請購核銷作業 報告人：許嘉琳 日　期：102.7.2

簡報內容 校務基金收支特點 經費請購及核銷 案例分享

校務基金收支特點 A版收入 教研補助收入 學雜費收入 各機構補助收入 招生考試收入 賠(補)償及其他收入 B版(五項自籌)收入 建教合作收入 推廣教育收入 利息收入 捐贈收入 場地使用費收入 遵 循 遵 循 行政院相關規定 補助機構之規定 本校自籌收支相關規定 委辦機關規定、捐贈指定用途 ※主計室單位網站／法令規章

經費執行 請購 核銷 「內部控制」機制 遵循 「內部控制」 ： 一筆支出從請購採購核銷付款， 不可由同一人或同一部門獨自完成。宜 經由權責分工，相互勾稽，避免弊端。

經費申請程序 共同供應契約由事務組下單採購 授權核定金額 未達1萬元得逕行核銷 1萬元以上10萬元以下，填申購（修）單：一級單位主管核定 請購 共同供應契約由事務組下單採購 授權核定金額 未達1萬元得逕行核銷 1萬元以上10萬元以下，填申購（修）單：一級單位主管核定 逾10萬元以上或特別項目者，專案簽呈：校長或授權人核定 表單及範例-主計室單位網站/檔案下載 加會相關單位協辦 決定採購方式 審核作業 (是否無訛) 否 退回相關 單位修正 是 校長或 授權核 准人 否 是 准予動支經費

加會相關單位 加會單位 案件類別 經費分攤單位 經費動支倘須由其他單位經費共同分攤辦理者。 人事室、總務處 人員進用等。 人事室、國交中心 公差或專案計畫出國。 研發處 委託研究計畫。 推廣中心 進修推廣教育開班。 總務處 維護費、遞延借項(以校務基金修繕代管資產)、財產物品分類。 電算中心 電腦軟體開發、購置。

經費申請注意事項(課程講義P.1) 採購案件 共同供應契約項目不論金額大小，由總務處事務組辦理採購、驗收及電子付款 不得化整為零 申請單上所列項目務必填寫 估價單填本校全銜、估價日期及詳細規格，核銷時請附正本 共同供應契約項目不論金額大小，由總務處事務組辦理採購、驗收及電子付款 資本支出依期程辦理，於10月底未完成簽核者及標餘款，收回校方統籌運用 會計室簽證過案件，不得任意變更，若有異動應洽詢原審核人員。

採購之核定授權人及相關作業單位  X 授權 金額 申購核准人員 申購會辦單位 承辦採購 單位 驗收 備註 校長 (授權人) 一級 主管 計畫主持 人 系所主管 主計室 總務處 主驗 會驗 協驗 監驗 100萬元以上者  審核作業及預算控管 財物、勞務及共同供應契約項目─事務組 非消耗性財物採購─保管組 營（修）繕工程─營繕組 事務組 營繕組 總務處或校長逐案指派具有專業能力人員主驗，並製作驗收紀錄。 申購或使用單位 保管組 核銷程序，請詳經費核銷審核作業流程 逾10萬元，未達100萬元者 總務處事務組或營繕組組長主驗，並製作驗收紀錄。 逾1萬元10萬元以下者 (留控業務費) (獲配業務費) 1.共同供應契約項目─ 2.營（修）繕工程─營繕組 3.前2項以外者─申購單位 申購或使用單位（得不製作驗收紀錄，惟需於「支出憑證黏存單」上驗收人處核章） 未達1萬元者 X 共同供應契約項目─事務組 1,000元以上非消耗性物品─ 保管組(研判是否屬財物)

經費核銷程序 填製支出憑證黏存單 否 退回原單 位修正 申請(支用)單位核章 是 財物或財產登錄 所得扣繳及登錄 否 審核作業 (是否無訛) 校長核定 是 製作傳票 出納收付作業

經費核銷注意事項(１)(課程講義P.1-8) 核銷原則 本崇法務實之態度及誠信原則 Q：真實憑證vs合法憑證。(註：會計人員為合法憑證負責，執行預算人員為支付事實真實性負責。) 辦理完竣後2週內完成核銷作業，配合會計年度核銷 活動結報採一案一次全部結報核銷 1萬元以下得墊付外，其餘款項均應逕付受款人 預借經費填寫領款借據，檢附相關文件或奉准借支簽案（1萬元以下者請填具零用金借支單逕向出納組借支）

