Microsoft® Office Outlook® 2007 訓練課程 [您的公司名稱] 製作： Microsoft® Office Outlook® 2007 訓練課程 [訓練人員注意事項：如需自訂此範本的詳細說明，請參閱最後一張投影片。此外，您可以在部分投影片的備忘稿窗格中找到其他課程內容。] 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

課程內容 簡介：解開關於封存的疑惑 課程 1：封存訊息的意義究竟為何？ 課程 2：發揮想像力使用封存功能 本課程包括一份建議工作清單，以及一組測驗問題。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

簡介：解開關於封存的疑惑 每當 Outlook 顯示是否要封存電子郵件 的訊息時，您是否總感到疑惑？ 現在我們將要解開這個疑惑：本課程會 說明封存的運作方式。 尤其是，您將會瞭解如何讓封存依照您 的需求進行工作。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

課程目標 設定 Outlook 自動將電子郵件移到封存資料夾。 自動進行或在您指定的時間封存郵件。 為不同的資料夾使用不同的封存設定，以配合您的需要。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

課程 1 封存訊息的意義究竟為何？

封存訊息的意義究竟為何？ 這個訊息是不是看來很 眼熟？ 您是不是也因為無法確 定自動封存的功能，而 選擇對話方塊裡的 [否]， 同時覺得有點心虛？ 別擔心。本課程將幫助您脫離這種窘境。 當您瞭解細節後，您可能會想要選擇按下 [是] (或至少 在按下[否] 時會覺得踏實)。 注意：如果您沒有看過這個對話方塊，可能有某些特殊原因。部分公司用的 Outlook 安裝版本不支援使用自動封存功能。如需更多資訊，請參閱 Microsoft Office 線上說明文件＜使用自動封存備份、還原或刪除項目＞(英文) 中的「公司保留原則」部分。此文章的相關指示可以在本課程結尾部分連結的快速參考卡中找到。。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

封存基本知識 那麼，封存的運作方式 為何？ 在此程序中，郵件會自 動從您的信箱移動到名 稱為 [封存資料夾] 的 資料夾。 圖片說明了更多詳細資訊： 您信箱中的子資料夾會自動 [封存資料夾] 資料夾中建立。 如果要開始程序，請按一下 [是]。 郵件會從您的信箱移動… …到 [封存資料夾] 資料夾中。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

步驟 1：確認功能已開啟並決定封存頻率 自動封存預設會自動 開啟。 自動封存預設會自動 開啟。 如果您定期會收到本課程開頭所提及的訊息提示「您現在 要自動封存舊有的項目嗎? 」，就代表此功能正在運作。 如果您沒有接到這些提示，您可以查看 [自動封存] 對話方 塊，瞭解自動封存功能是否已開啟。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

步驟 1：確認功能已開啟並決定封存頻率 圖片說明了此功能的詳 細資訊。 如果選取了 [於啟動之後每 < x> 天自動封存] 核取方塊，會開啟自動封存功能 (如果您不想使用自動封存，您可以清除核取方塊，從此處將其關閉)。 日數表示自動封存會執行的頻率。 不知道要如何找到這個對話方塊嗎？請按一下 [工具] 功能表上的 [選項]，按一下 [其他] 索引標籤，然後按一下 [自動封存] 按鈕。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

步驟 2：指定何謂「舊項目」 如果您選取了該核取方 塊，自動封存功能會在 您看到提示後移動郵件。 然而，您可以自行控制一些功能。 自動封存有數個預設設定。您可以變更這些設定，包括 自行定義何謂「舊項目」。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

步驟 2：指定何謂「舊項目」 對於某些人而言，兩週 前的郵件可能算是舊郵 件；對另外一些人來說， 也許兩個月前的郵件才 算是舊郵件。 您可以在 [自動封存] 對話方塊中，使用圖中顯示的選 項，選擇何時封存郵件的設定。 每當自動封存執行時，任何符合「舊項目」條件的項目 將會傳送到 [封存資料夾] 資料夾中。 在圖中的範例裡，任何存留期超過六個月的項目都會移到 [封存資料夾] 中。 您可以為不同資料夾個別設定郵件的期限，本課程稍後將會有這方面的相關討論。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

封存會根據存留期移動郵件 如前面所述，封存會根 據存留期自動移動郵 件。 也就是說，郵件會在達到特定「期限」(由您在 [自動封存] 對話方塊中所指定的設定所決定) 時移動到封存資料夾。 期限是根據郵件放置且未經運用 (亦即自郵件最後修改日 期起) 的時間長度。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

封存會根據存留期移動郵件 有多種動作可能會變更 郵件的修改日期 (和時 間)，且會因此影響郵 件封存的時間。 轉寄 回覆 全部回覆 如果您認為某封郵件應封存而未封存，可能是由於您曾轉寄或回覆郵件，或是進行了其他動作，因而變更了其修改日期。 轉寄 回覆 全部回覆 編輯和儲存 移動 複製 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

