文書、檔案管理教育訓練 明道大學秘書處 102年08月06日
引言
大綱 公文擬辦常見問題 歸檔作業新增編碼程序 公文影像掃描新增掃描項目 常見問題提醒
公文擬辦常見問題 不知如何簽辦，宜先與主管溝通，內部達成共識再予擬辦，非以公文進行溝通。 「簽辦公文」是一門藝術，需讓批核主管由你（妳）的擬辦事項判斷此份公文是否被妥適的辦理完畢。 若為「會辦」公文，請由單位主管主簽。 教育部來文，請陳送 校長核決。
範例1
範例2
範例3
歸檔作業新增編碼程序 避免公文於歸檔過程短少而不知，每份公文每頁依序進行編碼。 編碼方式：逐頁於公文頁面右下方進行編碼（含附件），並於第1頁右上方註記總頁數。以「鉛筆」劃記，字型勿過大影響文面。範例
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公文影像掃描新增必掃項目 院務、系所務、院教評、系所教評（含通識教育中心）列入影像掃描範圍，且為永久留存。 歸檔方式：打孔後以棉線綑綁，勿使用11孔袋或膠裝，且釘書針、魚尾夾等需拿除，避免生銹加速紙張劣化速度。 紙張酸化易使紙張變黃、脆化、破碎。
常見問題提醒 I 校外來文未掛號即辦文。 紙本與公文系統未同步，往往紙本已送達秘書處，但系統流程仍留於原單位。 因個人學術專長所衍生－＞屬個人公文。 因職務所衍生－＞需掛號。 紙本與公文系統未同步，往往紙本已送達秘書處，但系統流程仍留於原單位。 流程未到，紙本放回公文櫃，俟流程送達後再予陳核。 最速件發文亦請注意流程是否已「送發」，避免因流程未傳送而無法發文。
常見問題提醒 II 校外來文自我檢核處，請依「擬辦」、「校長批示事項」辦理後，確實註記辦理結果。範例 如有回覆資料，請檢附一份完整資料併同公文歸檔。 附件一律併同公文歸檔，如有特殊需求，請先與秘書處（靜茵）聯絡。
擬：依來函進行問卷填寫，並於期限內 回寄至文化部。 如擬 是否完成？ 何時完成？
常見問題提醒 III 契約書申請用印時，負責人（代表人）處應空白，並於用印申請單勾選「校長簽字章」。 申請「在職證明」、「服務證明」用印時，用印申請單於流程送出單位前，請先將核決層級改為「依分層負責決行、校存查」，再加會人力資源室。