花蓮慈濟醫院 107年度研究計畫行政作業 重點宣導 107年2月製

報告大綱 一、107年度研究行政作業修訂 臨時工時薪 院內(慈濟資金)計畫作業規範 二、核銷作業重點說明 三、計畫變更簽呈陳核設定

107年度研究行政作業修訂(1/4) 臨時工 時薪 107年1月起一律為 新台幣140元 須逾此金額，請PI上簽申請 107年1月起一律為 新台幣140元 須逾此金額，請PI上簽申請 臨時工 時薪 承辦人:邱怡瑛或李宜芳小姐- 分機13600 協助業務：助理報到或離職之加退保；合約書用印等 註：薪資及保費 諮詢窗口-人資室

107年度研究行政作業修訂(2/4) 兼任及臨時工核銷薪資送件時程 每月1日中午11：50前送達研究部(含系統及紙本)，若逢假日，則提前至前一個工作日。 2月-3/1；3月-3/30；4月-4/30； 5月-6/1；6月-6/29；7月-8/1； 8月-8/31；9月-10/1；10月-11/1； 11月-11/30；12月-12/31

107年度研究行政作業修訂(3/4) 慈濟資金補助計畫新規則 每年度最後核銷日12/05止 非經由聯採系統採買之品項(自行採購)，要貼黏存單。 計畫執行結束當月份，禁止採購及核銷文具用品類。 業務費項下子預算科目： (1)研究人力費 (2)耗材、物品及雜項費 (3)實驗動物費

107年度研究行政作業修訂(4/4) 聯採系統1-6類權限 僅開放予研究計畫主持人採購 計畫主持人若非單位主管，請依規定申請；已開放過權限者，無須重覆建置。

二、核銷作業重點說明

(一)您一定要先知道的5件事 1、負責PI項下何種計畫？ 院外： 院內/慈濟資金： 科技部(MOST) 院內計畫(TCRD) 跨院區計畫(TCRD-I) 雙邊合作計畫(TC-NHRI) 跨院校計畫(TCMMP) 專案計畫_轉譯醫學(TCMFRP) 院外： 科技部(MOST) 國衛院(NHRI) 中央研究院

2、應備有的文件 核定清單 經費編列明細表 以研究部鄭敬楓主任院內計畫為例，樣張如下：

核定清單

經費編列明細表

3、了解經費預算科目(舉例業務費項下) 研究人力費 耗材、物品及雜項費 舉例說明如下：

舉例說明1：研究人力費 類別 研究主持費15,000元（only科技部） 專任助理 兼任助理(一定是學生身份) 臨時工 研究生（碩士、博士生二級） 大專學生（大學） 臨時工 研究主持費15,000元（only科技部）

舉例說明2：計畫預算科目 業務費-研究人力費 -耗材、物品、圖書及雜項費用 實驗動物費(經費內含於耗材費) 研究設備費（較少出現） 國外差旅費(出席國際學術會議) 僅於科技部計畫 管理費（TCMMP、MOST）

4、研究部網頁 進入路徑 核銷操作簡報 各類應用表單 花蓮慈院員工內部網站-【研究部】 法規及表單 表單下載

研究部網頁：（作業範本及相關表單） 步驟一：開啟Chrome或IE→http://hlhome/ (花蓮慈院員工內部網站)

步驟二：進入【表單下載】 http://hlm.tzuchi.com.tw/mr/index.php/rules/download

研究部網頁 法規及表單 表單下載

5、notes作業系統 經費核銷系統 聯合採購系統 全院公告/ 個人信箱

notes作業系統路徑 1、Notes系統→花蓮慈濟入口站→ (1)財產系統→ ◎聯合採購系統 (2)各類申請單→研究類→◎計畫經費核銷系統

提醒您， 研究計畫經費放行後第一件要做的事： 1、前置作業： (1)申請相關系統權限； (2)申請薪資匯款帳號。 2、常用表單請自行下載，並依財務室規定 檢附必要核銷憑證。

