明新科技大學 電子公文線上簽核系統教育訓練 明新科技大學 電子公文線上簽核系統教育訓練 漢龍資訊科技公司 講師：林之玄 106年12月8日

課程大綱 IE相容性設定與公文系統安裝 收發文流程說明與注意事項宣導 系統登入方式 公文製作 預設流程 線上簽核作業 個人設定

相容性設定 (IE8~IE11)

IE相容性設定與公文系統安裝 工具>相容性檢視設定

IE相容性設定與公文系統安裝 把公文網址新增圖中 http://edoc.must.edu.tw/YamiiFlow 1 2

安裝公文製作系統

登入公文製作系統→選擇【個人設定】→【線上更新】 下載YamiiFlow公文製作Web Client端

IE相容性設定與公文系統安裝 公文製作安裝方式 方式一： 直接執行NDsetup.exe/NDsetupWin7.exe 方式二： 將程式存放到『桌面』至『桌面』找到NDsetup.exe/NDsetupWin7.exe，點兩下進行安裝

收發文流程

收發文流程 電子公文收文流程： 電子交換系統 & 紙本來文 擲回 會辦單位會簽 陳核二級主管 文書組 歸檔人員 文書組登錄 結案(歸檔) 總分文作業 承辦人作業 單位登記桌 會辦單位會簽 長官判行 擲回承辦人 文書組 歸檔人員 結案(歸檔) 擲回 陳核一級主管 陳核二級主管

收發文流程 電子公文創稿暨發文流程： 電子交換系統 &紙本發文 擲 回 陳核二級主管 陳核一級主管 文書組 歸檔人員 結案(歸檔) 承辦人 創簽/函稿 文書組 發文人員 發文作業 陳核二級主管 擲 回 陳核一級主管 會辦單位會簽 長官判行 承辦人

※注意：如開會通知單須對外發文，請加簽 發文人員 與 歸檔人員 收發文流程 電子公文創簽、開會通知單流程： 承辦人 結案(歸檔) 會辦單位會簽 長官判行 陳核一級主管 承辦人創簽 陳核二級主管 (簽) 擲回 送發文登錄 (開會通知單) 文書組 歸檔人員 文書組 發文人員 發文作業 ※注意：如開會通知單須對外發文，請加簽 發文人員 與 歸檔人員

行政單位： 承辦人→二級主管→行政一級主管 →秘書→主任秘書(決行)→校長(決行) 教學單位： 承辦人→系主任(所長)→行政一級主管 收發文流程 發文流程設定原則舉例(串簽流程) 行政單位： 承辦人→二級主管→行政一級主管 →秘書→主任秘書(決行)→校長(決行) 教學單位： 承辦人→系主任(所長)→行政一級主管

收發文流程 來/發文簽核狀態選擇時機 來文 發文 單位 文書組 承辦人 主管 長官 狀態 分文 簽收 會簽 判核 承辦人結案 歸檔 1.電子來文 2.紙本來文(轉電子) 電子簽核 3.紙本來文(附件含實體) 電子含紙本 4.含密件之公文 發文 創文 創稿 1.發文無實體附件 2.發文有實體附件 3.密件發文 4.簽呈

注意事項 注意事項 差異項目 常發生注意事項： 創簽及函稿請先填寫歸檔檔號(分類號)(彈視窗)、正本欄位須填寫才可簽辦 相關附件夾帶ODF或PDF等附件有檔案大小限制，系統會彈視窗警示，須正確才可簽辦 常發生注意事項： 創簽及函稿(承辦人員基本資料請配合填寫完整) 承辦人欲退文改分請勿勾選「公文簽收」，也勿加簽給文書組、收文人員、發文人員、歸檔人員 欲發電子文的函稿正本、副本欄位須依照關鍵字查詢可交換機關

