第 2 章 Word 快速上手

本章提要 選定處理對象 改變文字的外觀 調整段落的外觀 搬移與複製 Office 剪貼簿 重複與復原功能 尋找與取代 列印文件

2-1 選定處理對象-選定文字 將一些連續的文字標示起來, 才能做為以後運作的對象。選定文字的步驟如下：

選定文字的基本應用 選定文字之後, 此時輸入任何的文字均會取代被選定的文字；按下 [Delete] 鍵, 則可以將選定的文字全部刪除。 以下圖為例, 假設我們要將 "明日天氣大預報" 改成 "今天天氣預報"！

選定文字的基本應用

迅速選定句子、段落 選定的對象有時是字、句子, 有時是行、段落, 甚至整篇文件。如果純粹使用拉曳的方式來選定的話, 當要選定十行、二十行的文字時就會有些力不從心了, 所以接下來我們要為您介紹快速選定句子、段落的技巧。

選取整列 當我們要選取以「列」為單位的文字, 可利用選取長條來輕鬆選取：

選取整列

選取段落 若要選取整個段落的文字時, 則可如下操作：

選取段落

選取段落 除了上述介紹的方法外, 底下再列出幾個選取不同範圍的小技巧供您參考： Ctrl+滑鼠左鈕

不連續選取 Word 提供不連續選取的功能, 您可以搭配之前介紹的各種選取技巧, 把想要一起做處理的對象都選取起來。例如想要選取下圖中編號 1、2、3 的標題文字, 請先選取第一個標題後, 按住 [Ctrl] 鍵不放, 再接著選取第二個標題、第三個標題…, 等全部都選好之後, 再放開 [Ctrl] 鍵, 就可同時選取好幾個範圍了。

不連續選取

2-2 改變文字的外觀-善用『格式』 工具列 想要快速改變文字的外觀,利用格式工具列上的工具鈕是最方便的了, 底下即為您介紹格式工具列上與設定文字外觀相關的工具鈕：

善用『格式』 工具列 字型列示窗：拉下字型列示窗此列示窗, 可套用各種不同的字型, 且各種字型的表現效果, 會直接顯示在列示窗中。

善用『格式』 工具列 字型大小列示窗：拉下此列示窗，可以選取文字的大小，亦可直接在此欄鍵入數值，自訂字型的大小。 粗體鈕 ：按下此鈕成使用狀態, 可使文字變粗；再按一次則取消粗體的效果。 斜體鈕 ：按下此鈕成使用狀態, 可使文字向右傾斜；再按一次則取消斜體的效果。

善用『格式』 工具列 底線鈕：按下此鈕成使用狀態, 可替文字加上底線；再按一次則取消底線的效果。如果按下此鈕右邊的下拉鈕, 則可選取底線的樣式和色彩。

善用『格式』 工具列 字元框線鈕：按下此鈕成使用狀態, 可替文字加上外框；再按一次則取消外框的效果。 字元網底鈕：按下此鈕成使用狀態, 可以替文字加上網底；再按一次則取消網底的效果。

善用『格式』 工具列 字元比例鈕：按下此鈕旁的下拉鈕, 可選擇字元橫寬的大小比例, 再按一次則會取消調整字元比例的效果。

善用『格式』 工具列 字型色彩鈕：拉下工具鈕旁的下拉鈕, 可選取文字的顏色。

自訂色彩 按下字型色彩列示窗的其他色彩鈕, 會開啟色彩交談窗讓您選擇其他色彩, 或自訂色彩：

自訂色彩

自訂色彩 你可以在色彩模式欄中選取 RGB 三原色或 HSL 的色彩模式, 再直接調整紅、綠、藍各欄中的數值 (須介於 0~255 之間), 來精確設定所需的色彩。 當您選取色彩方塊中的色彩, 或拉曳右側的滑動桿時, 紅、綠、藍各欄中的數值也會跟著變動, 因此當您調整紅、綠、藍各欄中的數值時, 色彩方塊中的十字型指標和右側的滑動桿也會跟著移動。