(三)核銷作業注意事項說明

(三)1、研究人力費核銷作業 ※各類助理薪資均以研究人力費核銷：(*健保費於報到時依個人須求選擇是否加保) 專任助理：等級本薪+勞保費(雇)+*健保費(雇)+勞退(雇) 兼任助理：具有學生身份者 “資格薪” +勞保費(雇)+*健保費(雇)+勞退(雇) 大專學生：$6,000 碩士班研究生：$10,000 博士班研究生：◎未獲博士候選人資格者 $30,000 ◎獲博士候選人資格者 $34,000 臨時人員：以時薪方式計算 本院規定時薪$140+勞保費(雇)+*健保費(雇)+勞退(雇) ※以上各類薪資與保費依當年度調整或法規規定為主。 保險費分擔表請參閱： http://hlm.tzuchi.com.tw/mr/images/formdownload/TCRD/2017/E11060101.pdf 以核予之 金額上限

(三)2、研究人力費核銷時程與憑證 ※再提醒！很重要！請注意！ 兼任助理及臨時工薪資核銷收件截止時間為 「次月1日」中午11:50止，若適逢假日則提前一個工作日。 薪資核銷未依規定作業而引起任何損失或後果，請自行負責。包含延遲核銷延後領薪等。 各類助理薪資核銷檢附憑證如下表：

※【院外研究助理核薪作業時程表】※ 項目 核銷時間 系統 檢附核銷憑證 專任助理薪資 依財務室規定時間 計劃經費核銷系統 《小便條》 《請款單》 兼任助理薪資 （需具有學生身份） 每個月1日 中午11:50前 （遇假日則以當月公告為主） 《簽到退表》 臨時工資 《臨時人員簽到退暨工作日誌表》三份 注意事項： 1、專任助理當月簽到退表請於次月5日前繳交至研究部。 2、包含科技部、國衛院及中央研究院補助計畫。 3、自106年1月起各類助理簽到退表務必註記”休”與”例”。

※【院內研究助理核薪作業時程表】※ 項目 核銷時間 系統 檢附核銷憑證 專任助理薪資 依財務室規定時間 計劃經費核銷系統 無(採無紙化作業) 兼任助理薪資 （需具有學生身份） 每個月1日 中午11:50前 （遇假日則以當月公告為主） 《小便條》 《請款單》 《簽到退表》 臨時工資 《臨時人員簽到退暨工作日誌表》一份 ★注意事項： 1、專任助理當月簽到退表請於次月5日前繳交至研究部。 2、自106年1月起各類助理簽到退表務必註記”休”與”例”。

專任助理當月簽到退表繳交處： 協力6樓630室

(三)3、研究人力費核銷操作流程 薪資核銷操作流程範本已常駐研究部網頁供參閱 網頁連結： http://hlm.tzuchi.com.tw/mr/index.php/rules/download

(三)4-1、庫存品請領與核銷-西藥庫(1/2) 一、請領方式：物品請領單(粉紅色一式三聯) 西藥庫請領品項包含： -常備品項如：75%酒精、優碘、N/S(20cc)、 乾洗手噴劑 -【試藥】如：XX軟膏、冠脂妥膜衣錠、XX吸入劑 (請參閱第七章範本)

西藥庫常備藥品請領作業

(三)4-1、庫存品請領與核銷-西藥庫(2/2) 二、核銷方式：內部計價 檢附憑證 (1)院內計畫： 物品請領單存根聯+小便條 (2)院外計畫：(科技部或國衛院等)(憑證一式三份) 醫院收據+粘存單+小便條

(三)4-2、庫存品請領與核銷-保管組(1/2) 一、醫材類請領方式：聯合採購系統 請領品項包含： 尼龍外科縫線、各式棉棒、紗布、opsite透明敷料、抗污紙卷、外科手術口罩及手套、塑膠注射筒、電極片、無菌棉球 (1)系統操作流程請參閱財務室庫存品請領簡報 (第二十章) (2)庫存品請領品項請參閱保管組庫存品總明細表 【聯採系統操作流程問題請諮詢實驗組_廖家信組長(分機：13048)】

聯採系統畫面：

(點選請領品項)

(三)4-2、庫存品請領與核銷-保管組(2/2) 二、核銷方式：內部計價 (1)院內計畫： 小便條(請註記聯採單號) (2)科技部計畫：(科技部或國衛院等)(憑證一式三份) 醫院收據+粘存單+小便條

(三)5、發票開立注意事項 發票抬頭：佛教慈濟醫療財團法人花蓮慈濟醫院 電子發票請打統一編號『94848325』 統一發票為二聯式。 電子發票檢附標準，依財務室103/01/02全院公告之規定辦理。 ※電子發票核銷須檢附【發票證明聯】及【交易明細】 ※電子發票（熱感紙）印跡時間久了容易糢糊， 請款時請附上影本(與原憑證同大小)，以利保 存。 ※電子發票字跡太淡不易判讀者，請PI/助理另以鉛 筆註記採購品項明細。

