎接

迎接 下一部分 确定迎接的地点、出迎的人员、车辆和相应仪式 根据仪式要求准备迎客的横幅（纸牌）、鲜花等 迎接 　　　　　　　下一部分 确定迎接的地点、出迎的人员、车辆和相应仪式 根据仪式要求准备迎客的横幅（纸牌）、鲜花等 根据不同规格提前15－20分钟到机场、码头、车站等待 客人到达后，迎接人员上前表示欢迎与慰问。双方按礼仪进行互相介绍、行礼，举行相关欢迎仪式。（注意乘车座位安排） 贵宾可按排较隆重的接待仪式

司机 秘书     来宾 上司 NOTE

司 机 秘 书         来宾B 上司 来宾A NOTE

  上司 来宾A     来宾C 秘书 来宾B NOTE

　　　　　　　　　　　　　　　　　返回 旅游大巴？ 注意： 和客人商议活动日程 给对方休息和处理个人事务的时间，分手前约好下次见面的时间，联系方法。

陪 客 参 观

1、确定参观项目 参观对象主要有三类： 一类是现场观摩，如生产经营设备和工艺流程、实验室、工地、田间等； 二类是实物展览，如：成果展览室等； 　　　参观对象主要有三类： 一类是现场观摩，如生产经营设备和工艺流程、实验室、工地、田间等； 二类是实物展览，如：成果展览室等； 三类是外部环境、当地风景名胜地。 　　　参观项目要有一定的针对性。

2、安排布置 预先通知相关部门（告之参观者身份、人数、要求、参观时间等）； 做好准备（卫生、安全、保密、必备品等）； 路线安排要合理。

3、参观中陪同人要热情有礼，熟悉参观地，能适时介绍，并机动灵活、善于应变。

　　　中国一个作家团出访某国，得到该国作协主席女秘书安娜的陪同与接待。这位女秘书出色的工作和口才，给作家们留下深刻的印象。 她像一阵热烈的旋风，一见面就带来了爽朗快活的笑声。 　　　“我叫安娜，非常高兴认识你们!我做梦都想着去你们中国呢!”她甩动着一头亚麻色的短发，毫无顾忌地向我们伸出手来。 一见面，她就用爽朗和快乐感染了所有人。　…… 　　当65岁的团长王＊＊艰难地登上某塔顶又下来时，已汗湿衣衫……这时安娜突然出现了，她一路小跑着从某塔另一侧的树丛中过来，手中捧着一束极其耀眼的黄花。 　　“我要把这束花送给最勇敢的人。”“王先生，从你刚才攀登某塔的脚步中，我可以想象你是怎样以坚定顽强的态度走过了你的人生之路，这束花应该献给你！”

某医药企业生产一种治疗冠心病的药某胶囊，引起海内外重视。新调来的一位秘书陪客参观其生产基地。参观中，客人提了些问题，秘书因不懂业务，张口结舌，极为狼狈。 客人：某胶囊除能降低血压、减慢心律外，还有什么作用？ 秘书：这个……我说不好。 客人：听说这种药得过几次大奖。都得过什么奖？ 秘书：不太清楚。 客人：你们与其他卫生医疗机构合作，建立了多少个冠心病诊疗中心？ 秘书：大概十多个吧。具体数说不准。 客人：请问您还能给我们介绍点什么呢？ 秘书：对不起。我……

为客人介绍参观内容，要准确、简明，富有激情。 如：某葡萄酒厂秘书陪一批客人到生产车间参观，边看边介绍生产过程。客人们逐个车间看后，来到休息室，此时每位客人面前是一小杯红色葡萄酒。秘书举起酒杯，热情洋溢地说： “刚才诸位已经看了葡萄酒生产情况。这是新引进的一套生产设备，又经过我厂技术改造，日产量已经从某吨提高到某吨。生产原料主要是某山上的天然葡萄，含多种维生素，常饮可以活血化淤，延年益寿。今天，我们用葡萄美酒迎佳宾，请大家品尝一下这山葡萄酒。来，让我们举杯!”