應用實例 底下我們以一個範例來練習設定文字格式的操作方式, 如果您目前沒有可練習的文件, 可開啟範例檔案 Ch03-01：

應用實例

應用實例 除了一次選取一個文字範圍來進行格式設定外, 我們也可以配合鍵, 一次選取多個不連續的文字範圍來進行設定：

2-3 調整段落的外觀-段落和段落標記 我們可以經由尺規和格式工具列來調整段落的縮排及對齊方式。 在正式調整段落的外觀前, 首先要帶您認識『段落』和『段落標記』。『段落』是一串字元、圖形或符號, 最後再加上一個鍵的組合；而在 Word 中就是以『段落標記』做為一個段落的結束記號。

段落和段落標記 每按一次 [Enter] 鍵, 往下多加一行, 而插入點後還會附一個『段落標記』 , 換言之, 每按一次 [Enter] 鍵, 就新增一個段落。『段落標記』會記錄該段文字的所有屬性, 例如字型、大小、邊界等資訊,不但標明本段的結尾處, 亦是本段與下段的分界, 如果刪除此標記, 則本段會與下段合併。

左右縮排、首行縮排 尺規會出現在工具列之下, 若沒看到尺規, 請執行『檢視/尺規』命令, 將其顯示出來。 此外由於在整頁模式下比較能看出紙張邊界與文字區域的位置, 同時, 調整段落縮排時, 也需要參照這些資料, 所以如果目前文件在其它模式下, 請按下水平捲軸左側的整頁模式鈕, 將其切換至整頁模式下。

左右縮排、首行縮排

左右縮排、首行縮排 水平尺規的 0 刻度從『文字區域左邊界』起算, 向右標示刻度直到『紙張右界』；向左標示『文字區域左邊界』至『紙張左界』的距離。尺規上有 4 個按鈕：

左右縮排、首行縮排

縮排控制 左右縮排量是由文字區域的左右邊界算起, 以左邊縮排為例, 調整左邊縮排鈕即是設定『段落文字左界』和『文字區域左邊界』的距離。 格式工具列上的減少縮排鈕與增加縮排鈕 可控制左邊縮排鈕與首行縮 (凸) 排鈕。

應用實例 請開啟範例檔案 Ch2-3, 我們要調整其第二段的左右縮排：

應用實例

移動位置 我們也可經由尺規上的左邊縮排鈕、右邊縮排鈕來控制段落文字的左右邊界, 請接續上例操作：

移動位置

首行縮/凸排 如果要做首行縮排的話, 可參考以下步驟來完成, 同樣以 Ch03-02 來練習：

首行縮/凸排 如想讓第三段首行凸排, 同樣請將插入點移至該段的任一處, 然後拉曳首行凸排鈕至約刻度 4 的位置, 就會產生首行凸排的效果。

對齊方式 透過格式工具列上的置中鈕、靠右對齊鈕 、靠左對齊鈕 、左右對齊鈕與分散對齊鈕 , 我們可以調整段落的對齊方式。

對齊方式 底下我們以範例檔案 Ch03-03 來為您說明：

對齊方式

對齊方式 上面介紹的是單一段落改變對齊方式, 如果同時想改變好幾個段落, 例如想將第一與第二段文字採用置中對齊, 可如下操作：

2-4 搬移與複製-剪貼法 用『剪貼法』和『拉曳法』兩種方式, 來搬移或複製文字。 『剪貼法』：在一般工具列上有三個按鈕是運用剪貼法搬移、複製時不可或缺的工具： 剪下鈕：會將選定的文字拷貝到 Office 剪貼簿裡, 並將原選定文字刪除。功能同『編輯/剪下』命令。 複製鈕：會將選定的文字拷貝到 Office 剪貼簿裡, 且保留原選定文字。功能同『編輯/複製』命令。 貼上鈕 ：會將上一次剪下的內容, 加在插入點所在的位置。功能同『編輯/貼上』命令。

搬移 搬移的動作相當於先『剪下』再『貼上』。開啟書附光碟中的 Ch03-04 範例檔, 假設我們要把文件中的 "羞顏未嘗開。" 字串移至該段的最後： 1. 選定 "羞顏未嘗開。" 字串。

