國立中山大學校務基金 網路請購系統應行注意事項
國立中山大學96年度收支決算
關於會計科目 1資產 2負債 3淨值 4收入 5成本與費用 輸入至7級科目 5132-321 建教合作成本-辦公（事務）用品 97年度 1-4級會計科目 代碼 等級 執行科目名稱 1000 1 資產 2000 負債 3000 淨值 4000 收入 5000 成本與費用 5100 2 業務成本與費用 5130 3 教學成本 5131 4 教學研究及訓輔成本 5132 建教合作成本 5133 推廣教育成本 5181 學生公費及獎勵金 51A1 管理費用及總務費用 51B1 研究發展費用 51B2 訓練費用 51DY 雜項業務費用 522Y 雜項費用 1資產 2負債 3淨值 4收入 5成本與費用 輸入至7級科目 5132-321 建教合作成本-辦公（事務）用品
（2）帳號申請人須對帳號善盡保管之責，牢記並定期更改密碼以防止被盜用。 一、網路使用者權限管理部份： （1）系所及行政單位或計畫主持人原曾於會計室網頁查詢帳務系統者，使用原帳號及密碼即可使用請購系統。若為新設部門或新進計畫主持人，請於會計室網頁表單內下載［一.內部審核相關表格之13.計畫帳務及預算經費網路查詢、請購帳號申請表］ (詳附件一) 經主管核章後，送交會計室辦理帳號登錄作業。 （2）帳號申請人須對帳號善盡保管之責，牢記並定期更改密碼以防止被盜用。
（3）經費授權他人使用(查詢或請購)時，被授權使用人如在網路請購系統未設有帳號者，仍須填寫「網路請購系統帳號申請表」(詳附件二)送交會計室辦理帳號登錄作業，再於系統內進行授權作業。
二、請購案類別區分適用範圍： （1）10萬元(含)以上先請購、後核銷： 金額100,000元以上經會會計室及相關主管核准之請購核銷案件。 列印表單：(A)請購時：請購單(B)核銷時：支出憑證單、分期付款表 （2）1～10萬元以下先請購、後核銷： 金額10,000元至100,000元經相關主管核准之先請購後核銷案件（不可代墊，代墊需附簽）。
（3）1萬元以下同時請購、核銷： 金額經相關主管核准同時請購核銷案件。 列印表單：支出憑證粘存單 （4）零用金同時請購核銷： 金額10,000元（含）以下之請購核銷案件。零用金請先加總相同會計科目之彙總金額.(即相同會計科目只需輸入一筆).再依序輸入經費用途.金額等. 列印表單：零用金支出彙總表.零用金支出明細表
（5）人事、差旅核銷：人事、差旅核銷案件。 列印表單：印領清冊、國內出差旅費報告表、國外出差旅費報告表。（如已先借支付款，轉正為人事費、差旅費者請執行三、有關借支（暫付款）作業程序第(2)項）。 （6）代墊款同時簽准、核銷： 金額10,000(含)元以上須簽准方可代墊之請購核銷案件，例如：國外論文發表費及網路購書等須先行墊付者。 列印表單：支出憑證單
三、有關借支（暫付款）作業程序如下： （1）借支時請於網路請購系統點選「暫付款借支及核銷」類別，選取動支經費科目、計畫代號及金額，存入請購案列印「預借收據」。 （2）暫付款轉正核銷時，請於網路請購系統購案管理，點選「原購案編號」辦理核銷，印出轉正核銷單，將原始憑證（發票、收據等）粘貼於支出憑證單上，再將轉正核銷單置於最上面一張，遞交會計室承辦人審核及轉正。(印領清冊及出差旅費報告表..方式亦同)
（3）暫付款歸墊核銷時，請於網路請購系統購案管理，點選「原購案編號」辦理核銷，印出歸墊核銷單，粘貼於預借剩餘款(或暫付款)繳回通知單上，並將歸墊核銷單置於最上面與現金一起遞交出納組承辦人辦理。
四、會計科目輸入之注意事項： （1）在請購系統中會計科目共8碼，前4位為四級科目，後3位為七級科目例:5132-321 5132為建教合作成本，後3位為辦公（事務）用品，在系統定義為此費用歸屬為建教合作成本裡的辦公（事務）用品，請謹慎選擇相對應於經費之會計科目，如對會計科目有疑慮請逕行參考四級科目表（附件三）及常用之作業基金適用用途別科目（附件四）
五、因應網路請購系統作業及減少資源浪費，請各單位配合下列事項辦理經費核銷： （1）凡校務基金各項經費動支均應透過網路請購系統辦理。 （2）本系統關於受款人管理，廠商以統一編號為其受款人代碼，個人係以其身分證字號為其受款人代碼。 （3）為應系統作業需要，請列印有條碼之表單。下載條碼字型後請至控制台->字型->檔案->安裝新字型
（4）多筆經費來源辦理同一請購案，請依各經費來源分別辦理請購，並以分攤經費最多者列印出請購單，其餘分攤經費來源明細請逐筆填入該請購單（含計畫代碼及請購單編號等），請修正請購單總金額並簽章。 （5）如有系統操作疑義，請於請購系統輔助項目服務項下之「問與答」找尋解決方案或下載訓練教材參閱。再有疑義請洽會計室各承辦人員。
部門預算及計畫代碼與科目關係 1.部門預算或各系所帳目(97Txxxx). 2.各類計畫帳務分類 建教合作(97Axxxx) 國科會(97Bxxxx) 邁向頂尖大學(97Cxxxx)[5年500億計畫] 推廣教育(97Dxxxx) 代收款(97Fxxxx) 其他作業外(97Kxxxx) 政府機關補助(97Rxxxx)