第三章 專案規劃 課前指引 專案管理的目的是要會想，也會要做。透過系統化的專案規劃步驟，在專案執行前，做好完善的規劃。專案執行時，更要時時定期監控專案執行績效，因應實際變化，修正專案計畫，以確保專案能圓滿達成預定目標。

章節大綱 3-1 專案規劃 3-2 專案原則規劃

3-1 專案規劃 專案管理協會PMI 定義專案管理9 大知識領域 整合管理(integrated management) 範疇管理 (scope management) 時間管理(time management) 成本管理(cost management) 品質管理(quality management) 人力資源管理(human resource management) 溝通管理(communication management) 風險管理(risk management) 採購管理(procurement management)

3-1 專案規劃 專案規劃階段最重要的事，就是要產生一份專案管理計畫書。 專案管理計畫是由好幾份計畫書所共同組成的“一組”計畫書。 專案管理的目的，是要降低重做的機率。

3-1 專案規劃 專案管理計畫書最少該包含： 範疇管理計畫書 時間管理計畫書 流程改善計畫書 成本管理計畫書 專案階段定義 專案流程 品質管理計畫書 人力資源管理計畫書 溝通管理計畫書 風險管理計畫書 採購管理計畫書 流程改善計畫書 專案階段定義 專案流程 專案變更管理 專案建構管理 專案範疇基準 專案成本基準 專案時程基準 風險登錄表 利害關係人登錄表

3-1 專案規劃 專案規劃步驟

3-2 專案原則規劃 快速省事的完成專案計劃，須要有幾個條件配合： 標準專案管理流程 完整的歷史紀錄 持續的改善 說明如後

3-2 專案原則規劃 標準專案管理流程 組織必須要有一套標準的專案管理流程，每一個專案都必須依循組織的規範去規劃、執行、監控與紀錄專案。 專案經理英雄式的管理方式，充滿個人化，其經驗與方法，完全無法複製。長遠來看，對組織沒有幫助。

3-2 專案原則規劃 完整的歷史紀錄 所有過去專案的紀錄，都要有系統的分門別類妥善儲存。 什麼樣的方式儲存，不是重點。重要的是，要能完整的儲存下來。 經過有系統的分類，使得需要時，可以很容易的找出來參考。

3-2 專案原則規劃 持續的改善 在專案執行過程中，發現既有的流程有可以改善的地方，組織要能隨時因應，加以改善。 隨著越來越多的專案完成，專案管理流程也會越來越適合組織需要。

3-2 專案原則規劃 專案管理辦公室 專案管理辦公室負責訂定組織內部專案的知識基礎、專案管理流程、專案文件樣本、歷史專案文件收集以及持續改善。 專案組合管理，由專案選擇準則的訂立、發佈、選擇專案，直到定期監控專案，也是此單位的主要工作重點。

3-2 專案原則規劃 專案管理計畫書內容都有原則性與專一性。 原則性，指的是組織內部所要求專案管理基本要遵守的原則。譬如 專案成本該如何計算？ 計算基礎與原則是什麼？ 專案變更如何處理？ 專案定期稽核多久執行一次？ 專案採購該如何提出需求？ 如何選擇廠商？ 這些原則性內容，不會因為專案不同而有太大變化。

3-2 專案原則規劃 專案管理計畫書內容都有原則性與專一性。 所謂專一性，指的是不同專案有其特殊性，不與其他專案相同的部份。譬如： 專案所要產生的產品 服務或是結果是什麼？ 專案的組織成員是誰？ 專案的成本多少？ 專案的時程為何？ 各專案之間各有不同，需由專案經理率領專案成員共同完成。

3-2 專案原則規劃 範疇管理計畫書 範疇管理計畫書用來說明專案管理範疇的方法，包括如何收集專案需求、定義專案範疇、建立工作分解結構(WBS, Work Breakdown Structure)、確認與控制範疇。 同時描述整個專案將如何管理專案的範疇，以確保所有專案內的工作都被包含在內；另外地，確保不在專案範圍內的工作，都不會在專案中被執行。範疇變更時，誰負責哪個部份？如何變更？運用哪些流程。

3-2 專案原則規劃 時間管理計畫書 描述專案在時間管理上，運用哪些流程？透過哪一種排程方法，以及利用什麼排程工具，製作專案時程？定義專案時程單位，是用天？週？還是月？在專案進行中，如何控制時程？用什麼方式去衡量進度？文件用頁數？樓層用坪數？時程差異多少內，是可以忍受的範圍？差異超過多少，需要舉旗向外求救？