搬移 2. 按下剪下鈕 , 被選定的字串會由原處搬移到 Office 剪貼簿上, 原處的文字則會因字串被剪下 (消失) 而重新排列。 3. 將插入點移至該段的結尾, 按貼上鈕, 剛剛剪下的文字便會出現在插入點之前。

複製 複製的動作相當於先『複製』再『貼上』。例如我們要把上例中的 "羞顏未嘗開。" 複製到 "低頭" 之前, 則可參考以下的步驟： 1. 用滑鼠選定 "羞顏未嘗開。", 按下複製鈕 。 2. 將插入點移到 "低頭" 之前, 再按下貼上鈕 。

拉曳法-搬移 可直接藉由滑鼠拉曳的操作方式, 來完成搬移和複製的動作。開啟範例檔案 Ch03-05 來練習, 假設要將文件中的 "願同塵與灰" 搬到第一段文字的最後：

拉曳法-複製 如果我們要將第一段文字複製到 "常" 的前面, 則可如下操作：

不同文件間資料的搬移與複製 搬移與複製除了可以在同一份文件內進行外, 還可以跨文件做資料的共享、交換。舉例來說, 當您在文件 1 視窗中按下剪下 (或複製鈕) 後, 可利用工作列上的工作鈕, 改切換文件 2 為工作視窗, 再按下貼上鈕即可將文件 1 中的資料搬移 (或拷貝) 至文件 2。 或者您也可以執行 『視窗/並排顯示』 命令, 將開啟的文件並排於螢幕上, 這樣無論使用 『剪貼法』 或 『拉曳法』 來進行資料的搬移或複製都相當方便。

貼上選項按鈕 在搬移、複製的動作完成同時, 您會發現目的地附近出現了一個小按鈕, 這個按鈕叫做貼上選項按鈕, 它會在您進行貼上、複製時自動出現, 目的是方便您選擇如何套用文字的格式化設定。若您不需要設定文字的格式, 也可以不理它, 待我們進行下一個動作時, 此按鈕就會自動消失了。 底下仍以範例檔案 Ch03-05 來說明, 假設我們要將有粗體效果的 "君遠行" 字串, 複製到斜體效果的段落中：

貼上選項按鈕 1. 選取 "君遠行" 字串, 將其複製到 "天上哀" 之後。

貼上選項按鈕 2. 接著, 按下貼上選項按鈕右側的下拉鈕, 來選擇想要套用格式的方式：

貼上選項按鈕 保持來源的格式設定：即不改變剪下或複製文字的格式設定。

貼上選項按鈕 符合目的格式設定：保留原來的格式設定, 再套用目的地的文字格式。

貼上選項按鈕 保留純文字：自動將複製或貼上的文字設定為純文字, 再套用目的地的格式設定。 這個小按鈕在進行資料的複製、搬移時都會出現, 若您不想啟動此按鈕的功能, 可執行『工具/選項』命令, 切換至編輯頁次, 取消勾選顯示 [貼上選項] 按鈕項目即可。

2-5 Office 剪貼簿 Office 剪貼簿一共可以容納 24 筆來自各個 Office 軟體複製或剪下的資料項目, 讓您可以一次先將資料項目收集齊全以後, 再進行貼上的動作。

開啟 Office 剪貼簿 若您想要使用 Office 剪貼簿來收集資料項目, 請執行『編輯/Office 剪貼簿』命令,即可顯示剪貼簿工作窗格：

方法二：複製一個資料項目, 貼上該項目, 再複製同一軟體 (如 Word) 中的另一個資料項目。 開啟 Office 剪貼簿 進行下列任何一種操作, 也會讓剪貼簿工作窗格自動顯示出來： 方法一：連續複製同一個資料項目兩次。 方法二：複製一個資料項目, 貼上該項目, 再複製同一軟體 (如 Word) 中的另一個資料項目。 方法三：連續複製或剪下同一軟體 (如 Word) 中的兩個不同項目。

開啟 Office 剪貼簿 倘若試過上述方法都無法自動顯示剪貼簿工作窗格, 表示目前剪貼簿的自動顯示功能被關閉了。若想重新設定自動顯示功能, 請您先執行『編輯/ Office 剪貼簿』命令, 開啟剪貼簿工作窗格, 然後按下選項鈕右側的下拉鈕, 勾選自動顯示 Office 剪貼簿命令：

