游振昌 Gibson 資訊平方有限公司 執行總監 台灣微軟資深顧問  企業如何善用專案管理進行群組協作 游振昌 Gibson 資訊平方有限公司 執行總監 台灣微軟資深顧問

臺灣微軟公司/中國微軟資深顧問 資訊平方有限公司執行總監 前端作業系統發表 DOS 6.X、Windows 3.X、Windows 95 Windows 98 Windows CE Windows XP Microsoft Office系列 上市發表會 主講人 Microsoft Office 95、97、2000、XP 、2003 Microsoft Outlook 98 Microsoft Project 95、97、98、2000、2003 Microsoft Publisher 2000 Microsoft PhotoDraw 2000、V2 2000 Microsoft Small Business Pack 、Microsoft Home Pack Microsoft Windows CE Microsoft FrontPage 95、2000 VISIO 2000、2002、2003 Microsoft SharePoint Team Service Microsoft Windows XP for 中國 (北京、上海、廣州、深圳、南京、瀋陽、成都) Microsoft Tech Net Microsoft TechEd 微軟之友 Microsoft Small Business Server Y2K 說明會 電子商務 知識管理 記者營　for Office & Windows 各類活動 第一屆 萬人教師Office研習營 教學教材負責人 T3 企業內部Office 97、2000、XP教學負責人 中國 (北京 上海 廣州) T3 企業種子老師訓練 總教官 企業種子老師訓練 CTEC 中心總教官 知識管理種子老師訓練 CTEC 中心老師 中小企業種子老師訓練 CTEC 中心總教官 第一屆 總統大選 中大頻道 程式撰寫負責人 Microsoft Office Mous Master大師等級 老師 中國生產力中心 資訊教育組 專案負責人 衛普電腦台 主講人 空中大學 資訊節目 講師 哈佛管理顧問公司講師 天下趨勢 管理顧問公司講師 為百大多家企業指定教育訓練講師 為多家電腦雜誌專欄作者 著作： 「輕鬆打造數位辦公室 Microsoft Office 2000企業升級與應用完全手冊」 知識管理叢書「21世紀智慧企業必備工具 – 快速建構你的數字辦公室」 知識管理與通訊交換平臺完全手冊 - Microsoft Exchange 與 Outlook 整合應用 中文Microsoft Visio 2000 完全使用手冊 82 法則重點快速學習 專案管理 Project 2000 十分鐘快速體驗Microsoft Office XP 中文Microsoft Visio 2002 完全使用手冊 Office XP 專家秘笈手冊 ….

企業與個人所面臨的挑戰 微利時代來臨，廠商需要以更好的方式控管成本並 提升整體的專案執行力 客戶對於品質的要求不再是產品(QC) 而是需要掌握產品的製作過程／流程(QA) 企業或個人在新的競爭環境中求得生存 – 全面蛻變是必要之路 專案管理成為22世紀必備的個人職場技能與企業生存要素

不斷的創新／變革是企業/個人必行之路 此時，企業/個人需要 專案管理

專案管理的元素 利 益 團 體 時　間 成　本 資　源 專案管理便是統合管理的能力也就是運籌為握的能力 範　疇 小 組 成 員

專案管理 專案整合管理 專案範疇管理 專案時間管理 專案成本管理 專案品質管制 人力資源管理 專案溝通管理 專案風險管理 專案採購管理 ● 專案計畫書發展 ● 專案計畫書執行 ● 整合變更控術 專案範疇管理 ● 專案起始 ● 範疇規劃 ● 範疇定義 ● 範疇確認 ● 範疇變更控制 專案時間管理 ● 活動定義 ● 活動排序 ● 活動期程估算 ● 時程發展 ● 時程式控制制 專案成本管理 ● 資源規劃 ● 成本估算 ● 預算編列 ● 成本控制 專案品質管制 ● 品質規劃 ● 品質確保 ● 品質控術 人力資源管理 ● 組織規劃 ● 人員獲得 ● 團隊發展 專案溝通管理 ● 溝通規劃 ● 資訊發佈 ● 績效報告 ● 結案管理 專案風險管理 ● 風險管理規劃 ● 風險辨識 ● 風險定性分析 ● 風險定量分析 ● 風險回應規劃 ● 風險監控 專案採購管理 ● 採購規劃 ● 邀商規劃 ● 邀商作業 ● 商源評選 ● 履約管理 ● 合約終結

The Challenge of Project Manager 無法承襲先前的專案經驗 無法有效的控制專案任務的時間(每個工作有多少寬延時間?) 無法掌握整體的專案進度與資源的使用狀況 專案團隊無法進行有效率的分工與協同合作 專案文件或資料無法進行統一的分類,管理與分享 無法有效確保專案資料與文件的安全性 專案問題發生無法即時被告知

Microsoft Project 產品線 對象: 小型專案的規劃人員 資訊管理人員 專案經理 專案成員 部門主管 決策主管 合作夥伴 Project Server Web Access 對象: Resource slide

Microsoft Windows Server 2003 Microsoft 企業專案管理 (EPM) 平台 Microsoft Windows Server 2003

Microsoft Project 在EPM上的應用

決策主管/部門經理所關心的專案問題 公司有多少專案正在進行？ 每個專案的進度以及成本花費情形 年度公司運作的專案狀況如何 各專案花費多少時間、成本 部門人員的工作量為何？為何有些人經常加班？ 本部門人員在各專案中的運用情形 如何要求部屬定期的與我回報工作狀況

DEMO

Microsoft Project 在專案管理上的應用 利用資源分派圖表清楚的掌握資源用量狀況

專案經理所關心的專案問題 如何有效的規劃專案所需時間與資金 如何掌握人力資源狀況 如何要求小組定期回報工作進度狀況 同時控管多個專案進度狀況 如何撰寫一份專案結案報表

如何進行更務實/更有效的專案規劃 利用專案的正推或反推來進行有效的時間規劃 將專案中的工作進行有效的分解 將工作分為幾個階段再一一分析所需工作 把工作再細分為另外一個子專案再交由其他人規劃 將細分好的工作，再進行分析所需的工作時間(工期) 工作之間如果有相互影響(先後關係) ，清楚的規劃出來

Microsoft Project 在專案管理上的應用 利用 [專案快速入門] 幫助我們進行更務實/更有效的進行專案規劃

DEMO

Microsoft Project 在專案管理上的應用 甘特圖 讓專案人員清楚的掌握任務之間的關係與專案時間狀況

如何掌握顧客要求，並降低需求變更所產生的問題 撰寫清楚的專案工作說明書(SOW) (Statement of Work) 專案使命 關鍵性的假設事項 技術規格 預期施工階段、重大事件、與交付的成果 完工評核要件 時程預估：開工、完工、里程碑、重要書面文件等等 計費辦法說明 雙方責任細則 專案變更處理規範

小組成員所關心的專案問題 如何將完成的工作進度與文件讓專案經理審核 如何把遇到的專案問題反應給專案經理 如何把額外需要進行的工作事項 反應給專案經理

DEMO

專案工作區 小組成員 資源名單 Site 1 (101) Project 1 (101) Project 2 (102) Project 3 (103) Site 2 (102) Site 3 (103) 資源名單 小組成員

基於安全的考量，進行專案時，需要提供以下功能 只有該小組成員及被授權的主管方能瀏覽專案資訊 所以專案進行中的文件、會議記錄以及討論議題都需要集中化並完整保留 所有專案的文件包含專案計劃都需要保留歷史資料 (需進行版本控管)

DEMO