專案採購管理- 以電信管道發包管理為例 SME業務經理 : 林合成 PMP No. 1289620 Mo. 0912-666850 部份教材出自本公司訓練所

開 場 - 1 Thinking 請問各位同學，平常三餐吃什麼? 麵粉類 : 麵包/泡麵/湯麵/炒麵.....等 開 場 - 1 請問各位同學，平常三餐吃什麼? 麵粉類 : 麵包/泡麵/湯麵/炒麵.....等 米食類 : 白飯/炒飯/壽司/米糕.....等 湯水類 : 鮮奶/豆漿/料理湯/飲茶...等 配菜類 : 肉/青菜/豆類/海鮮.......等 人:對象,人數.. 事:吃飯... 時:三餐或宵夜.. 地:家中,餐廳,路邊攤.. 物:預算,要吃什麼,食材等級,量等. Thinking

開 場 - 2 平常三餐與採購關係 適質:確保食材品質(時蔬) 適項（商）:防止盲目採購食材(合菜或自助餐) 適量: 開 場 - 2 平常三餐與採購關係 適質:確保食材品質(時蔬) 適項（商）:防止盲目採購食材(合菜或自助餐) 適量: 提高食材使用率/週轉率…自煮(幾人/餐). 要吃到飽還是吃的好 適時:適時滿足自己(不餓與餓) 適價:減少損失、浪費，降低成本（與預算有關）

目錄 1. 採購的概念及定義 2. 規劃採購 3. 執行採購 4. 管理採購 5. 結案採購 6. 附註 7. 案例與討論-線路發包工程

採購的概念 求 需 給 供 發包買方 包商 賣方 代價-對價關係 途徑-公開或獨家 方式-自製或外包 產品-有形還是無形

採購與購買有何差異 目的不同 採購：工業採購的商品是為了再生產。 購買：消費採購主要是為滿足個人消費需求。 供應商關係不同 採購：往往在採購後便同供應商建立起長期合作關係。 購買：而消費採購與產品商之間的隨意性很強。 採購動機 採購：動機是理性的，是多人參與的，是程序化過程。 購買：動機帶有明顯的個人喜好，隨意性比較大。 數量： 採購：數量比較大。 購買：數量比較小。

採購的範疇 有形物品的採購 無形服務的採購 原料 售前服務 （提供產品諮詢） 零件或組件 （半成品） 售後服務 （保固） 工具 （輔助成品） 技術服務 （叫修） 事務產品 （成品） 專業服務 （維護合約） 機器設備 （投資品或固定設備） 勤務服務 （保全）

採購的定義 狹義 購買的方式，由買方支付對等的代價，向賣方換取物品的行為過程。 即“一手交錢，一手交貨”或“銀貨兩訖。 以物易物。 上述買賣對象: 物件(原古時代) 貨幣(現代) 以貨幣換取商品的方式是最普遍的採購途徑。

採購的定義 廣義 除了以購買的方式獲取商品外，還可以通過什麼途徑取得商品的使用權，達到滿足需求的目的？ 廣義 除了以購買的方式獲取商品外，還可以通過什麼途徑取得商品的使用權，達到滿足需求的目的？ 租賃：以支付租金的方式取得他人物品的使用權。 借貸：無需支付任何代價取得他人物品的使用權。 交換：即以物易物的方式，取得物品的所有權。

採購的定義 採購是從資源市場獲取資源的過程 採購是一個商流過程 採購也是一個物流過程 採購是一種經濟活動 採購係指企業為取得所需要的物料、工具、機械等物質，以利企業營運所採取的行為或活動。 採購與購買若嚴格加以區分，採購泛指組織機構的購買行為或活動，而購買泛指消費者的採購行為或活動。

採購管理的意義 採購管理係指組織機構為了達成其生產或銷售計畫的目標，在所從事的採購活動或過程中，加入管理活動 採購管理的五適原則 適當的供應廠商 適當的品質 適當的交期 適當的價格 適當的數量

2.規劃採購-辨識 識別專案（人、事、時、地、物） 人：誰要來採購、對象是誰 事：是採購原物料（自製）還是成品（外包） 時：何時採購/何時結束 物： 預算、數量、產品獨特性 所有上述協定決策及風險相關資料 如果不需要對外購買任何產品或服務，組織就不需要執行任何採購管理流程。

2.規劃採購－合約 固定價格(Fixed-Price contracts) 又稱一次付清合約(lump-sum) 為某項定義清楚的產品或服務提供一個固定的總價格。 絕對固定價合約（Firmed FP---FFP） 採購（買）方最常用 優/缺：可控制成本/變更範疇（追加預算） 固定價款＋獎金合約（ FP Incentive Fee - FPIF） 有時程與技術考量時可用（與績效目標掛勾） 固定價款附經濟價格調整合約 （ FP with Economic Price Adjustment FP-EPA） 工時較長,有時長達數年 與通貨膨脹,物價指數,甚至匯率相關