經費核銷注意事項(2) 支出憑證 抬頭：請填明「國立臺北藝術大學」，統一編號：99335422 收銀機發票無詳細品名者，經手人應加註所購貨品之品名並簽章 不可塗改（包括：日期、金額、品名……等），倘有塗改，應由廠商加蓋營利事業統一發票專用章或公司印鑑及負責人私章 如有遺失或其他用途者，應檢具原立據人加蓋印章負責證明與原本相符之影本，述明無法提出原本之原因 無法取得原始憑證時，應填列支出證明單 結報金額少於發票或收據金額時，請註明實付金額 紙本電子單據，倘顯無法長時間保存者，應先行影印一份並簽章後，再併同原始紙本電子單據黏貼於支出憑證粘存單，向機關申請經費報支

經費核銷注意事項(3) 支出憑證黏存單 支出憑證黏存單後，請檢附財產增加單、驗收記錄、申購單（或簽呈）、估價單、合約等相關文件；分批（期）付款之收據或發票，應另附「分批（期）付款表」，其訂有合約者，應於第一次付款時檢送合約副本或抄本 倘為總務處承辦採購案件及採購非消耗性之物品、財產或營繕工程，應併同非消耗性物品或財產增加單送會總務處主辦組別會核 黏存單用途說明，應填寫所購物品之詳細用途，而非品名或公務用等籠統文字 經辦人不得為驗收證明人 黏存單註明逕付廠商、收據受領人或代墊人，代墊人需為正職員工

經費核銷注意事項(4) 國內差旅費(依國內出差旅費報支要點辦理) 出差請事先申請，乘坐高鐵請於申請書註明高鐵 規定搭乘飛機、高鐵者應檢據核實列支，其餘交通工具則無須檢據 駕駛自用汽（機）車出差者，其交通費得按同路段公民營客運汽車最高等級之票價報支，但不得另行報支油料、過路（橋）、停車等費用 市區內公民營客運汽車或捷運之車費均可報支，除因急要公務者外，其搭乘計程車之費用，不得報支(報支計程車資-短程車資證明單) 住宿費：出差地點距離機關所在地60公里以上，且有住宿事實者，得在規定標準數額(簡任級1,600元，薦任級以下1,400元)內，檢據核實列支，未能檢據者，按1/2列支。 膳雜費：依規定標準數額(簡任級550元，薦任級以下500元)列報。如由出差單位供膳2餐以上者，不得報支膳費，但雜費得按每日膳雜費數額1/2報支。 參加講習訓練不得報支雜費，訓練機構確未提供膳宿者，核給往返之交通費、住宿費及按膳雜費之1/2支給膳費 火車票之手續費屬雜費涵蓋項目，不可併票價報支交通費 請以國內出差旅費報告表報支

經費核銷注意事項(5) 國外差旅費(依國內出差旅費報支要點辦理) 出國以搭乘本國籍航空公司班機為原則 保險費：因公出國原則上依外交部與臺銀人壽保險股份有限公司簽訂之之共同供應契約辦理規定 生活費：按生活費日支數額表報支，70％為住宿費，20％為膳食費(早4％午8％晚8％)，10%為零用費（包括市區火車票費、市區公共汽車票費、市區捷運車票費、個人信用卡手續費等與生活有關之各項費用）。住宿免費宿舍、過境旅館或在交通工具歇夜及返國當日，生活費按該地區生活費日支數額30％報支。生活費日支數額均以當日留宿之地區為列支數額。 於國外如已附帶供膳，生活費應依比例扣除該膳食費 未辦理結匯者，應以出國前一日（如逢假日往前順推）臺灣銀行賣出即期美元參考匯價為依據辦理報支 請以國外出差旅費報告表報支