(三)6、憑證抬頭 因計畫執行須求使用貴儀或其他設備(如假體)租金，核銷憑證一律為本院抬頭，並以耗材或醫材藥品費核銷。 本院抬頭：佛教慈濟醫療財團法人花蓮慈濟醫院

(三)7、發票號碼欄位切勿填寫錯誤 (只須key入英文字加數字) 此四字無需寫入 【發票號碼】欄位正確寫法： 收據 或 PU55627397

(三)8、編輯支出證明單(計畫專用) 適用於英文編修費用： 若因合作廠商無法提供合法憑證時 【如二聯式發票或Invoice（商業發票）】， 得以填具並檢附“支出證明單”， 並載明支付費用項目，以個人所得方式核銷。

(三)9、科技部與醫院提供之獎一 科技部與院內相對補助款(獎一)經費運用原則說明：兩項經費之核定清單編列有相同科目者(如耗材、物品、圖書及雜項費)，以科技部經費優先使用。

(三)10、核銷系統代理機制說明 請勿於PI不在院內期間啟動核銷作業(如：出國、出差) 經取得PI同意，可委請職務代理人於簽核意見註記 Sample文字如：PI_鄭敬楓主任出國授權馮清榮副主任審閱，同意請款。

(三)11、代檢費 代檢費： 研究計畫申請檢驗單位之代檢費，務必於時限內辦理經費核銷。若帳務因故於核銷系統關帳後產生，亦須先以電話或e-mail通知財務室承辦人，俾利開帳核銷。

(三)12、審查費 專家審查費信效度審查注意事項： 若計畫涉及問卷或量表，需請專家進行信、效度審查，作業與核銷方式如下： (1)欲請院內同仁審查，主持人須事前上專簽呈核，並註明審查費用，取得院方同意。 (2)審查費建議參考「中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點暨基準數額表」。 (3)以領據等合法憑證核銷。

(三)13、office作業軟體 若為單位部門使用之office作業軟體，請由單位自行陳核專簽申請授權，不得以計畫經費採購。 凡計畫採購品項，未來皆無法汰舊換新

(三)14、printer之用品 核銷碳粉、墨水匣，請於核銷系統備註欄註記列表機放置位置、型號及財編號碼。

(三)15、刻印費 收據背面請加蓋印章樣張。

(三)16、受試者受檢之誤餐費 受試者受檢之誤餐費核銷作業 應檢附憑證：(1)採購收據或發票 (2)黏存單 (3)小便條 (4)受試者簽收單 計畫討論會議誤餐費核銷作業(會議簽到單)

(三)17、委外製作申請 若為研究計畫執行需求委外製作，金額於三萬元以 上且屬非實體採買類的，如影像或平面設計、程式 設計、統計數據分析等之申請，須呈院內專簽並會 簽相關單位，並依院方核示辦理後續行政作業。 如：影像或平面設計：敬會 公傳(大愛台製作小組) 程式設計：敬會 資訊室 衛教宣傳：依專業領域會辦(關於護理師則敬會護理部) 統計分析報表：敬會研究部臨床流病暨生統諮詢中心 (應會辦之相關單位可諮詢研究部行政組)

(三)18、國內差旅費核銷憑證 院內 計畫 院外 請依規定檢附：(可向財務室承辦人諮詢) 編制內同仁： 出差旅費核銷單(notes系統核決)+憑證+小便條 研究助理： 研究計畫用國內出差旅費報銷單+憑證+小便條 院內 計畫 出差旅費申請單(notes系統核決)+研究計畫用國內出差旅費報銷單+憑證+小便條 院外

(三)19、國外差旅費核銷憑證 僅有院外計畫(如科技部或國衛院)及院內相對補助款(獎一)才有補助國外差旅費。 以科技部為例： 補助之國外差旅費可與獎一合併核銷，請計畫PIs/助理彙整相關憑證，先委請財務室承辦人檢視憑證之完整及正確性。財務室承辦人會同步指導補助經費比率計算，避免經費溢支須再繳回科技部。

