公文寫作 國立政治大學第14屆助理研習營 102 年 10 月 24 日

基礎篇 一、公文定義、種類 二、公文寫作應有的態度 三、公文結構與慣常用語 四、公文流程類型 五、校內公文寫作個案舉例

文書處理相關規定 行政院頒「文書處理手冊」 行政院頒「公文書橫式書寫推動方案」 行政院頒「政府文書格式參考規範」 行政院研考員會頒「文書流程管理手冊」

公 文 定 義、種類 公文程式條例： 處理公務之文書；必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。 文書處理手冊： 　處理公務之文書；必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。 文書處理手冊： 　指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。

公 文 種 類 1.令：公布法律、發布命令及人事任命時用之。 2.呈：對 總統有所呈請或報告時用之。 3.咨：總統與立法院間公文往復時使用。 2.呈：對 總統有所呈請或報告時用之。 3.咨：總統與立法院間公文往復時使用。 4.函：各機關間公文往復，或民眾與機關間行文時。 5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。 6.其他公文：其他因辦理公務需要之文書，如書函、開會通知單、簽、聘書、證明書、契約書等。

二、公文寫作應有的態度 公文為推動公務，溝通意見的重要 工具。 公文為團隊合作的產物。 落實分層負責、逐級授權。 公文為推動公務，溝通意見的重要 工具。 公文為團隊合作的產物。 落實分層負責、逐級授權。 行文擬辦應對事(公務)不對人，至 少有一方為機關。 處理公文應署名或依法蓋用職章。

三、公文結構與慣常用語 公文結構 密等解密條件 發文字號 速別 機關全銜 文別 機關地址 聯絡方式 受文者 發文日期 附件 本文 正本 副本 署名用印

國立政治大學 函(稿) 機關地址：臺北市文山區指南路二段64號 機關傳真：82375672 承 辦 人：盧○○ 國立政治大學　 函(稿) 機關地址：臺北市文山區指南路二段64號 機關傳真：82375672 承 辦 人：盧○○ 電話﹕29393091轉62248 受文者： 發文日期： 發文字號：政學字第101000000001號 速別：普通件 密等及解密條件或保密期限：普通 附件：大專校院菸害防制調查表 主旨：檢送本校100學年度第2學期「大專校院菸害防制調查表」1份， 請 查照。 說明﹕ 一、依教育部101年03月30日臺軍(二)字第1010054306號函辦理。 二、本校目前雖仍有6處吸菸區，但仍致力推動無菸害校園，且在會議 決議每年減少1處，達到完成無菸害校園，以維校園環境品質。 正本：國立臺灣科技大學推廣教育中心 副本：學務處 校長 吳○○

本文之格式 函 簽 書函 一段式 二段式 三段式 主旨 一段完成 主旨、說明 或主旨、擬辦 分主旨、說明、辦法(擬辦) 為全文精要，力求簡明，具體提出行文目的與期望，或核復意旨，閱讀者一目了然 主旨、說明 或主旨、擬辦 就來源、事實或理由作較詳細之敘述，而無法於「主旨」內容納時，用本段說明。 函復之公文，應引敘或說明來文日期、文號，俾便受文機關調案處理 分主旨、說明、辦法(擬辦) 擬辦為簽之重點，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案，可視內容改用建議、請求、辦法或核示事項等 機關間相互蹉商、徵詢意見、提供資料訊息；答復個人詢問或請求時，可用書函，以機關之條戳對外發文。格式比照函。

　 主 旨 簡明扼要 不 分 項 10

說 明 分 項 複 雜 編 號 一、依據/復…… 僅一項,不需另起一行 附件的應用/表格 一 → (一) → 1 → (1) 11

全 銜 順 序 其 他 受文者(正副本) 外部機關不可簡稱 國科會→行政院國家科學委員會 農委會→行政院農業委員會 中央→地方→個人 全 銜 順 序 其 他 外部機關不可簡稱 國科會→行政院國家科學委員會 農委會→行政院農業委員會 中央→地方→個人 外單位→本校 不寫1.2.3…. 受文者不寫機關之單位 / 教育部文教處 本校不寫全銜 / 國立臺灣大學總務處 本校教務處、學務處、總務處 國立政治大學秘書處 12