經費核銷注意事項(6) 其他 工謮金或臨時工資應註明工作日數、支給標準及簽到記錄，清冊並說明是否為本校學生 演講費請註明演講之時數及場次表 鐘點費請註明時數及支給標準(軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定) 稿費、審查費、海報設計…等請註明字數及支給標準(各機關學校出席費及稿費支給要點) 各單位支給出席費，以邀請本機關人員以外之學者專家，參加具有政策性或專案性之重大諮詢事項會議為限。一般經常性業務會議，不得支給出席費。出席費若係屬教育部補助及委辦計畫或教卓經費，核銷時應檢附會議簽到紀錄 除定期發行刊物外，本機關人員，撰述、翻譯或編審者，不得支給稿費（含審查費） 行政院「各機關聘請國外顧問、專家及學者來台工作期間支付費用最高標準表」報酬已含酬金及生活費（如住宿費），故不得另外重覆支付演講費、諮詢費、審查費、顧問費、生活費等費用 依「公務人員因公傷殘死亡慰問金發給辦法」之規定，本校人員（包括教師、職員、技工工友、臨時人員）除因公赴國外出差及文康旅遊活動外，不得投保額外保險 餐費依「本校業務相關餐費支用原則」辦理

經費核銷注意事項(7) 餐費支用原則 校內例行性及業務性質會議以不供餐為原則，惟如會議時間影響用餐或邀請外賓，則可於便當（80元）或點心(50元)擇一辦理；如有特別需求(便當、點心皆有需求)應先經簽奉核准後辦理。 校內外辦理各類會議、研討會，每人膳費半日120元為限，每日依其職等及身分以250-500元額度辦理。 各類展演茶會或校內團體性活動，其餐點（含飲料）每人以80元為限。活動規模較大，預算總金額超過１萬元者，於簽奉核准後辦理。 教學單位以學院或系所名義，辦理該單位整體師生意見或教學交流、檢討等，其餐費（含飲料）每人以250元為限，並以每學期報支一次為限，如預算總金額超過１萬元者，於簽奉核准後辦理。 全校整體性或邀請校外人士參與之年終檢討或聯席會議，每人以500元為限，每年一次為原則，應先行提列預算需求於簽奉核准後辦理。 檢據核銷要件：奉核文件、會議或研討資料、照片或簽到簿…等盡量使文件完備。

接受補助或委辦計畫收支作業流程 計畫核定及撥款通知 出納收款作業 編製收入傳票、開放系統申購權限 經費核銷申請 審核作業 (是否無訛) 編製支出傳票 出納收付作業 帳務管理作業 計畫結報及結案

計畫經費核銷注意事項 計畫經費核銷原則 接到補助或委辦計畫核定通知及撥款通知後，簽會研發處、總務處（出納組）、主計室或其他相關單位知照。 將補助或委辦單位核定之計畫經費預算表，區分人事費、業務費等，核章後送主計室登錄。編製收入傳票並開放系統申購權限。 經費核銷審核作業流程、「行政院國家科學委員會補助專題研究計畫經費處理原則」或「教育部補助及委辦經費核撥結報作業要點」等，辦理支出憑證核銷。 計畫結束經與各計畫主持人核對帳目無誤後，填報收支結算表，各計畫主持人應於計畫期限期滿3個月內完成計畫結報

國科會計畫經費核銷注意事項(課程講義P. 8-9) 國科會所撥經費(含管理費)不得用作與研究計畫無關之開支或非執行期限內之開支、慰勞或饋贈性質支出、交際應酬費用、罰款 非計畫相關人員不能報支差旅費、研討會報名費 計畫相關人員及機構內人員均不得支領出席費、審查費、工作費、主持費、引言人費、諮詢費、評論費及論文發表費等相關酬勞 研究生或大專學生如辦理休學，自學校開立休學證明書所載之日期起，不得擔任兼任助理人員。 研究生或大專學生兼任助理人員為應屆畢業生者，得視計畫需要繼續約用至完成畢業離校手續後二個月止。 專任助理：需全時間從事計畫研究工作，不得再兼任他計畫職務，在職或在學人員原則上不得擔任。 各單位獲配國科會管理費應予計畫結束後3個月內報支完畢，未支用完畢者，將收歸校方統籌支用，以利計畫結案及核算執行率。 國科會彈性支用額度(101.10.26臺會綜二字第1010071206號)