4、参观完，可征求客人对工作的意见建议。如条件许可，也可送些小纪念品。

舆论监督　群众喉舌　 政府镜鉴　改革尖兵

宴会安排

　　　宴会，是个人与个人，个人与组织，以及组织与组织之间一种相互往来的交际手段，是一种较为重要的正餐。在接待工作中常会安排迎接宴会和送行宴会。 　　宴会，可分别在早上、中午、晚上举行，其中晚宴最为隆重。 　　宴会分为三种：国宴、正式宴会、便宴。 　　当前国际上宴请的方式除宴会之外，还有冷餐会、酒会、茶会和工作进餐三类。

安排宴会注意要点 下一部分 1、选择好时间、地点。（注意在时间和数字等上的忌讳） 安排宴会注意要点　　下一部分 1、选择好时间、地点。（注意在时间和数字等上的忌讳） 2、按规格订好菜单。（考虑来宾特别是主宾的口味、爱好、习惯及禁忌，及当地的特色） 3、按排好席位。 4、注意宴请前接待礼仪及就餐时的礼节，敬酒要有分寸。 5、席间可安排领导讲话和其他文娱活动。隆重的宴会，要有正式的祝酒词、答酒词。 备忘录

桌次安排 桌次地位的高低，以距主桌位置的远近而定。以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。 　　桌次地位的高低，以距主桌位置的远近而定。以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。 　　　主桌的确定以“面门为上，以远为大，以中间为尊，以右为尊”为原则　 　　　　　　　　　　如图

宴会桌次（三桌、六桌） 主台 3 2 主台 3 2 4 6 5

宴会桌次（八桌） 2 主桌 3 7 5 4 6 8

座位排列 以主人的座位为中心，如果女主人参加时，则以主人和女主人为基准，近高远低，右上左下，依次排列。 把主宾安排在最尊贵的位置，即主人的右手位置；主宾夫人安排在女主人右手位置。（如图） 主人方面的陪同人员，尽可能与客人相互交插，便于交谈。 译员安排在主宾右侧。 席次确定后，座位卡和桌次卡放在桌前方、桌中间。　　　　　　返回　

席位安排示意图（1） 　　　　　　　　　主人 　　　　　　　1　　　　　　3 　　　　　　5　　　　　　　　7 　　　　　　　8　　　　　　6 　　　　　　　　4　　　　2 副主人

席位安排示意图（2） 　　　　　　　　　主人 　　　　　　　1　　　　　　2 　　　　　　5　　　　　　　　6 　　　　　　　8　　　　　　7 　　　　　　　　4　　　　 3 　　　　　　　　　副主人

席位安排示意图（3） 　　　　　　　　　主人 　　　　　　　1　　　　　　2 　　　　　　3　　　　　　　　4 　　　　　　　5　　　　　　6 　　　　　　　　7　　　　 8 　　　　　　　　　副主人 返回

备忘录 项目或任务 完成任务情况 　备注、提示 负责人 　完成进度 宴请人数 是否落实？ 男女比例？ 接待人？ 重要客人的陪同、接待 场地、场地布置 时间？ 餐桌上标签 提供者？

备忘录 项目或任务 完成任务情况 　备注、提示 负责人 　完成进度 菜单选择 是否落实？ 男女比例？ 接待人？ 酒、饮料 特殊饮食要求？ 招待员安排 管理？ 现场音乐 桌次安排 签到桌、签到本 是否落实

备忘录 返回 项目或任务 完成任务情况 　备注、提示 负责人 　完成进度 门口的接待工作 发言稿 衣物寄存处 专人负值？ 来宾司机、车辆安排 其他物品准备 意外情况(停电、醉酒 结束清场

安排会见与会谈

会见与会谈 会见，国际上一般称接见或拜会。 按其内容可分为：礼节性会见、政治性的会见和事务性会见。 会谈，也称谈判。 　　　会见，国际上一般称接见或拜会。 　　　按其内容可分为：礼节性会见、政治性的会见和事务性会见。 　　　会谈，也称谈判。 　　　会谈的内容比较正式，且专题性较强。 会见与会谈往往相辅相成。

1、会见（会谈）的准备 提前通知对方，以便对方及早安排。 时间、地点、客人抵达方式、是否派车接送及我方出席人员等 　　时间、地点、客人抵达方式、是否派车接送及我方出席人员等 着手场所、资料等各方面的准备。

不管是做为主方还是客方，会见（会谈）时均应了解对方的背景资料及其习俗、禁忌、礼仪特征等。 　　　　　　　　　　　　　　　　　下一部分 不管是做为主方还是客方，会见（会谈）时均应了解对方的背景资料及其习俗、禁忌、礼仪特征等。