稱 謂 國立政治大學

法定公文寫作四字訣─「簡、淺、明、確」 簡─化繁為簡，撰擬、繕印、閱讀均可節省時間及精力 淺─用語通達，淺顯易懂，能為一般社會大眾普遍瞭解 明─敘事清晰，以求條理分明，擺脫陳舊落伍程式用語 確─主旨明確、語氣肯定、時間、空間、數字精確

正確使用按語、連接詞、期望語 按語 用於一段之起頭，點出該段表達之意旨 連接詞 用於文章中，承上啟下，使語意通暢 常用按語、連接詞 用於文章中，承上啟下，使語意通暢　 常用按語、連接詞 查　經查　案查 茲　茲以 復查　復經　嗣經 另查　第查　惟查 惟 復以 茲經　茲據　頃經　甫經 據 甫於　案經　案奉　至於　按　爰　審　乃

常用期望語 上行文：請 鑒核、請 核備、請 核轉、 請 核示、請 裁示、請 釋示、 請 核准辦理、復請 鑒核 上行文：請 鑒核、請 核備、請 核轉、 　　　　請 核示、請 裁示、請 釋示、 　　　　請 核准辦理、復請 鑒核 平行文：請 查照、請 查照辦理、請 查照見復、　　 　　　　請 同意見復、請 查照轉告、 　　　　請 查照備案、請 惠允見復、 　　　　復請 查照、請　查照惠復 下行文：請照辦、請查照辦理、請確實辦理、 　　　　請查明見復、請查照轉告、 　　　　請依規定辦理、請轉告所屬確實辦理

簽、呈相關之公文常用語 鈞─有隸屬關係之下級機關對上級機關，如鈞部、鈞府 鈞長、鈞座─下級首長對上級首長、屬對長官用 職─代表職位全銜 奉悉─接獲上級機關或首長公文，於開始引敘完畢時使用 諒蒙 鈞察─後續陳述時使用 遵經、遵即─經辦用語 是否可行、是否有當、可否之處─請示用語 請鑒核、請核示、請鑒察、請鑒核備查、請核備─期望及目的語 抄陳─抄送語 附陳、檢陳─附送語 謹呈─對總統簽呈用結束語 謹陳、敬陳、右陳─結束語

公文書橫式書寫數字使用原則(1/3) 阿拉伯數字 用 法 舉 例 代號、身分證編號、發文字號 序數 日期、時間 電話、傳真 郵遞區號 用 法 舉 例 代號、身分證編號、發文字號 ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表（件）1、院臺秘字第0930086517號、臺79內字第095512號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組 日期、時間 民國93年7月8日、93年度、21世紀、公元2000年、 7時50分、挑戰2008：國家發展重點計畫、520就職典禮、72水災、921大地震、911恐怖事件、228事件、38婦女節、延後3週辦理 電話、傳真 （02）3356-6500 郵遞區號 門牌號碼 100臺北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 計量單位 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 統計數據、％、$、人數、比數 80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、1：3

公文書橫式書寫數字使用原則(2/3) 中文數字 用 法 舉 例 描述性用語 專有名詞(地名、書名、人名、店名、頭銜等) 用 法 舉 例   描述性用語 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級 專有名詞(地名、書名、人名、店名、頭銜等) 九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世 慣用語（如星期、比例、概數、約數） 星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人

公文書橫式書寫數字使用原則(3/3) 法規阿拉伯數字用法 法規條項款目 編章節款目之統計數據 法規內容之引敘或摘述 法規中文數字用法 事務管理規則共分15編、415條條文 法規內容之引敘或摘述 依兒童福利法第44條規定：「違反第2條第2項規定者，處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰。」 兒童出生後10日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第44條規定，可處1千元以上、3萬元以下罰鍰。 法規中文數字用法 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書 （如令、函、法規草案總說明、條文對照表等） 1.行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。 2.行政院函：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效．．．。 3.「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條。 4. 關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之「說明」欄－修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五，本條第一項爰予配合修正。