2.規劃採購 成本償還合約(Cost-reimbursable Contracts) 成本＋固定服務合約（Cost Plus Fixed Fee CPFF） 包商執行合約成本獲得後,完工驗收合格再收取一筆固定費用 如房屋仲介費(成交500萬(購屋成本)+ 3~5%服務費) 與績效無關(僅與結果有關) 成本＋獎勵金合約(Cost Plus Incentive Fee CPIF) 包商執行合約成本獲得後,依約(成本或時程或品質)給予獎勵金 如比原來成本/時程/品質: 相同:加工程款20%獎勵金 更優:加工程款40%獎勵金 成本＋獎金合約(Cost Plus Award Fee CPAF) 包商執行合約成本獲得後,完工驗收合格再收取一筆獎金

2.規劃採購 工/料計價合約(Time and Material Cocntracts T&M) 介於成本可償還與固定價款合約 時機:用於數量尚未明確(預算尚未明朗) 一般政府機關不會用 合約中僅有單價分析、品質(規格)、時程等 工資 材料 雙方合作方式(獎金或獎勵金)

2.規劃採購 I T O 管理 自製或外購分析 範疇基準 執行採購 專家判斷 需求文件 合約類型 團隊協定 固定價款合約 風險登錄表 風險相關合約決策 活動需求資源 專案排程 活動成本估計值 成本績效基準 企業環境因素 組織流程資產 自製或外購分析 專家判斷 合約類型 固定價款合約 成本可償還合約 工/料計價合約 執行採購 採購管理計劃書 採購工作條款 自製或外購決策 採購文件 商源評選標準 變更申請 O

3.執行採購 提出邀請、送出適當文件給潛在賣方，以及取得建議書或投標書。請買(發包)、賣(包商)雙方提供必要文件。 買方提供: 徵求建議書(Request For Proposals) 給可能的供應商徵求建議書的文件。 詢價單(Requests for Quotes) 一份向可能的供應商徵求報價單或投標書。 賣方提供: 建議書(proposal) 內容詳述賣方達成買方需求的不同方法。 投標書(bid) 也稱為報價單,提供買方明定的標準項目之價格。 17 資訊科技專案管理(第五版) 第十二章 專案採購管理

3.執行採購 決定向哪些供應商提出邀請(發出武林英雄帖) 只發給喜歡的供應商 發給數家有可能的供應商 發給所有有興趣的廠商 可以利用投標商說明會說明買方的期望 上政府採購網…公家機關 18 資訊科技專案管理(第五版) 第十二章 專案採購管理

3.執行採購 選擇商源 商源評選流程 評估賣方提供的建議書或投標書 選擇最佳建議書 協商合約 簽訂合約 買方公司通常只會列出前三名或前五名的供應商 決選的賣方準備最佳與最終投標 (best and final offer, BAFO)。 商源評選流程 評估賣方提供的建議書或投標書 選擇最佳建議書 協商合約 簽訂合約 選擇賣方流程的最終成果是產生一份合約，載明 供應商須負責提供特定產品或服務。 19 資訊科技專案管理(第五版) 第十二章 專案採購管理

3.執行採購 決定選擇合約商的評估標準 在發出RFP或RFQ之前，組織最好能先準備好某種形式的評估標準。 在評估建議書時，千萬不可單憑供應商的書面文件，評估標單的真正關鍵因素，是投標者過去的績效紀錄，尤其對資訊科技專案更是如此。 有些資訊科技專案還會要求一些潛在供應商準備一場技術簡報，並將其視為建議書的一部分。 20 資訊科技專案管理(第五版) 第十二章 專案採購管理

3.執行採購 I T O 投標人會議 專案管理計劃書 管理採購 建議書評估技術 採購文件 獨立判斷 廠商評選準則 廣告 合格賣方名錄 賣方建議書 自製或外購決策 團隊協定 組織流程資產 投標人會議 建議書評估技術 獨立判斷 廣告 網路搜尋 管理採購 選定賣方 採購合約授予 資源行事曆 變更申請 專案管理計劃書_U 採購工作條款 專案文件更新 O

4.管理採購 目的 確保供應商的執行績效能夠符合合約的要求。 契約關係是一種法定關係，最好由法制人員定之。 是管理採購關係 指導及管理專案執行 監視履約成效 績效報告 執行品質控制 監視及控制風險 視需要實施變更及更正的流程 執行整合變更控制 確保供應商的執行績效能夠符合合約的要求。 契約關係是一種法定關係，最好由法制人員定之。 擬制變更(constructive change orders) 它是指由具有「明顯職權」或「實際職權」的人 以口頭或書面要求變更或忽略的行為 此變更可被推論為視同具有書面變更命令的相同效果。 22 資訊科技專案管理(第五版) 第十二章 專案採購管理

4.管理採購 合約變更控制的建議 任何部分的變更都必須經過審查、認可及記錄成文件 必須由核准原計畫的相同人員、以相同程序來執行。 變更的評估都應該對提供之產品與服務的 範圍、時間、成本及品質有何影響。 所有變更都必須記錄成書面文件 記錄所有重要的會議與電話紀錄 擬定好一些備援計劃。 善用工具與技術 合約變更控制、支援合約管理等資訊系統 買方進行的績效審核、監督與稽核、績效報告。 付款機制、索賠管理、紀錄管理等資訊系統 23 資訊科技專案管理(第五版) 第十二章 專案採購管理

