二〇一三年七月五日

档案员培训

培训内容 二、档案的归档整理 五、室藏编研介绍、 一、档案的基础知识 二、档案文件的归档整理 三、档案文件的系统录入 五、室藏编研介绍 四、电子文件、实物档案的归档范围

档案的基础知识 ( 一） 档案的定义 档案 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人 从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活 动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图 表、声像等不同形式的历史记录。 —— 摘自《中华人民 共和国档案法》 高等学校档案 是指高等学校从事招生、教学、科研、 管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值 的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录 。 —— 摘自《中华人民共和国教育部国家档案局令》 （第 27 号）

（二）档案的作用 查考作用 凭证作用

（三）档案作用的体现 出具证明的原始凭证 各项工作的查考凭据 科学研究的可靠资料 宣传教育的生动素材 编史修志和档案编研

( 四 ) 档案室主要室藏档案的类别 DQ- 党群 XZ- 行政 JX- 教学 KY- 科研 CK- 财会 SB- 设备 SX- 声像 JJ- 基建

档案号的组成 1. 年度 - 实体分类号 - 案卷号、件号 2011-DQ 年关于宣传方面的第五卷的第一件

二、文件归档整理流程 （一）收集整理 按照归档范围（粤商院【 2005 】 135 及档案室网 站），将文件收齐整理，检查文件材料是否齐全完 整，如正件与附件是否齐全，正文和底稿（定稿） 是否齐全，并剔除不需要立卷的文件材料。 （建议在进行各项工作的同时, 同步收集整理档案 材料, 这样能有效的保证档案材料的完整性、有效性， 避免档案材料的缺失）。

（二）分类立卷 二级单位立卷原则：各单位的文件材料立卷 应按年份 - 主题，然后再按保管期限从永久 - 长期 - 短期组卷。

1. 分年度 先将文件按其形成或针对的年度分开，具体要求如下： ● 一般文件归入文件形成年度（如有特别要求的按学年度归档） ● 跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度； ● 跨年度的会议文件，一般可归入会议结束的年度； ● 跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度； ● 跨年度的请示与批复，归入批复年度； ● 跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度 ● 跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度

2. 分主题 分主题的具体方法 内容组合法：如关于人事任免 工作活动组合法：将同一次活动文件放在一起 名称组合法：会议记录、统计表、报表、名册、简报 等文件

3. 分期限 将同机构（问题）的文件按照规定的不同保 管期限分开，永久保存的文件在前面，长期、 短期保存的文件放后面，区分永久、长期、 和短期的基本的标准是重要的程度和是否具 有可变性。具体保管期限参照《广东商学院 档案管理办法》（粤商院〔 2005 〕 135 号）。

三、档案文件的系统录入

1. 电子文件的定义 ： 电子文件是指在数字设备及环境中生 成, 以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等 载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理 ，并可以在网络上传送的文件。 四、电子文件及实物类档案的归档

2 、 电子文件归档范围 （一）公文电子文件：在学校使用办公自 动化系统进行公文处理前，党委办公室和 校长办公室的发文、总结（含各二级单位 总结）、会议纪要、大事记等最终打印稿 ；在学校实行办公自动化后，办公自动化 系统中形成的电子公文及其元数据信息。

（二）出版物电子底稿：学校各单位各种正式 或非正式出版物、展览展版等电子底稿。如学校 校报、学报、学校招生宣传资料、学校宣传图册 材料、科研处成果汇编、科研论文、论著目录汇 编、学校年鉴、概要、校史文件汇编、历年毕业 生纪念册、校庆出版物电子版等。

（三）管理数据：学校各管理部门的各种业务管理系统 中的数据。如每年招生录取信息、毕业生毕业学位信息、毕 业生就业信息、毕业生在读期间学习成绩、学生四六级考试 成绩、教职工等人员变动情况、工资历次变动数据、科研成 果数据、设备处招投标数据等管理数据。 （四）数码照片：宣传部、工会、团委及其他单位记录 职能活动的数码照片、各学院历届毕业生合照及名单、历年 学位授予仪式照片。

（五）视频、音频和多媒体电子音像：本校拍摄或录 制的学校重大活动的录音录像、重大会议的会议录音。如 历年学位授予仪式录像、学校申请更名的宣传片、党委会 、校长办公会会议录音、精品课程等录像材料。 （六）图形电子文件：用计算机辅助设计或绘图等设 备获得的图形电子文件。如用 CorelDRAW 设计的单位电 子标识图、 CAD 设计建筑物图纸、学校规划图电子版等。

（七）网页电子文件：学校及各单位每次网页 更新的设计稿、定期收集的学校网页信息。 （八）宣传汇报材料：各部门制作的宣传展板 电子定稿；学校及各单位领导汇报工作时辅助使 用的 PPT 幻灯片、产品演示、广告宣传的电子版 幻灯片。

（九）传统档案数字化形成的电子文件：传统照片档 案的扫描件、历年发文扫描件、对学校各种科研结项证书 、专利证书和奖励证书扫描而形成的电子文件和对实物档 案拍照形成的数码照片。 （十）对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证 作用的其他电子文件。

3. 实物档案需归档的类别 ● 题词 ● 奖品 ● 赠品 ● 证书、证件、徽章样品及其它。

实物归档整理要求： 应把实物档案（奖品）拍成照片（规格 4R ） ，移交归档。照片内容除按照照片归档要求著录 外，还要注明实物的存放地址和保管人（因很多 实物还是保管在各部门）。例如在 “ 输入员 ” 录入窗 口除了录入输入人员姓名外，还应在后面注明保 管人姓名。

各单位需要保存在本部门的实物档 案，也要使用档案管理系统编制实物档 案目录，注明实物的存放地址和保管人 ，由综合档案室统一编档号，集中管理 实物档案数据 。

五、档案室编研介绍

档案室各类各类编研材料简介 共编撰 70 多种汇编、编研材料 。 包括粤商学院、粤商院报，以 及各类任免、职称评定等材料 从 83 年至今的汇编。

组织沿革

新闻精选的目录

陈小敏的编研

陈小敏编研的目录

各部门今后工作的要求 注意收集归档的材料

一、部门荣誉：省级以上 我校科研处获评为 “2009—2010 年度广东省社 科规划管理工作先进单位 ” ； 二、个人的荣誉（老师、学生）省级以上 广州亚运会、曾准、杨树明、许哲、肖璐、 郭显军、冯卓华等 6 名老师和朱海涛同学获志愿者 工作先进个人称号，罗贤甲获志愿者工作贡献奖 我校 2008 届工商管理专业毕业生颜锦泉获得 “ 广东省 2010 年大学生创业先进个人 ” 称号。

三、各类重要的批复 国务院学位委员会下发《关于批准部份学位授予 单位开展同等学力人员申请硕士学位工作的通知 》（学位办 [2011]83 号），我校正式获批成为授 予具有研究生毕业同等学力在职人员硕士学位授 权单位。

谢谢