實際操作建議 開啟 [自動封存] 對話方塊。 檢閱您的 [自動封存] 設定。 線上實際操作 (需要 Outlook 2007) [訓練人員注意事項：當您在電腦上安裝了 Outlook 2007 後，您可以按一下投影片中的連結，移至線上實際操作部分。在實際操作中，您可以在 Outlook 中進行上述每項工作，同時參考說明以取得指引。重要：如果您沒有 Outlook 2007，將無法存取操作說明。] 線上實際操作 (需要 Outlook 2007) 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

測驗 1 問題 1 Outlook 會根據下列哪些屬性判斷是否要封存某封郵件？ (請選取一個答案) 建立日期。 最後修改日期。 收到郵件的日期。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

測驗 1 問題 1：答案 最後修改日期。 郵件的存留期是由其最後修改的日期決定的。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

測驗 1 問題 2 如果您在信箱中建立了新的子資料夾，該子資料夾所包含的郵件存 留期達到封存標準時，會於 [封存資料夾] 中自動建立該子資料夾。 (請選取一個答案) 對。 錯。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

測驗 1 問題 2：答案 對。 當子資料夾包含存留期達到封存標準的郵件時，Outlook 會在 [封存資料 夾] 資料夾中建立子資料夾，並移動其中的舊郵件。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

課程 2 發揮想像力使用封存功能

發揮想像力使用封存功能 封存的使用可以非常有 彈性。 您無須僅在特定的時間間隔進行封存，您可以隨時進行。 此外，您也不需要封存全部項目。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

指定例外項目 如果您想要自訂封存， Outlook 也能方便您進 行控制。 您可以使用不同的時間間隔封存不同的資料夾，或完全不 進行封存。您可以為各個資料夾設定不同的封存規則。 您也可以將部分資料夾整個排除在封存程序之外。您可以 自由選擇。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

指定例外項目 您可以在資料夾上按一 下滑鼠右鍵，然後按一 下 [內容]，並指定您的 自訂設定，如圖所示。 在您選擇這些設定後，自動封存就會開始。設定會讓一 切都變得更容易。 不過，請記得定期調整。當您新增資料夾時，需要調整 資料夾的自動封存設定。 以下是一個案例：您正在進行某個特定專案。該專案的相關郵件儲存在名稱為 [Contoso] 的資料夾中。您可以依圖示選擇設定封存時間，[Contoso] 資料夾中的郵件會在留存期超過兩個月 (而非標準的六個月設定) 後封存。您也可以讓名稱為 [家庭] 的個人信件資料夾內的郵件，於到達一年期限日期時封存。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

隨時進行封存 假設您的收件匣中信件 愈來愈多，甚至快要爆 滿，而您的排程自動封 存還有一週才會進行。 該怎麼辦呢？ 您可以按一下 [檔案] 功能表上的 [封存]，立刻開始封存。 任何到達期限日期的郵件都會立即封存。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

封存行事曆項目或其他 Outlook 項目 自動封存不僅能用於電 子郵件，更能用於行事 曆項目以及工作。 正如您可以自訂電子郵件的封存設定，您也可以自訂 [行 事曆] 資料夾或 [工作] 資料夾的設定。 請注意當牽涉到人員時，封存規則並不適用。 在 Outlook 中，您會使用 [連絡人] 進行人員追蹤， 而 [連絡人] 並不會封存。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

實際操作建議 查看您在何處可以為資料夾自訂設定。 查看要在何處手動執行封存。 查看行事曆的封存設定。 [訓練人員注意事項：當您在電腦上安裝了 Outlook 2007 後，您可以按下投影片中的連結，移至線上實際操作部分。在實際操作中，您可以在 Outlook 中進行上述每項工作，同時參考說明以取得指引。重要：如果您沒有使用 Outlook 2007，將無法存取操作說明。] 線上實際操作 (需要 Outlook 2007) 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

測驗 2 問題 1 您可以為信箱中不同的資料夾進行不同的自動封存設定。 (請選取一個答案) 對。 錯。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

測驗 2 問題 1：答案 對。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

測驗 2 問題 2 哪種類型的項目不會封存？(請選取一個答案) 連絡人。 工作。 電子郵件。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

測驗 2 問題 2：答案 連絡人。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

測驗 2 問題 3 如果您要進行封存，需要等待「您現在要自動封存舊有的項目嗎? 」 提示。(請選取一個答案) 對。 錯。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

測驗 2 問題 3：答案 錯。 有其他方式可以開始封存程序，例如使用 [檔案] 功能表上的 [封存] 命 令。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

快速參考卡 如需本課程中所涵蓋的各項工作摘要，請檢視快速參考卡。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件