(三)20、年度核銷時程 年度核銷時程：當年度執行結束之院內計畫，核銷系統及紙本單據憑證，研究部最後收件截止日均為12/05下午3點前，逾期不候。 例外，可配合年度會計收件日 實驗動物費(慈大會計室開立之憑證)

(三)21-1、其他注意事項 研究人員 注意事項 計畫主持人 1、多位PI合聘一名研究助理，由其中一位 PI擔任總管理人陳核專簽，詳述分擔薪資與保費，做為助理報到及給薪之依據。 2、聘任外籍專業人員請依人資室規定辦理 3、申請計畫相關變更，依核決權限辦理申請： (1)慈濟資金：一律由PI陳核院內簽呈申請 (2)科技部：依規定於線上或陳核院內簽呈 申請。 4、支付專任助理年獎請依規定辦理申請。

(三)21-2、其他注意事項 研究人員 注意事項 研究助理 1、於每年度第一個月請領薪資，務必自行繳 齊所有個人相關證件及合約書。 2、研究執行期間，若有須調整保費或提前離 職，務必主動至人資室辦理。避免後續保 費追繳支付等問題。 3、擔任2位計畫主持人之助理人員，於簽約時 主動告知，並檢附核可簽呈。 4、請留意個人notes信箱或院內公告相關訊息。

(四)聯合採購系統作業注意事項

聯採系統-研究用合約品項 無法申購之物品項目 1、實驗動物費 2、受試者補助費 3、電腦資料處理費 (如：模擬演算分析費、動物試驗服務費) 4、食科所細胞株 5、生技公司或藥廠代製物品 6、新上市試劑耗材或無法於聯採系統及庫管系統捜 尋之研究用品。 7、其他：如(1)動物實驗麻醉藥(2)院外代檢費 (3)貴重儀器使用費(4)實驗用儀器維護費 (請參閱明細表)

(四)1、聯採系統1-6類之採購權限 107年1月起僅開放計畫主持人權限，請依規定至notes系統之【新醫療志業資訊作業系統V3】提單申請。

(四)2、研究設備採購作業及核銷 (1)院內外計畫核定採購之機器儀器設備，請於計畫執 行上半年依院內採購流程辦理。申請人請自行追蹤 採購進度。 (2) 聯採系統簽核狀態呈現“財務室承辦人”方可核 銷。應檢附電子發票及財產編號貼紙(保管組提供)。

(四)3、採購抗生素管制用藥注意事項 自105年度起， (1)向廠商索取委託書，依規定填具及主持人簽章； (2)委託書至研究部實驗組用印； (3)啟動聯採系統，委託書繳交予資管室，作為採購憑證； (4)藥品到貨後向研究部實驗組報備，俾利管理。 業務承辦人： 研究部實驗組_鄧育賢(分機13118)

實例：

(四)4、其他注意事項 4-1、務必以聯採採購-驗收後才核銷 各式量表 儀器設備 碳粉匣(無法自行墊付) 醫材及藥品 聯採系統採購品項 (如巴氏量表) 碳粉匣(無法自行墊付)

(四)4、其他注意事項 4-2、自行採購-持憑證核銷 自行採購 文具用品類 實驗特殊雜項類（如過濾棉、五金類用品） 碳粉匣(可自行墊付費用)

(四)4、其他注意事項 4-3、補充說明 未編列 需採購 聯採應檢附附件 請PI上專簽申請。如：電腦週邊設備(隨身碟、軟體、記憶體、錄音筆、滑鼠等)。 未編列 需採購 產品型號相關資料 計畫核定清單及變更核決專簽 聯採應檢附附件

範例：相關欄位請務必填入 由計畫採購醫材、藥品/試劑者務必自行填具指定交貨地點； 另有*符號欄位必填

聯採採購與經費核銷所使用之費用預算科目務必相同。

所有*符號欄位必填， 不符合實驗所需求者， 均填寫0即可 附件提供越完整 採購越快速

三、計畫變更簽呈陳核設定

(一)申請經費變更作業流程 PI陳核簽呈 是 是否為同補助項目變更 否 是否超出流用比率 否 由執行機構主管核決 是 須由補助機構核決

變更簽呈撰寫方式，請參閱範本：

簽呈陳核設定請點選【研究經費專案】： 簽核設定 研究經費專案 撰擇適用專案(如：是否事涉人力)