缺失案例 審計機關審核各機關原始憑證發現缺失態樣一覽表(99.6.17) 間有核定派遣出差時間為2小時、3小時、5小時、6小時等，惟膳雜費報支數額卻均以每日為報支單位。 訓練機構有提供膳宿，受訓人員自願放棄供膳宿之權利，仍請領膳宿費用。 報支住宿費及交通費之憑證，日期經勾稽有異常，如搭乘交通工具前往出差地點之日期在住宿日期之後。 廠商為統一發票使用戶卻開立普通收據。(稅務入口網－公示資料查詢） 於有線電視託播跑馬廣告，惟廣告尚未播出即已付清款項。 實際活動日與檢附餐費發票日不同；活動計畫敘明地點與結報收據地點不一致。 運動會活動地點於桃園市，卻購買位於新竹縣自助餐店之便當，財政部稅務入口網營利事業登記公示資料，該商店已撤銷營業登記。

缺失案例 國科會補助專題計畫原始憑證就地查核結果缺失(99.2.2) 部分發票上註記之品名與實際購買內容不符，有不實報支之情事。 辦理物品採購，部分統一發票未按時序開立，核與統一發票使用辦法之規定不符。 列支非屬計畫補助範圍之項目、列支屬總務管理費用或執行期限外之開支。 購置非計畫核定之研究設備、變更採購研究設備項目未循行政程序核准、或集中於計畫執行期限即將結束前購置。 業務費項下大量採購組裝電腦之配件，有規避財產管理之虞。 赴國外出差未搭乘本國籍航空公司班機，未經機關首長核定，即改搭乘外國籍航空公司班機。

缺失案例 其他 本校工讀金、差旅費、出席費、審查費等支付個人款項，應以匯入個人帳戶方式辦理，若有特殊情形，請另案簽准後辦理。 國內外差旅費報支要點：出差人員之出差期間及行程，應視事實需要，事先經機關核定。出差事畢，應於15日內檢具出差旅費報告表，連同有關書據一併報請審核。 帳外帳：某系在報支單據後附會議紀錄-”系上豬公是老師們自費影印資料存入…，依規定系上不能有內帳。 教育部補助及委辦經費核撥結報作業要點第6點第8項：本部補助及委辦計畫款項之支用，除零用金限額以下之小額付款得由相關人員墊付外，其餘均應逕付受款人，不得由計畫主持人或機關人員代領轉付。

缺失案例 其他(續) XX系12月4日報支卓越計畫誤餐費(皆報支晚餐)，用餐名單半數以上人員相同，地點卻分別在台北縣及台中市，顯然為不合理發票(收據)。 學生工讀時數請務必核實報支。 專案助理不諳核銷程序，上年度的經費本年度才核銷。 行政管理費不得支應餐費。 簽呈購案應屬專案性質之簽呈。

自籌收入提撥校務基金比率一覽表(1) 自籌收入類別 提撥行政管理費比率 節餘款繳校比率 備註 資本支出 經常支出 一、捐贈收入 100% 50% 經本校96年10月16日校務基金管理委員會審議通過。 (一)未指定用途 (二)指定用途 1.全校性發展經費、興建工程 2.給學生之獎助學金、急難救助金、社團活動 3.受贈之非現金財物得以變賣之贈賣淨額 10% 4.訓練、展演、募款、義賣、義演等活動之贈賣淨額 5.其他 二、場地設備收入 三、推廣教育收入 10%～20%

自籌收入提撥校務基金比率一覽表(2) 自籌收入類別 提撥行政管理費比率 節餘款繳校比率 備註 資本支出 經常支出 四、建教合作收入 100% 50% 經本校96年10月16日校務基金管理委員會審議通過。 １、政府機關、公民營事業機構、民間團體及學術研究機構之專案研究計畫 依建教合作機構規定或相關條約辦理 ２、其他(如：實習、訓練或實驗教學；學術、技術性服務；展演活動) 5%～20% 五、投資取得收益(扣除必要費用後)

總結 俗語說~ 熟能生巧 不恥下問 再配合常上主計室網頁查詢http://account.tnua.edu.tw/各項規定 相信您一定很快熟稔經費申請及核銷事宜

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