4.管理採購 I T O 專案文件 專案管理計劃書 合約 績效報告 核准的變更申請 工作績效資訊 合約變更控制系統 採購績效審查 檢驗及稽核 付款系統 求償管理 記錄管理系統 結束採購 採購文件 組織流程資產更新 變更申請 專案管理計劃書_U O

5.結束採購 包括完成與結算合約，以及解決任何未解決的問題。 專案團隊應該 : 決定合約上載明的所有要求工作是否都已正確完成。 賞罰分明:付款/獎勵金/罰款/減價驗收/對付公堂 專案團隊應該 : 決定合約上載明的所有要求工作是否都已正確完成。 更新記錄，以反應最終成果。 將所有資訊歸檔，以供日後使用。 合約本身應該包括正式接受與結案的要求。 採購稽核可以識別出整個採購流程中所習得的經驗。 記錄管理系統則可提供讓整理、尋找與歸檔採購相關資訊更 加容易的能力。 25 資訊科技專案管理(第五版) 第十二章 專案採購管理

5.結束採購 I T O 專案管理計劃書 採購文件 採購績效 談判解決 記錄管理系統 結束採購 組織流程資產更新

6.附註：合約類型與風險的比較 成本可償還合約 固定合約價格 資訊科技專案管理(第五版) 第十二章 專案採購管理 27

6.附註：正航資訊公司-採購管理系統 28

6.附註：聯晟資訊公司-採購管理系統 http://www.clsys.com.tw/product/body_product1_3.html 29

7.案例與討論 中華電信管道設計與維運管理作業簡介 1.此為98年度設計…..僅供參考. 2.屬本公司一般機密資料. 2.作者：王永成 2.1 現任：萬能技術學院副教授 2.2 學歷：美國佛羅里達大學電機工程博士 （台大土木系/電機研究所） 2.3 曾任：中華電信高級技術員（工程師）

◎高科技公司中，採購人員的特質與能力需求 進入與發展 分享大眾電腦郭俊良先生簡報 ◎高科技公司中，採購人員的特質與能力需求 （一）個性 　　　開朗、坦誠，果敢明快 　　　細緻、敏感，公平正直 　　　堅毅、柔韌，調節適變 （二）態度 　　　積極主動、上進學習 　　　挑戰自我、宏觀無我 　　　謙沖親和、情理均衡 　　　使命期許、擔當負責

分享大眾電腦郭俊良先生簡報 （三）知識 環境知識： 『行規』－國貿/儲運/金融/關務/法律/智財/環保 （四）技巧 溝通協調、時間管理 進入與發展 分享大眾電腦郭俊良先生簡報 （三）知識 　　　環境知識： 『行規』－國貿/儲運/金融/關務/法律/智財/環保 專業知識： 『工程』－商品/規格/製程/材質/品質/技術 使用知識： 『工具』－語文/電腦/系統與網路 （四）技巧 　　　溝通協調、時間管理 　　　系統規劃、策略思考 　　　資訊集用、情境解碼 　　　商業談判、成果整合

◎高科技公司中，採購人員的自我培育與職涯規劃 進入與發展 分享大眾電腦郭俊良先生簡報 ◎高科技公司中，採購人員的自我培育與職涯規劃 （一）自我培育 　　　‧環境利用－ 『做』中學習 　　　‧資料分析－ 『閱』中學習 　　　‧坦然請益－ 『問』中學習 　　　‧專心聆聽－ 『聞』中學習 　　　‧參觀拜訪－ 『看』中學習 　　　‧上課受訓－ 『習』中學習 　　　‧方案規劃－ 『思』中學習 　　　‧個案模擬－ 『練』中學習 　　　‧社團聯誼－ 『友』中學習 　　　‧檢討改善－ 『錯』中學習

（二）職涯規劃：採購－是『過程』，也是『目的』 進入與發展 分享大眾電腦郭俊良先生簡報 （二）職涯規劃：採購－是『過程』，也是『目的』 專業採購 採買事務的執行者 　　　　 採購業務的處理者 　　　  採購策略的規劃者 經營競爭力的主導者 工作輪調 ＊資材 Planner ＊進出口業務 ＊品保工程 ＊生產製造 ＊市場行銷 ＊行政企劃 ＊ＢＯＳＳ

全球運籌管理環境下資材管理人員的自我發展 進入與發展 分享大眾電腦郭俊良先生簡報 全球運籌管理環境下資材管理人員的自我發展 全球：　 Local:社會文化,行為特性,法律規章,匯率全球化: (Global) 語言,電腦,網路,環保 運作： 產品規格,MIS,財務會計,製程,原材料,市場,運輸,儲存 (Operation) 籌劃： 規劃力, 資訊蒐集,分析力,反應力,決斷力,協調力, (P-D-C-A) 控制力, 推動力 管理： 經濟性成本意識 (Management) 效率性浪費排除 效益性價值分析 發展  能給予下游個戶最佳Support之Solution提供者