提质增效，确保安全 ——全面提升档案工作水平 提质增效，确保安全 ——全面提升档案工作水平 档 案 馆 20190517

主 要 内 容 归档工作存在问题 提升档案质量手段 声像档案归档要求 机构改革档案处置 构建安全防范体系 1 2 3 4 5

一、归档工作存在问题 收集方面 （1）材料收集不齐全 应收尽收 应归尽归，确 保全面、完整、准确 （1）材料收集不齐全 应收尽收 应归尽归，确 保全面、完整、准确 （2）归档文件非原件 上级文件至党办、校办领取归入预立卷；党政联席会议须原件归档，随用随借；合同协议签订一式多份，至少保证一份原件归档 （3）归档文件有遗留 除跨年度办理的文件外，其他文件一律要求在法定的归档年度一次性完成归档

整理方面 （1）文件排序不科学 按重要程度或时间顺序， 遵循先结论后过程再通知的“倒序思维”，同时时间与重要程度相结合 （1）文件排序不科学 按重要程度或时间顺序， 遵循先结论后过程再通知的“倒序思维”，同时时间与重要程度相结合 （2）分类组卷不合理 最大限度地保持文件材料之间的有机联系，按照问题事由组卷，遵守一事一卷原则 （3）页码编制不规范 文件的右上角，3位数格式，反面有内容则在左上角，一般不超过200页，超过200页的分卷处理，从001开始编号

著录方面 （1）案卷标题拟写不精准 简明扼要，内容完整，“机构+时间+事由+文种” ，不超过50字 （1）案卷标题拟写不精准 简明扼要，内容完整，“机构+时间+事由+文种” ，不超过50字 （2）案卷文件时间不规范 案卷时间是个时间段，指卷内文件最早的时间和最晚的时间，而文件时间是个时间点，具体的某一日，但两者都用8位数表示 （3）案卷文件页数易混淆 案卷页数是总数概念，一般自然数，文件页数是序数概念，要求3位数格式，除最后一个文件为起止页外，其他均为起始页 （4）案卷文件保管期限不一 两者是统一的对应的

数字化处理 （1）图像位置歪曲不正 不建议手机拍摄，使用专业扫描设备，建议JPG或PDF格式，除照片档案外，一般为200—300像素 （2）数据上传挂接有误 以文件目录为单位进行挂接，一般一个条目对应一个文件，忌所有数据挂接到案卷目录 （3）数据不可下载读取 使用IE浏览器，区分全文和图像两种上传模式，除JPG从图像模式上传外，Word、Excel、PDF等通过全文模式挂接

OA电子文件转化 （1）必须修改的未修改 二级目录、实体分类号、案卷号及件号、责任者、文号等 （1）必须修改的未修改 二级目录、实体分类号、案卷号及件号、责任者、文号等 （2）可能修改的忘修改 一级目录、三级目录、保管期限、密级、文件时间、归档单位、输入员等 （3）需要补充的不补全 馆室代号、全宗号、页数、存址等

二、提升档案质量手段 提升档案人员素质 （1）加强档案业务培训交流，对兼职档案员进行分层分类+个性化指导，增进互动，推进调研常态化 （2）保持档案队伍稳定可靠，提升职业道德和业务能力，坚守岗位、不忘初心，切实履行档案人的使命 （3）开展档案宣传教育活动，提升档案人员政治意识、档案意识、安全意识、保密意识等

中国档案工作者誓词 作为一名光荣的档案工作者，我庄严宣誓：忠诚档案事业，热爱档案工作，严守档案法规，加强档案管理，精通档案业务，维护档案安全。为充分发挥档案工作记载历史、传承文明、服务未来的作用而不懈努力；为国家的繁荣昌盛贡献全部力量。

制定出台档案管理规定 档案管理办法 上海立信会计金融学院 声像档案管理办法

推进预立卷管理 （1）含义： 由各职能部门对归档前不同门类的文件进行规范化的管理，是学校实行部门立卷制度的一个重要环节，包括实体预立卷和电子预立卷； （2）作用：科学规范地开展预立卷工作，对做 好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要作用； （3）特点：预立卷类目表是各部门平时归档的依据；是动态的；每年要及时进行修订、调整； （4）制定依据： 归档范围；学校中心工作；年度计划、总结；历年已归档案卷目录。

预立卷示意图

三、声像档案归档要求 声像档案系统简介

在线 利用 在线 归档 专题 汇编 声像 档案 系统 管理更专业 利用更方便 资源更集中

兼职档案员操作界面 增 加 上 报 修 改 查 看 删 除 组 卷

领导视察 国际交流 会议论坛 讲座报告 毕业合影 校园风光 其他 电子 纸质

归档要求 （1）应能较好地概括反映客观事实、突出重点，归档的照片、视频、音频、光盘等文件，都要附以文字说明，文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。 （2）反映同一内容或场景的声像材料，应选择其中1件具有代表性和典型性的归档，所选的声像材料应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明、影像清晰、人物端正、声音清楚、画面构图平衡等。