切換工作窗格 如果您的 Word 工作環境中已顯示工作窗格, 此時也可拉下工作窗格的標題列, 直接切換至剪貼簿工作窗格：

收集資料項目 當剪貼簿工作窗格顯示出來以後, 便可開始進行資料的收集。請您開啟 Ch03-06 範例檔案, 假設我們要收集第一段的 "好奇心" 和第二段的 "不服輸" 字串, 可如下操作：

收集資料項目 1.請先選取 "好奇心", 然後按下一般工具列的複製鈕, 即可將此字串收集到剪貼簿中：

『系統匣』 中的剪貼簿圖示 當您開啟了Office 剪貼簿後, 就可在工作列最右側的系統匣中看到剪貼簿圖示, 它會在您收集資料項目時, 提示您目前已收集了幾筆：

『系統匣』 中的剪貼簿圖示 如果您在收集資料時, 系統匣中沒有顯示剪貼簿的圖示, 或是想關閉此功能的話, 請在剪貼簿工作窗格中按下選項鈕進行設定：

收集資料項目 2. 接著我們要繼續收集第二筆資料項目, 請選取 "不服輸" 字串, 同樣按下複製鈕將資料收集到剪貼簿裡：

貼上剪貼簿中的資料項目 當資料收集齊全以後, 就可進行貼上的工作。假設想要將剪貼簿中的 "好奇心" 資料項目貼到 Ch03-06 的第三段, 可如下操作：

貼上剪貼簿中的資料項目

『Office 剪貼簿』與『貼上』鈕的關係

一次貼上剪貼簿中的所有資料項目 若您想將剪貼簿中的資料項目一次全部貼入文件中, 可利用剪貼簿的全部貼上鈕來達成。接續上例, 假設我們要將剪貼簿的所有資料項目一次貼入, 可以如下操作： 1. 首先按下 [Enter] 鍵, 產生一個新的段落。 2. 按下剪貼簿工作窗格中的全部貼上鈕：

一次貼上剪貼簿中的所有資料項目

清除剪貼簿資料 若想要清除剪貼簿中的某個資料項目, 請如下操作：

清除剪貼簿資料 若想一次將剪貼簿中的資料項目都刪除, 只要按下全部清除鈕即可。

「Office 剪貼簿」 與 「Windows 剪貼簿」 的差別 每當剪下或複製新的資料, 先前 Windows 剪貼簿的內容就會被覆蓋掉, 只能保存最後一次被剪下或複製的資料；而 Office 剪貼簿則能存放 24 筆的資料項目。雖然 Office 剪貼簿和 Windows 剪貼簿互相獨立, 但之間仍存在著一些相通的部份, 比如：將多個項目複製到 Office 剪貼簿, 則最後一個項目也會被複製到 Windows 剪貼簿；若清除 Office 剪貼簿中的所有資料項目, 則 Windows 剪貼簿中的項目也同時會被刪除。

2-6 重複與復原功能- 重複與復原前一個動作 執行『編輯/重複***』命令 (***表示上一個動作)：再做一次上一個動作。 執行『編輯/復原***』命令, 或按下一般工具列的復原鈕 ：可復原上一個動作。 執行『編輯/取消復原***』命令, 或按下一般工具列的取消復原鈕 ：可取消上一個復原動作。

多層次復原功能 在執行一連串的動作之後, 如果您想恢復到這串動作執行之前的狀態, 可按下復原鈕 右側的下拉鈕, 即會出現復原列示窗；若想取消剛才復原的動作, 則可利用取消復原鈕 的取消復原列示窗, 來取消剛才復原的部份或全部動作。 假設我們在一份新文件上, 輸入 "重複" 二字：

多層次復原功能

多層次復原功能

多層次復原功能

2-7 尋找與取代-尋找字串 如果我們要在一篇文章中尋找或是替換某一字串, 使用Word 提供的尋找與取代功能, 將可替您節省不少寶貴的時間哦！ 請開啟範例檔案 Ch03-07, 假設我們要在這份文件當中尋找 "ICQ" 這個字串：