公文系統登入

公文系統登入 桌面捷徑 http://edoc.must.edu.tw/YamiiFlow 請輸入Email帳號/密碼登入系統 登入帳號

公文系統登入 請至文書組網站點選「電子公文簽核系統(網頁版)」進入系統

公文系統登入 公文系統設定需求說明

公文系統登入 選擇兼職身分登入 不需記憶多組帳號、密碼

公文系統登入 兼職身分切換

公文製作

公文製作 直接點選即可製作一份公文(函)或簽呈

公文製作 創簽及函稿請先填寫歸檔檔號(分類號) 須填寫才可簽辦

公文製作 公文段落自動排版， 格式全校統一 可個人設定標點符號及常用詞彙

公文製作 發文函稿請務必填寫正本，方可簽辦

公文製作 函稿(正本、副本)利用關鍵字查詢正確單位名稱。 以避免因為機關名稱錯誤，無法發送電子公文。

公文製作 可夾帶電子形式附件 如：圖片、Word…等檔案 相關附件夾帶ODF或PDF等附件的檔案有大小限制，系統會彈視窗警示，須正確才可簽辦

公文製作 紙本承辦可列印紙本公文

公文製作 公文流程可使用預先設定好的流程

公文製作 公文撰稿暫時存檔 公文製作不須一氣呵成，可分次撰寫

公文製作 承辦公文流程追蹤 自己承辦的公文均可追蹤進度

公文製作 可查詢經手會辦文處理情況 公文經手辦理查詢

公文(預設)流程設定

公文(預設)流程設定 預設流程設定畫面-1 可選擇各文別可用的預設流程

公文(預設)流程設定 預設流程設定畫面-2 以關卡來顯示此公文簽核順序

公文(預設)流程設定 於創文時使用「預設流程」

公文(預設)流程設定 實際案例-1 於創文加流程時，會有下拉選單空白的狀況發生

在 公文簽核→預設流程 中，可發現有「待處理」流程 公文(預設)流程設定 實際案例-2 在 公文簽核→預設流程 中，可發現有「待處理」流程

公文(預設)流程設定 實際案例-3 在流程設定中，會顯示為何流程會是待處理 將流程重新設定後，流程狀態會顯示「正常」

公文(預設)流程設定 實際案例-4 將預設流程中「待處理」的流程修改為「正常」狀態後，即可回到公文流程選擇所需的預設流程

資料查詢功能

資料查詢功能 複合式查詢條件，彈性高 可隨時調閱公文，速度快 ↑輸入查詢公文條件

資料查詢功能 查出符合公文可複製再應用 避免週期性公文重複繕打 請點選複製 另存新檔成為一份新的公文

資料查詢功能 複製過後的公文，系統會再重新取號 並且放在暫存可繼續編輯

線上簽核作業

線上簽核作業 尚未處理公文一目了然

線上簽核作業 電子簽收公文 公文簽收 退文改分→退回改分 ※電子簽收注意事項： 公文在未點選「公文簽收」前皆可退文改分給總收發人員。 若公文無法退文改分，應向文書組通知，請勿傳送給其他總收發人員(文書組、收文人員、發文人員、歸檔人員)，避免發生公文超過時效問題。

線上簽核作業 當確定外來文為本單位公文，可再至收件夾中勾選公文簽收。 此時公文會有”紅色勾勾”代表此文已簽收

線上簽核作業 登記桌待分公文資訊顯示於首頁

線上簽核作業 登記桌分文 選擇承辦單位、承辦人→傳送 退文/移文→退回總收發改分

線上簽核作業 可在此輸入簽核意見 或(點此放大)，使用大框輸入意見。

線上簽核作業 簽核意見(點此放大)，使用放大對話框輸入簽核意見。

線上簽核作業 按下「公文簽核列印」，顯示公文內容與公文簽核流程表

流程退文

流程退文 可指定退文至曾經傳送過的任一關卡

授權決行

授權決行 長官授權決行 檢視公文簽核、內容、附件 簽核意見輸入意見內容 按下授權決行按鈕進行公文擲回原承辦人

承辦人送發文作業

承辦人送發文作業 完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後 點選 ，將直接傳送給文書組進行發文作業

承辦人送公佈欄

承辦人送公佈欄 送公佈欄 選擇對象 1.各機關 2.機關全體→全校同仁皆可收到

承辦人設定後會流程

承辦人設定後會流程 後會流程中，必須加入自己的關卡 方能自行結案。

承辦人「簽呈」結案作業

承辦人「簽呈」結案作業 公文結案 (電子簽核&紙本) 系統自動帶入決行者名字

個人設定功能介紹

個人設定功能介紹 字集設定：設定常用詞彙、常用符號

個人設定功能介紹 代理人設定：請依學校人事請假規定，並配合職務代理人設定

個人設定功能介紹 基本資料(電話/傳真/郵件)請確實填妥以免外部機關無法透過公文聯絡資料找到承辦人。 1 2 基本資料(電話/傳真/郵件)請確實填妥以免外部機關無法透過公文聯絡資料找到承辦人。 若有需要公文到件通知功能，填妥電子郵件後，請啟動通知(限使用一組E-mail)。

Q&A

謝謝各位長官 ～簡報完畢～