（3）应以通用或开放格式收集、存储并归档声像档案材料电子文件，在电子文件归档的同时刻成光盘一并归档。机械相机拍摄的照片，照片和底片应同时归档；数码相机、扫描仪等电子设备获得的静态图像，应将其转换为JPEG、TIFF格式；重要的数码照片，还应冲印实体照片归档；视频类动态影像，应将其转换为MPEG、MP4、FLV、AVI等，视频比特率不低于8Mbps；音频类声音文件，应将其转换为WAV、MP3等，音频采样率不低于44.1kHz。

（4）声像档案的档号生成格式，采用“全宗号+年度+分类号+案卷号+件号”模式，具体分类如下： SX12——照片（光盘为01 实体为02） SX13——视频光盘 SX14——音频光盘 SX15——录像带 SX16——录音带、磁带 SX17——幻灯 SX18——缩微、胶卷 SX19 ——其他

归档方式与程序 （1）采用在线和离线相结合的方式归档。声像档案电子文件先进行在线归档，在此基础上对以上电子文件通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档；只有实体的声像档案以传统离线方式归档。 （2）坚持“谁主办、谁归档”的原则归档。 照片、音视频类档案由摄制单位为主要归口 毕业生合影由学生处为主要归口， 其他部门根据声像档案的实际产生情况按要求归档

（3）兼职档案员对本部门的声像档案电子材料进行网络在线立卷，经过部门分管领导审核后，提交专职档案员审核，审核通过后由专职档案员归档入库；兼职档案员参照本部门所归的电子声像档案，对在线归档的照片和视音频以活动为单位建立文件夹制作成光盘归档；照片档案则还需精选重要的照片冲印后入册同步归档，按每个活动筛选3-6张为标准，规格为6英寸，照片实体必须配有文字说明。

归档流程 提交专职 档案员 收集整理 在线归档 刻盘归档 提交分管领导 筛选照片 退回 归档 冲印归档 入库 退回 整理文件夹 专职 档案员 审核 提交分管领导 筛选照片 退回 归档 分管领导 审核 冲印归档 入库 退回

归档时间 声像档案电子文件在形成之日起3个月内通过声像档案管理系统完成在线归档，最迟不能超过6个月；通过特定载体进行离线归档的声像档案材料，应及时整理制作，最迟在次年6月底前完成归档；毕业生合影在毕业当年9月底前完成归档。

四、机构改革档案处置 指导思想 （1）认真贯彻落实工作要求，加强机构改革中档案管理，坚持机构改革与日常工作“两不误、两促进”，严肃档案工作纪律，确保机构改革过程中档案不散、队伍不乱、工作不停。 （2）进一步强化工作职责，分类做好整合、合署、撤并、新设机构的档案处置和移交工作，明确处置方式和归属流向，确保档案完整、安全和有序管理

履行职责 （1）2018年度以前所有档案的须按时归档 （2）2019年上半年已经收集完毕的档案材料，能归则归，尤其是撤销合并的单位 （3）机构调整职能归并，涉及到的工作人员人随职走，能在岗位变动过程中，自觉做好工作交接，确保新老岗位无缝对接

交接内容

五、构建安全防范体系 警示案例 （1）2018.09.02 巴西国家博物馆发生重大火灾，2000多万件藏品约90%毁于一旦（空调系统故障引发 ） （2）2019.01.28深圳市档案中心发生火灾，所幸未造成档案资料损毁（配电房发生火灾，内存有蓄电电池） （3）2019.04.15巴黎圣母院爆发火灾，教堂尖塔倒塌，承重结构被火吞没，所幸主体结构与主要艺术品完好均完好无损（可能为修复导致的意外起火） ……

防范措施 技防 物防 人防 增强底线思维和红线意识，排摸重大风险，完善应对措施，落实安全保密和风险防控工作责任，着力提高防范化解档案安全风险能力，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系，确保档案安全万无一失。 防患于未“燃”

安全体系 （4）利用安全 （5）网络完全 政治 实体 信息 设备 安全 利用 馆库 网络

结 语 习近平总书记指出：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要”。高校档案工作是记录历史、传承文明、服务社会、造福师生的一项伟大事业，对守护传承校史文化、教育培养时代新人具有重要的意义，我们档案人员应该守正创新，爱岗敬业，履好职，尽好责，守好史，为实现立信百年建校目标而努力！

谢 谢 不当之处，欢迎批评指正！