尋找字串 1. 執行『編輯/尋找』命令, 即會開啟尋找及取代交談窗, 並自動顯示在尋找頁次：

尋找字串 2. 按尋找下一筆鈕, 就會開始進行搜尋的動作：

尋找字串 3. 此時尋找及取代交談窗並不會消失, 再按尋找下一筆鈕可以繼續尋找相同的字串。 3. 此時尋找及取代交談窗並不會消失, 再按尋找下一筆鈕可以繼續尋找相同的字串。 待全部尋找完畢後, 會出現如下訊息, 告訴已完成尋找工作, 請按確定鈕關閉訊息窗： 最後請按尋找及取代交談窗右上角的關閉鈕, 結束尋找工作。

找不到尋找目標？ 若您在步驟 2 開始尋找時, 出現了如下的訊息, 有可能是該文件沒有您想要搜尋的字串, 或是尋找的目標不正確, 這時請您先按確定鈕關閉訊息窗, 然後回到尋找頁次檢查有無輸入錯誤, 再重新進行尋找。

標示全部找到的字串 我們也可以一次將全部找到的字串標示出來, 請執行『編輯/尋找』命令, 開啟尋找及取代交談窗：

標示全部找到的字串

設定更多的搜尋條件 按下尋找及取代交談窗中的更多鈕, 交談窗的下半部就會展開, 我們可以在此設定更多的搜尋條件：

取代字串 除了尋找功能外, Word 還提供了取代功能, 讓我們可將尋找到的字串以另一個字串來代替。同樣以 Ch03-07 為例, 教您如何將文件內的 "ICQ" 字串以 "網路呼叫器" 來取代。 1.請執行『編輯/取代』命令, 同樣會開啟尋找及取代交談窗, 但此時會自動切換至取代頁次：

取代字串

取代字串 2.此時會先找到第一個符合的字串, 若確定要取代, 再按一次取代鈕；若不想取代該字串, 則按尋找下一筆鈕繼續搜尋文件中的字串。

取代字串 3. 繼續以相同的方式往下尋找, 就能逐一過濾文件中的 "ICQ" 字串並決定是否要以 "網路呼叫器" 取代。 如在取代頁次中按下全部取代鈕, 則可一次將所有符合的字串全部替換, 完成後還會出現如下的訊息窗說明共有幾個字串被取代：

2-8 列印文件-列印 完成文件編修後, 若想將文件列印成書面資料, 就必須外接一台印表機, 然後依下列步驟將文件列印出來。 1.請先開啟欲列印的文件, 然後執行『檔案/列印』命令, 開啟列印交談窗。 2.在列印交談窗中, 請依照下圖選擇各欄位內容：

列印

列印 3 由於 Word 預設紙張大小為 A4 (21×29.7 公分), 所以請您裝上 A4 大小的紙張, 並確定印表機的電源開啟, 便準備就緒了。 4.按下列印交談窗下方的確定鈕, Word 便開始將資料送至印表機, 此時狀態列上會出現印表機吐紙的小圖案, 再過一會兒即可由印表機得到列印結果。

列印 按下一般工具列上的列印鈕, 則是不經過列印交談窗的設定, 直接就印出整份文件。如果開啟 Word 後, 就按下列印鈕來執行第一次列印的話, 則是用系統預設的印表機作為實際列印的印表機, 如果在按下列印鈕之前曾經設定過列印交談窗, 就會沿用之前列印交談窗的設定, 做為列印的依據。

如何知道目前 Word 執行列印的印表機為何？ 將指標指在列印鈕上, 即可由出現的提示文字看到目前執行列印的印表機為何：

預覽列印 按下一般工具列上的預覽列印鈕, 即可進入預覽列印模式：

預覽列印 在預覽列印模式下會出現預覽列印工具列, 底下分別為您說明其工具鈕的用法：

預覽列印 整頁鈕與多頁鈕：按下整頁鈕, 會將插入點所在頁單獨顯示出來, 而且整頁都可以看到。 按下多頁鈕會拉出一個棋盤格, 每一格代表一頁, 例如想在螢幕上同時看到 8 頁, 可用拉曳法拉曳棋盤格的格數到 2×4 , 這樣8頁就會同時顯示在螢幕上。無論在單頁或多頁的顯示下, 如果前後還有其它內容, 我們都可以用捲動軸來捲動換頁。

