鄭晉昌、林文政 中央大學人力資源管理研究所 第九章 人力資源作業流程 鄭晉昌、林文政 中央大學人力資源管理研究所
HR 模組所涵蓋的功能 組織及職務設計 招募及甄選 任用管理 考勤管理 績效管理 訓練 員工發展 薪資與福利管理 員工協助 勞資關係與勞動法規 組織發展
人力資源各功能之關係圖
企業再造 (Reengineering) 巨觀再造 檢視工作是否必須維持(或刪除)、重新設計或以外包方式完成 微觀再造 結合工作者之能力及資訊科技，來重新設計工作流程，使工作者能在第一時間內提供全盤之服務，並有效改善其工作之品質及生產力
人力資源再造 定義 重新思考企業內部之人力資源相關作業的內容，檢視其是否必須維持 (或刪除)、重新設計或以委外的形式來完成，並運用資訊科技結合工作者本身的能力，有效改善企業內人力資源相關作業的品質及生產力
人力資源再造 意涵 自動化 (automation) 外包 (outsourcing) 整合(integration) 分權 (decentralization) 人事縮減 (destaffing) 重新定義專業角色及職能 (competencies)
人力資源再造的效益 人力資源服務回應的時間縮短； 人力資源服務不受地域的限制； 人力資源服務更符合個人化的需求； 人力資源服務更具人性化； 人力資源服務品質獲得保證
功能取向之人力資源再造 由上而下(top-down)管理的觀點 將企業各項人力資源的作業功能朝向專精複雜化的方式設計 傾向集權管理、分層稽控、組織分工及工作簡單化 集權管理與分層稽控的結果，造成業務處理時間加長。組織分工與工作簡單化的結果，也容易造成業務協調上的瓶頸與困難。所以功能取向的人力資源再造無法有效節省時間及成本，達成績效
流程取向之人力資源再造 自客戶(customer service) 服務的角度來思考人力資源作業流程，儘量簡化作業內容，達到客戶服務最佳績效 傾向員工賦能、單一業務窗口及工作複雜化 員工賦能可以節省企業人力資源部門的業務量。單一業務窗口及工作複雜化的結果可以減少企業內部業務協調的成本及時間，可以提昇效率 配合人力資源 e 化，流程取向的人力資源再造將可提昇組織人力資源之績效
人力資源再造步驟 步驟一、確認亟須再造的作業流程 列入再造考量的人力資源作業流程 影響客戶權益最大及導致客戶抱怨最多的作業活動 影響企業成本量與時間量最大的作業活動 涵蓋許多無附加價值步驟 的作業活動，例如資料重複輸入、文件及表單的複製等 過多人員參與的作業活動，經常造成工作人員複置 過多的庫存、以備不時之需的表單 過多的簽核及控制作業 令人難以接受的作業時間，例如文件積壓
人力資源再造步驟 (續) 步驟二、召集及組織相關工作人員參與流程再造 步驟三、運用流程圖 (flowcharting)之技術，呈現工作流程中所有發生的工作事件
人力資源再造步驟 (續) 步驟四、運用作業基準成本制 (activity-based costing) 計算流程中每一個工作事件所需之花費 那些工作事件之經費支出屬現金支出 (direct cash outlay costs) 那些工作事件之經費支出屬勞務支出 (labor costs) 那些工作事件之經費支出屬資本支出 (capital costs) 那些工作事件之經費支出屬經常支出 (overhead costs)
人力資源再造步驟 (續) 步驟五、檢視流程中的每一工作事件，進行價值分析，同時腦力激盪其他替代方案 一些問題用以檢視每一項工作事件的價值 是否具有客戶價值 ？ 是否具有企業價值 ？ 是否為法律、標準程序手則或規章所規範必須執行？ 是否不具任何附加價值？
人力資源再造步驟 (續) 步驟六、重新繪製新的工作流程，並計算流程中每一個工作事件所需之花費 步驟七、比較新的流程與舊的流程間之差異，並詳細計算新流程所節省的成本與時間 步驟八、測試新的作業流程 步驟九、導入新的作業流程
人力資源再造步驟 (續) 步驟十、持續的追蹤、評估及紀錄新作業流程所帶來的好處 步驟十一、持續的與步驟四中舊流程的價值分析結果做比較，並公開揭櫫新流程所帶來成本與時間上的效益 步驟十二、獎勵那些持續投入新作業流程的員工
實例說明 招募管理與訓練管理的流程再造 (由課本中的實例來說明人力資源再造的方法運用)
案例一: 改進前之招募流程
舊流程的修改方向 以電子表單及公告取代所有紙本為主的表單及公告，包括職缺需求單、應徵求職表單、錄用簽准單等； 運用工作流程軟體來協助管控簽核作業； 建立公司內部所有職務的工作說明書及員工個人職能的電子資料庫； 運用企業入口網站公告職缺； 建立公司對外的招募網站，公佈職缺。 修正再造後的招募流程，包括幾項主要步驟： 填寫線上職缺需求單； 運用線上工作說明書確認工作候選人之資格及職能需求； 運用企業網路進入員工個人職能資料庫選取候選人； 運用企業網路進入應徵者資料庫選取候選人； 決定面試名單； 進行面試； 決定最後人選並提供工作。
修改後之招募流程
案例二: 改進前之教育訓練流程
舊流程的修改方向 進行線上訓練需求調查 運用工作流程軟體協助管控簽核作業 以電子表單及公告取代所有紙本為主的表單及公告，如訓練計劃、訓練課程、授課通知、受訓通知 線上繳交心得報告，並運用企業網路作訓練心得分享與交換 進行線上作課後訓練調查以及課後訓練成效評估
修改後之教育訓練流程