案件的處理 函復 轉相關機關 查照或辦理 研訂法規 開會研議 請有關機關 表示意見 案件 存查 發布 新聞 報主管機 關請釋(示)

四、公文流程類型

公文流程類型

公文流程類型 一、先簽後稿 (一)制訂、訂定、修正、廢止法令案件。 (二)有關政策性或重大興革案件。 (三)牽涉較廣、會商未獲結論案件。 (四)擬提決策會議討論案件。 (五)重要人事案件。 (六)其他性質重要必須先行簽擬案件。 P24

公文流程類型 二、簽稿併陳 三、以稿代簽 (一)需說明文稿內容或需酌加析述以往 處理情形。 (二)依法准駁，案情需加說明。 (三)有時限性不及先行請示案件。 三、以稿代簽 (一)一般案情簡單。 (二)例行承轉公文。 P25

公文流程類型 四、批存文件 (一)有來文，但案情簡單，存查無須復文案件。 五、一般簽案 (一)無須發文，校內請示案件。 P26

五、校內公文寫作個案舉例

公文用詞常犯錯誤 公布 頒布 分布 部分 身分 占有 澈底 儘量 擁擠 壅塞 雇員及雇主 僱用及聘用(動詞) 計畫 規劃(動詞) 紀錄 記錄(動詞)…… 複製既有公文電子檔簽辦 內容應仔細審視，修改完整，尤其日期、人名、機關名稱部分 附件整理註明、條喻另行粘貼、清稿 案情複雜、往來公文繁多，無法條列敘述時，應整理為附件加以說明 如有建議方案，應分析各案優劣並提出採納方案 副本之處理 無本單位或本校其他單位應辦事項方可存查

會辦單位、人員公文處理注意事項 會辦公文儘量避免「逕洽」、「敬悉」、 「悉」、「無意見」、「本案若基於業務需要，本○無意見」或「奉核定後配合辦理」等模擬字眼推卸責任。 會辦時，倘有不同見解或意見相左時，應主動積極協調主辦單位，並協助尋求解決方案；倘認為應加會其他單位，得逕自加會，或以「建議加會」退請主辦單位處理。

個案經驗分享 機關間處理公務，不以承辦之個人為受文者。 公文時態、對象關係應以學校而非承辦人本人之立場來考量。 發文對象稱謂前後應一致。

承辦公文應簽註意見並書寫於簽辦單內，勿以加註意見方式處理。 對於簡易函復案件，無特別須簽辦請示事項時，請以「以稿代簽」方式辦理，避免將來文以「簽辦單」存查後，另再創函稿發文，徒增公文量及各級人員核章作業。 針對來文簽辦意見時，請摘述來文重點及本校應配合辦理事項，避免僅以「配合/遵照來文辦理」簽存。

系、所、中心陳核國立政治大學之公文，請經院長核章後再送，以落實學院資源整合方案。 電子公文之實體附件清單或其他紙本公文之掛號單，請夾訂於公文卷宗之封面較利查對或登錄流程。 依一般公文體例，二段式函稿係包含主旨及說明，請勿採用主旨及辦法二段。另公文書寫已簡要明瞭為原則，宜避免將主旨與說明內容完全重複。

公文附件請儘可能以電子檔夾帶上傳至公文系統內傳送，減少實體附件非同步傳送之登錄作業及耗時等候。 電子公文頁面進行修改文稿之操作較為不便，且修改多時亦影響系統存取效能，甚至導致當機無法存取，而須洽請廠商處理。故建請各單位秘書輔導新進或較不熟悉公文寫作之同仁，可先以word草擬文稿後，先給予諮詢後，再轉貼至公文系統內，俾利後續流程快速進行。

公文格式「簽」係用於下對上有所請示之際，如為平行單位間的業務交涉，通常使用便箋、書函。本案已選用簽，代表歐文系擬陳請國立政治大學核示，故主旨內稱「惠請 貴組」，為主體混淆，應改為「請學務處住宿組」方符公文體例用法 稱謂前之空格(即抬頭)係對空格後對象表示尊敬，故「本校」前不應留空格。

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