範例說明一 同一補助項目項下經費變更： 互相流用經費項目 以業務費為例 適用計畫 耗材物品雜項費 研究人力費 實驗動物費 院內/慈濟資金：TCRD、TCMMP、TC-NHRI、TCMFRP 院外：MOST、國衛院 適用計畫

範例說明二 互相流用經費項目 非同一補助項目項下經費變更： 適用計畫 業務費 研究設備費(比較少有) 國外差旅費(MOST才有) 院內/慈濟資金：TCRD、TCMMP、TC-NHRI、TCMFRP 院外：MOST、國衛院 適用計畫

超出流用比率者，請依各補助機構規定： 科技部 請依合約書規定辦理變更 國衛院 請依管理辦法規定辦理變更(簽核流程選項如下圖) 請參閱經費核銷簡報第十五章 科技部 請依合約書規定辦理變更 國衛院 請依管理辦法規定辦理變更(簽核流程選項如下圖) 跨院校(TCMMP)

TCMMP簽核流程

(二)申請計畫展延作業流程 由PI自科技部線上申請 科技部 請依合約書規定辦理 國衛院 由PI陳核院內簽呈申請 簽核流程請參閱以下說明 院內/慈濟資金補助計畫

核決權限為執行機構依內部行政程序辦理者：

TCMMP專用簽核流程，由醫療法人主管核決。

TCMFR-A專用簽核流程，由醫療法人主管核決。

其他研究計畫相關服務

「貴重儀器中心」 服務項目： 網路預約網址：http://goo.gl/forms/0xiqsrMQ8u 委託服務(由技術員操作) 項目： 雷射共軛焦顯微鏡(Zeiss LSM510 META) 細胞分選儀(FACS AriaⅡ) 自行上機項目： 流式細胞儀(FACS Calibur) 即時核酸定量系統(ABI QuantStudio 5 Real-Time PCR System) 網路預約網址：http://goo.gl/forms/0xiqsrMQ8u 查看預約行程表：http://goo.gl/d3cQze 聯絡方式： 請洽本部技術員：黃洛云小姐 (分機13041)，e-mail： luoyun@tzuchi.com.tw

「實驗動物檢測中心」 服務項目： 網路預約網址：http://goo.gl/forms/xsWMNguoAV 聯絡方式： 動物血液分析（25L微量血液即可檢測）  全自動血球計數(CBC)、 血中氣體分析(Blood Gas)、血清生化分析（GOT、GPT、BUN等20種以上檢測項目）  手術器械與儀器借用 手術器械、立體定位儀、麻醉機、血管灌流系統等  動物神經行為功能檢查 活動力分析紀錄系統(Activity monitoring system)、跑步機（rotarod）等、旋轉平衡測定儀(Rotameter)等 網路預約網址：http://goo.gl/forms/xsWMNguoAV 聯絡方式： 請洽本部助理：彭筱芬小姐（分機#13040）、負責人：廖學健博士（#15911），e-mail：animallab2015@gmail.com

研究部行政服務事項(1/2) 一、量身訂做－專屬之計畫核銷專業文書代工服務 （fornotes計畫經費核銷系統） 研究部行政組為協助各位主持人順利核銷，於每週 三下午，由行政組陳淑貴小姐協助(分機15630)。 時間：每週三下午2:00~5:00(請先來電預約) 地點：協力樓6F630室 工作內容：提供專業文書代工服務院內外計畫未聘任專任助理，提供行政代工作業。

研究部行政服務事項(2/2) 二、提供新到任助理一對一教學： (包含研究計畫相關系統) Notes系統引導 研究部網頁引導 研究計畫經費核銷系統 研究計畫聯合採購系統 -醫材\試劑等請洽詢實驗組廖家信組長

院內計畫(TCRD、TCMFRP、TCMMP、TC-NHRI) 財務室相關負責人員: 院內計畫(TCRD、TCMFRP、TCMMP、TC-NHRI) 承辦人：曾淑娟（13267） 科技部計畫（MOST）承辦人 張雪鶯 （13494） 黃思晨 （13028） 劉仁芳 （13128） 陳美雲 （13394） 陳惠珍 （13129） 國衛院計畫_黃思晨（13028） 廠商委託計畫_徐淑貞（13207） 產學合作計畫/教輔計畫_陳秋敏（13207） 衛福部計畫及東區醫療網計畫_段月娥（13439） 人資室相關負責人員：李宜芳、邱怡瑛(13600)

Q&A