场所的布置及座席安排 返回 会见或会谈一般安排在会客室或会议室。 安排座次 准备文具及扩音器、麦克风等音响设备和灯光设备。 场所的布置及座席安排　返回 　　会见或会谈一般安排在会客室或会议室。 安排座次 准备文具及扩音器、麦克风等音响设备和灯光设备。 准备一定的茶具、茶水和饮料、点心等。 有时需放置双方标志旗帜

　　　会见时，座位安排通常为半圆形。 　　　会谈时一般用长方桌子，宾主相对而坐。

会见座次安排 　　记录　（译员）　　　　　　译员 客　　　　　　　主　　客　　　　　　　主　 方　　　　　　　方　　方　　　　　　　方 人　　　　　　　人　　人　　　　　　　人 员　　　　　　　员　　员　　　　　　　员 主客 主人 主客　主人

会谈的座位安排（一） 　　　　　（译员）主宾 　　6　　4　　2　　1　　3　　5　　7 　　7　　5　　3　　1　　2　　4　　6 　　　　　　（译员）主人 　　　　　－－－正门－－－

会谈的座位安排（二） 　　　　　－－正门－－ 　　　　客　　　　　　　主 　　　　方　　　　　　　方 返回

2、会见（会谈）时的要求 客人抵达时，主见人在会客室门口迎接，接待人员则在大楼或大厅口迎接，并引导客人进入会客室。双方成员分别进行介绍。 会见、会谈的整个过程中，不允许其他人员随意出入。　

　　　　　　　　　　续上 会见（会谈）时，均要做好专门记录。 会见结束，主见人及陪同人员与宾客合影留念，然后与客人握手告别。

合影站位方式（一） 主人：甲、乙、丙、丁、戊 客人：A、B、C、D 　（一） DCBA甲乙丙丁 　　摄影师 　　　（二） 　丁C乙A甲B丙D戊 　　　　摄影师

合影站位方式（二） 1－主人　2－主宾　3－第二主宾　4－客方人员（或主客插排） 5－主方人员　6－摄影师 5 4 2 1 3 　6

签字仪式 　　 　　　　　 　　　　

1、签字仪式的准备 确定主签人、助签人、主持人、观礼人员 准备好签字文本、签字用具 布置好签字厅 签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗 排列座次 　　　　　　　　　　下一部分

返回 总体要求：庄重、整洁、清静。 室内应铺地毯，设仪式标志牌（或悬置横幅）。 正规的签字桌应为长桌，最好铺设深绿色的台布。 　　　　　　　　返回　　　　 总体要求：庄重、整洁、清静。 室内应铺地毯，设仪式标志牌（或悬置横幅）。 正规的签字桌应为长桌，最好铺设深绿色的台布。 签字桌应横放于室内（面门），在其后摆放适量的座椅。

座次安排（签署双边性合同）：示意图　　　 　　　　　　　　签字桌 主方参加人员 客方参加人员 主方助签人 客方助签人 客方签字人 主方签字人 客方文本　　主方文本

客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。 助签人，分别站立于已方签字人的外侧。 其他随员，可按照一定的顺序在已方签字人的正对面就座；也可依照职位的高低，依次自左至右（客方）或是自右至左（主方）排成一行，站立于已方签字人的身后

当一行站不完，可按“前高后低”的惯例，排成两三行。 原则上，双方随员人数应大体上相当。

座次安排（签署多边性合同）返回 一般仅设一把签字椅 各方签字人签字时，须依照有关各方事先同意的先后顺序依次上前签字。 　　　　　　　　　　　 座次安排（签署多边性合同）返回 一般仅设一把签字椅 各方签字人签字时，须依照有关各方事先同意的先后顺序依次上前签字。 助签人应随之一同行动，助签时，立于签字人的左侧。 有关各方随员，应按照一定的序列，面对签字桌就座或站立。

2、签字仪式的正式程序 签字仪式正式开始，有关各方人员先后进入签字厅，在既定的位次上各就各位。（主持人宣读重要来宾名单；宣布仪式开始；奏与仪式相应的歌曲） 签字人正式签署合同文本。 签字人相互交换签署的文本、握手祝贺。 共饮香槟酒互相表示祝贺。 致辞 礼毕退场

送行 代购车船票、飞机票，提供车辆将客人送到站点； 赠送合适的礼品； 按规格按排送行人员。无论会谈成功与否，送客的规格不变； 提前出发，等对方飞机、车辆走远后方可回去。

三、接待总结 　　　秘书人员可将整个接待工作进行总结，写成报告，作为存档资料。