第二期 2011.9.21 商务英语之函电篇 Shanghai COSCON Document Service Co., Ltd.

你还在为不知如何跟海外代理邮件沟通而烦恼吗？你还在为词不达意而与他们产生误会而遗憾吗？那么了解、掌握一些必要的英语函电知识，对于你的工作会带来多大的帮助啊！所以请继续翻页

写好英文函电的四原则 正确 完整 correctness completeness 郑重 简练 courteousness conciseness 符合常用标准的、表达简洁清楚的英文函电

英文函电的基本组成 1. Receiver收件人（业务联系人） 2. Cc抄送人（一般抄送直管领导） 3. Subject主题 (简单、明了、抓住重点，方便查询） 4. Salutation称呼 5. Body of letter/Message正文 6. Complimentary close结尾敬语 7. Signature签名   介绍英文函电之前，首先我们先来了解一下系统 内公司或部门的英文吧！GO!

英文 缩略语 英文名称 中文名称 EXDV Executive Division 总经理办公室 ATDV America Trade Division 美洲贸易区 ETDV European Trade Division 欧洲贸易区 APTD Asia Pacific Trade Division 亚太贸易区 PANASIA SHIPPING Shanghai Panasia Shipping CO. LTD 泛亚公司 TSDV Trades Service Division 贸易保障部 SD Strategy Division 战略发展部 FIDV Finance Division 财务部

此表摘自中远集运编撰的《航运英语常用语缩略语汇编》 BPS Business Process & System Division 企业资讯发展部 MADV Management Division 安全技术管理部 HRDV Human Resources Division 组织/人力资源部 DICO Disciplinary Division 公司纪委/审计监督部 LAUN Labor Union 公司工会 IT Computer Technology Center 计算机中心 COSCO SHANGHAI Shanghai Ocean Shipping Company 上海远洋运输公司 COSFRE COSCO International Freight CO. LTD 中远集运中国部 （中远国际货运有限公司） 此表摘自中远集运编撰的《航运英语常用语缩略语汇编》

称呼(Salutation) 称呼是发函人对收函人的敬称，根据双方的关系以及书写习惯，考 虑适当用语，称呼与结尾敬语相配。 　1)对没有头衔的男性一般称呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：Mr. 或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若称呼多个男性，则在姓名前用 Mr. 的复数形式 Messrs. 。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布莱克兄弟公司。

2)对女性一般称呼 Mrs. ， Madam 或 Miss。Mrs 　 　　2)对女性一般称呼 Mrs.， Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前。Madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前。Mrs. 没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用 Mme. 的复数形式 Mmes. 而对以女子名字为名称的公司、企业可用 Mesdames 称呼。 Miss 多用于未婚女子，此词可缩写为 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。 　　3)对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如 Professor （缩写为 Prof.），Doctor （缩写为 Dr.）， General (缩写为 Gen.) 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。

汇总收信人称呼如下： 先生（男人）Mr. /Esq. 夫人（已婚）Mrs. 小姐（未婚）Miss 夫人、小姐统称Ms. 夫妇俩人Mr 汇总收信人称呼如下： 　　先生（男人）Mr./Esq. 　　夫人（已婚）Mrs. 　　小姐（未婚）Miss 　　夫人、小姐统称Ms. 　　夫妇俩人Mr.and Mrs. 　　两位或两位以上男子Messrs 　　两位或两位以上女子（已婚）Mesdames 　　两位或两位以上小姐（未婚）Misses 注意：称呼的第一个字母和头衔要大写。在知道收信人名字时，我们可以用：Dear Mr. Tom Miller,/Dear Mr. Miller等。称呼后的标点：Dear后一般用逗号(comma)；Gentlemen后一般用冒号(colon)，或者不用任何标点。

正文(Body of Letter/Message) 正文是业务函电的主体，是表明一封信函优劣的关键，在书写正文时应注意把握正文书写原则：三个“C” A. 清楚（Clearness）用普通、简单的词句 B. 简洁（Conciseness）20-25个字的句子 C. 礼貌（Courtesy）平等关系，不能以命令的语气 正文开头部分主要表明写信人的心情或者写信的相关信息。常用的起首语有： 1）Thank you for your letter of May 20 inquiring about…… 　　 2）Many thanks for your letter of Sept.5，2011. 3）A thousand thanks for your kind letter of June 5,2011. 4）Your kind letter of November 22th arrived this morning.