3-2 專案原則規劃 成本管理計畫書 說明所使用的成本管理流程，成本所使用的單位，是台幣？還是美金？計算最小單位是元？還是萬？如何追蹤成本執行狀況？花費承認方式，是下訂單就算？或是開票就算？還是兌現後才算？成本差異多少以內，算是可以接受範圍？差異不同，是否會有不同處理模式？

3-2 專案原則規劃 品質管理計畫書 內容包括品質控制與品質保證二部分。 說明在專案中，將如何確保專案品質，以及如何確保專案可以順利成功。針對專案品質，其組織架構為何？是否要外聘顧問？或是委外辦理？專案團隊在品質上的職責為何？定義專案將會採用哪些方法，測試專案品質，測試結果如何視為通過，如果沒通過，會採取哪些補救措施。說明專案品質保證活動有哪些，頻率多高？團隊該如何配合稽核活動？

3-2 專案原則規劃 人力資源管理計畫書 說明專案團隊的組織架構， 各個職位的角色與職責(role and responsibility)，也就是權利與義務。專案的教育訓練規定，除了原來組織要求之外，是否有哪些額外的需求？專案的獎勵辦法也是屬於人力資源管理計畫書的一部分，針對專案的獎賞規定，甚至懲處辦法，都事先規劃妥當，明列於計畫書中。

3-2 專案原則規劃 溝通管理計畫書 說明專案溝通的方式，有哪些固定的會議？多久一次？哪些人該參加？怎麼進行？面對面？電話還是視訊？有沒有準備資料？誰該負責準備？除了會議，還有哪些溝通方式，譬如：撰寫進度報告，有多少不同形式，專案資助人等高階長官要看的報告、專案內的報告、廠商的進度報告、客戶需要看的進度報告，每一種不同進度報告的目的與重點是什麼？頻率多久傳送一次？報告內容的格式為何？在這些溝通方式中，採用了哪些工具？如何取得？是要費用還是免費？需不需要額外的教育訓練？

3-2 專案原則規劃 風險管理計畫書 定義專案對風險管理採取哪些流程， 說明各流程的內容。採用何種方式收集風險項目？是否需要對風險項目做定量分析？定義風險類別有哪幾種？如果採用機率與衝擊矩陣(PI matrix)，風險機率怎分配？ 風險衝擊又怎分等級？ 風險是否都要有因應措施？在風險監控上，要先規劃好，多久進行一次風險指認。除了週期性觀察，是否還需要不定期監控？

3-2 專案原則規劃 採購管理計畫書 在組織規範下，針對專案採購先做好原則性規劃。說明專案中，使用哪些流程進行採購。採購項目是否要先申請核准？不同採購金額，核准層級到哪一階？申請時需要附上哪些附屬文件？採購是否需要公開招標？投標家數有否最低限制？決標方式為最低標？合理標？還是技術標？採用哪一種合約形式？選定廠商後，該如何監控廠商進度？也應該於專案規劃時，一併考慮清楚。

3-2 專案原則規劃 流程改善計畫書 組織內專案管理流程雖是標準程序，但並不表示是完美無瑕。執行專案過程中，很可能會發覺有可以改善的地方，無論是做法、表格、文件、工具⋯等，都應該循一定流程，提出改善建議。本文件就是說明如何提出改善建議？如何審核？誰來審核？審核後如何將修正標準流程？修正後流程是要立即生效，適用於所有專案？還是只適用於新起專案？

3-2 專案原則規劃 專案變更管理計畫書 專案基準確定後，無論是範疇基準、成本基準、時程基準、品質基準，任何基準如果有需要更改，必須要經過一個嚴謹的變更管理流程。這份文件就是說明，專案變更的流程，如何提起變更需求？如何審核？誰來審核？審核後如何執行與驗證？

3-2 專案原則規劃 專案建構管理計畫書 建構管理主要是用在版本的控制上，就是當專案在進行當中，會有很多的文件產出。如何確保最新版的文件會被保存下來，當有異動發生時，也不會造成互相掩蓋的情形。對所有的更改，如何紀錄更改地方與時間。這些都會在建構管理計畫書中描述清楚。對於問題的追蹤與跟催，也是建構管理的重點。說明使用什麼工具，如何處理問題，直到被解決為止。