Microsoft® Office System 中小企業文件管理運用篇 林穎志 技術總監 世界一資訊
議程 「知識經濟時代」中/小企業的競爭力 當前資訊工作者的現況 「中/小企業文件管理」--主要策略及架構 Office 2003 知識及文件管理的實務範例 文件的管理與知識的分享 資訊的保護和控管 結論
未來企業的主要競爭優勢來自： 如何累積和創造企業的競爭力？ 「知識經濟時代」中/小企業的競爭力 知識資源 ( Knowledge Resource) 智慧資本 ( Intellectual Capital ) 如何累積和創造企業的競爭力？ 資訊整合 ( Information Integration ) 文件管理 ( Document Management )
當前資訊工作者的現況 其他事務 10% 搜尋 / 閱讀 文件及資訊 30% 會議 20% 創造 / 撰寫 文件及資訊 40% 70% 文件管理 創造 / 撰寫 文件及資訊 40%
微軟「中/小企業文件管理」 --主要策略及架構 微軟「中/小企業文件管理」 --主要策略及架構 一般人員 PC / Notebook 豐富使用者介面 與後端平台整合 協同合作 Web part Framework Windows 2003 伺服器 .NET Framework 安全機制 目錄服務 資訊人員 資料儲存 備份及還原
什麼是Windows SharePoint Services Share：share knowledge with others Point：the place of sharing knowledge Everything here is Web Based 適用於 5 – 75 個使用者的中/小企業文件管理網站 網站功能 文件及圖片庫資料 問卷調查 討論區佈告欄 連絡人 事件…等等
Windows SharePoint Sevice 的內容 無限可能
Windows SharePoint Sevice 操作環境 主 要 功 能 區 主 要 內 容 快 速 啟 動 列
如何公司內部現有的資料，整理、歸納及創造出公司所需的 --- 「市場開發計劃」呢？ 中/小企業文件管理-- 範例探討(1) 「世界一運動器材公司」因應國內/外市 場的需求，及面對市場的變化，公司突然決 定開拓大陸市場，請業務部於三天內提出未 來市場開發計劃… 如何公司內部現有的資料，整理、歸納及創造出公司所需的 --- 「市場開發計劃」呢？ 應該要怎麼做?
Microsoft® Office 2003 文件的管理與知識的分享
WSS 嶄新的文件及圖片管理 文件庫及圖片庫供放置小組共享的地方 提供 Web 直接或多檔案上傳的能力 直接從Office 2003軟體儲存至文件庫 可依使用者需求自行建立子資料匧 提供多樣化的方式，檢視文件及圖片庫 顯示文件清單並連結至每一文件 具有文件版本控管及審核的能力 自訂新文件範本，直接在文件庫內製作新文件 文件庫及圖片庫提供完整的安全性控管
與 Office 2003 共用工作區緊密的結合，可直接處理Windows SharePoint Service上的清單： WSS 嶄新Office 2003整合運用 與 Office 2003 共用工作區緊密的結合，可直接處理Windows SharePoint Service上的清單： 文件庫 工作 連結 成員線上討論
文件工作區(Document Workspaces) WSS 全新的工作區 Workspace 文件工作區(Document Workspaces) 提供特定專案或工作的Web 網站 可經由Word 2003、Excel 2003、PowerPoint 2003 共同工作區快速建立網站 亦可由 WSS 建立該網站 會議工作區(Meeting Workspaces) 提供各項會議時所需的專用 Web 網站 可由Outlook 2003 會議邀請時建立 會議工作區網站 亦可由 WSS 建立
規劃出的重要文件，不希望由同事自行修改，可自訂適當人員修改的權利 對於所發出的重要E-mail及文件，希望防止他人複製的能力 中/小企業文件管理-- 範例探討(2) 規劃出的重要文件，不希望由同事自行修改，可自訂適當人員修改的權利 對於所發出的重要E-mail及文件，希望防止他人複製的能力 要怎麼做?
Microsoft® Office 2003 資訊的保護和控管
資訊的保護和控管 Word 內含完整保護能力 整合Windows Rights Management (WRM) 針對某特定文字段落 特定文字格式、註解、追蹤修訂…等 可依不同的使用者進行權限設定 (Domain\User, User@e_mail.com) 整合Windows Rights Management (WRM) 支援文件及E-mail(含附件)的保護能力 保護資訊不受「剪下」、「複製」、「貼上」 及「列印」的額外影響
結論 Microsoft® Office System 提供全方位知識及文件管理服務 有效地用運用個人零散的資料，產生高價值的企業知識 快速建立組織/小組所需的資訊Web 環境，提供高效率知識與文件的分享