正文的主体部分书写要开门见山，简单明了，言简意赅。如：We’d like to enclose our catalogue and pricelist for your reference. 正文结束主要表达写信人的希望、愿望、要求与感谢等。常用的结束语有： 1）Awaiting your good news, 2)Looking forward to your early reply, 3)Hoping to hear from you soon, 4)We await your good news. 5)I hope to hear from you very soon. 6)We look forward to your reply at your earliest convenience.

注意：日期的写法有三种： A. 英式：日、月、年，如24 (th) June, 2004 B. 美式：月、日、年，如 June 24, 2004 C. 英美通用：无逗号间隔，如24 June 2004 在书写日期时，日子和年份用数字，而月份则不能用数字： 为什麽日子和年份用数字，而月份则不能用数字呢？答案很简单，用数字表示日期往往发生误解，一定避免。如按照英式5/4/66 是指1966年4月5日，但改为美式则为1966年5月4日。如果没人告诉你是英式还是美式，你知道这是几月几日吗？无法猜测。除此之外，应避免用Instant(本月)。在美式写法中，1st,2nd,3rd,中的st, nd, rd, th, 是不使用的，而在英国使用。如：英：2(nd) March,1987/美：March 2 1987。

结尾敬语(Complimentary Close) 业务英语函电中正式的结尾套语：Sincerely yours, Sincerely, Cordially yours, Yours sincerely, Yours truly, Yours cordially, Very truly yours, Respectfully yours， Your faithfully.

注意“Your faithfully”和“Your sincerely”，这两个的使用区别如下: 1）当收信人的姓名不知道时,用下例格式: Dear Sir ... Yours faithfully Dear Madam ... Yours faithfully 2）当已知道收信人的姓名,用下例格式: Dear Mr. Hanson ... Yours sincerely Dear Mrs. Hanson ... Yours sincerely 3）收信人是好朋友或同事,关系比较亲密,使用下例格式: Dear Jack ... Best wishes/Best regards 4）收信人是一个部门或整体时,用下例格式: Dear Sirs ... Yours faithfully

常用祝福语： Best wishes on this holiday season. 　　 　　献上最诚挚的节日祝福。 　　 　 Wishing you and yours a merry Christmas this holiday season. 　　 　　值此佳节，祝你全家圣诞快乐。 　　 　　Wishing you a beautiful holiday season. 　　 　　节日愉快。 　　 　　Happy holidays! 　　 　　节日快乐！ 　　 　　Wishing you health and happiness in the year to come. 　　 　　祝你在新的一年里健康，快乐。 　　 　　

Season’s greetings. 顺颂时祺。 Wishing you a white Christmas Season’s greetings. 　　 　　顺颂时祺。 　　 　　Wishing you a white Christmas. 　　 　　愿你有一个银白色的圣诞。 　　 　 May peace, happiness and good fortune be with you always. 　　 　　祝您年年阖第平安，岁岁满目吉祥。 　　 　　We’ve had a rather uneventful year! 　　 　　我们度过了平安无事的一年 　　 　　May the holidays fill your heart with happiness. 　　 　　祝您节日快乐。

签名(Signature) 签名（Signature）：是指发函人或公司的书信执笔人在书信上写下个人名字或公司名称。业务英语函电的签名，通常三到四行。 第一行书写公司机构名称，全部为大写字母； 第二行用于手写签名(电函可忽略)； 第三行是印刷体签名； 第四行用于发件人的头衔（如President, Director, Manager, Section chief）或所属部门。 e.g. SMITH & SON COMPANY Handwriting Edward N. Megay Manger, Sales Department

非正式一般函电也可按如下格式作为签名： Ms.（Mr.) Xiao Ming  / 小明 Tel：86-21-65701888-XXXX Email: Xiaom@coscon.com Shanghai COSCON Document Services Co.,Ltd.

其他 附件(Enclosure) 信件若有附件，应在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.，例如： 　　Enc: One Cope of Invoice 　　Encls: Grade Certificate 再启（Postscript, 缩写为 P. S.） 　　再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。

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