預覽列印

預覽列印 顯示比例列示窗：可於此列示窗中選取文件在螢幕上顯示的比例 (數值須介於 10 至 500 之間), 也可以在顯示比例欄中自行鍵入比例值。 放大鏡鈕：當此鈕呈啟動狀態 (即按下時), 將指標指在文件範圍內, 此時指標會變成放大鏡的形狀 , 表示我們可以放大觀察文件內容。將放大鏡移至您想看的部份按一下, 便可放大該處的內容, 此時指標變成 , 再按一下即可回復至放大前的尺寸。

預覽列印 再按一下放大鏡鈕關閉「放大/縮小」的功能, 插入點便會出現在文件中, 可自由修改文件內容。

預覽列印 列印鈕：此鈕與一般工具列的列印鈕相同。 檢視尺規鈕：此鈕按下時, 紙張上方及左方會出現尺規, 方便觀察文件版面的安排。 縮小字型以適合欄寬鈕 ：文件中的段落若有少數內容被分到另一頁時, 按下此鈕可將少數的內容排至上一頁, 以縮減文件頁數。但以縮減一頁為限。

預覽列印 全螢幕鈕：按下此鈕, 畫面上只會顯示文件頁面與工具列。

預覽列印 離開預覽列印鈕：按下此鈕會結束預覽列印模式, 返回文件先前所在的檢視模式。

列印交談窗的選項說明-印表機區 執行『檔案/列印』命令開啟列印交談窗, 底下針對交談窗中的各區做詳細的說明。 印表機區可進行與印表機相關的各種設定：

指定範圍區 指定範圍區則是用來設定列印的範圍 若要列印特定幾頁, 可選取頁數這項, 然後在欄中指定要印的頁數如 "2,5,8", 或指定連續幾頁如 "4-10", 亦可混合使用, 如 "5,8-10,13"。若輸入 "10-" 則表示從第10 頁開始列印到最後一頁。

份數區

列印內容與列印列示窗

顯示比例區 此區可用來設定文件的列印比例, 您可以選擇在一張紙上列印出文件的多個頁面, 或用不同的紙張大小來調整列印比例。

縮放功能 顯示比例區中的配合紙張調整大小選項, 頗似影印機的 「縮小/放大」 功能。例如想列印一份 A4 尺寸的 Word 文件, 可是手邊只有 A5 尺寸的紙張, 就可以利用此項功能將 A4 文件縮小列印到 A5 紙張上, 不過 Word 畢竟不如影印機能百分之百準確的縮放文件, 為了避免發生文件邊緣被裁切的現象, 建議使用縮放功能列印大量文件時, 先試印個 1、2 張, 確定沒有問題之後, 再列印所有的文件。

將文件轉換成 .mdi 格式 在列印交談窗的名稱列示窗中, 會有一項 Microsoft Office Document Image Writer。它並非用來列印, 而是將文件轉成 .mdi 格式的圖檔, 好處是可把這類文件傳送給同樣裝有 Office 2003 的同事、朋友來閱讀, 而不用擔心內容與版面被更動。

將文件轉換成 .mdi 格式

將文件轉換成 .mdi 格式

將文件轉換成 .mdi 格式

將文件轉換成 .mdi 格式 轉成 mdi 格式雖然無法編輯內容, 但仍可在 Document Imaging 中插入圖片、加上螢光筆標示、或者以畫筆描寫圖文…, 你可以在 Document Imaging 中執行『說明/ Microsoft Office Document Imaging 說明』命令, 開啟說明檔做更進一步的了解。

與 pdf 文件的差異 pdf 和 mdi 格式都是將整頁文件轉換成圖形文件, 以確保文件的內容、版面、字型…都能保持原始的面貌, 不管在外觀和用途上都可說是相當類似。 目前 pdf 格式已被許多人所接受, 許多技術文件都以 pdf 做為製作與交換的標準。要閱讀 pdf 文件, 可上網下載免費的 Acrobat Reader 等軟體來閱讀。