SAP Certified FI Consultant 第六章    主檔資料 蔡文賢 中央大學企管系教授 SAP Certified FI Consultant

主檔資料 壹、主檔資料 貳、價值鏈下的會計 活動 參、會計資料 肆、會計科目表 伍、會計群組 陸、總分類帳主檔 柒、調節帳戶 捌、顧客主檔 玖、供應商主檔 拾、銀行主檔 拾壹、資產主檔 拾貳、企業控制主檔

壹、主檔資料 SAP R/3 使用如下與會計有關之主檔資料 總分類帳 顧客主檔 供應商主檔 銀行主檔 資產主檔 企業控制主檔

貳、價值鏈下的會計活動 SAP R／3的財務會計(FI)模組是將企業發生的所有交易事項，用財務的方式記錄下來，而後匯總成報表。 透過企業控制(CO)模組可蒐集各成本項目，並進行經常費用、生產成本、及獲利性的計算，以利內部管理。

參、會計資料 會計資料分為兩種： 1. 主記錄（Master Records）： 包含控制交易資料如何過帳及處理的資料，可將不再需要的主檔資料加以存檔備份，但通常此類資料一直存在資料庫中以幫助日常交易的處理。

1. 主記錄（Master Records）： 這類資料包括： 總分類帳(G/L Accounts) 顧客主檔記錄(Customer Master Records) 供應商主檔記錄(Vendor Master Records) 銀行主檔記錄(Bank Master Records) 資產主檔(Asset Masters) 利潤中心(Profit Centers)成本中心(Cost Centers) 獲利性區隔(Profitability Segments) 內部訂單(Internal Orders

2. 交易記錄（Transaction Records）：

肆、會計科目表(Chart of Accounts) 會計科目表的分類： SAP R/3中有三種會計科目表 (1)作業性會計科目表(Operating Chart of Accounts) ——企業日常會計處理用 (2)國家或另類會計科目表(Country or Alternative Chart of Accounts) ——因應當地國家對財報的特殊需求。 (3)公司或集團會計科目表(Corporate or Group Chart of Accounts) ——企業集團編製合併報表時使用。 其中，最常用者為作業性會計科目表及公司或集團作業會計科目表。

(1)作業性會計科目表(Operating Chart of Accounts) 提供有效的總分類帳會計科目主檔紀錄定義；為平常會計處理所使用的會計科目。 每一個公司碼下只有一個作業會計科目表；但是一個會計科目表可以被不同的公司碼所使用。 有相同會計科目需要的集團子公司通常使用相同的會計科目表會計科目，會計科目表的公司碼主檔記錄資訊可在公司間複製轉用，簡化架設工作。

(2)國家或另類會計科目表(Country or Alternative Chart of Accounts) 為因應某些國家對會計科目代碼的特殊需求而設立。 使用此會計科目表時，必須將作業性會計科目表及國家會計科目表間對照的會計科目代碼輸入會計主檔中。製作報表時可選擇所需的會計科目表，但日常過帳使用作業性會計科目表。 (2)公司或集團會計科目表(Corporate or Group Chart of Accounts) 為滿足企業集團編合併報表時使用共同會計科目的需求而設立。

伍、會計群組(Account Groups) 1.會計群組分為三類： 1.總分類帳會計群組(G/L Account Groups) 2.顧客會計群組(Customer Account Groups) 3.供應商會計群組(Vendor Account Groups) 優點：將相關會計科目歸在一個群組下，以便於資料的搜尋。

.總分類帳會計群組(G/L Account Groups) 總分類帳會計群組是將總分類帳主檔資料按特徵分類、組織，當建立一個新的會計科目時，必須輸入會計群組的欄位資料。 會計群組將決定在建立與更改公司主檔記錄時的資料輸入畫面，並決定總分類帳戶代碼的區間。

總分類帳會計群組範例 每一個會計科目表至少需定義一個會計群組 創造出會計群組後， 須給予一代碼範圍，方便其辨識會計科目類別。 Change View: G/L Account Groups: Overview   Chart/accts Acct group From account To account Description Int AS 100000 199999 Fixed Assets CASH 200000 299999 Liquid funds accounts GL 300000 399999 General G╱L accounts MAT 400000 499999 Materials management accts PL 500000 599999 Income statement accounts 每一個會計科目表至少需定義一個會計群組 創造出會計群組後， 須給予一代碼範圍，方便其辨識會計科目類別。

總分類帳會計群組——欄位狀態的設定： 每一會計群組均可設定欄位狀態(Field Status)，共有四種狀態：不顯示(Suppress)、一定要輸入(Req. entry)、選擇性輸入(Opt. Entry)與僅顯示(Display)。 標準的會計科目表中有已事先定義的會計群組，供複製使用。 Maintain field status group: Overview Account control Account Management Document entry Bank/ Financial details Interest calculation Joint venture Maintain field status group: Account control Suppress Req. entry Opt. Entry Display Currency   Tax Category Reconciliation account …

陸、總分類帳主檔(G/L Master Record) G／L主檔記錄(G/L Master Record) G／L主檔包含兩個部分 (1)會計科目表部分(Chart of Accounts Segment)： 包含所有公司碼共用的會計科目表，資料不因公司碼不同而改變，如：會計科目代碼及名稱； 決定該會計科目位於資產負債表或損益平衡表上

G/L主檔包含兩個部分 G／L主檔記錄：資訊 (2)公司碼部分(Company Code Segment) 包含因不同公司碼而不同的資料；資料依公司的特定要求而異。譬如，總分類帳所用幣別會因在不同國家之分公司而有所不同。 G／L主檔記錄：資訊 決定該會計科目位於資產負債表或損益表上，以決定如何處理資產餘額（balance）。

柒、調節帳戶（Reconciliation Accounts） 調節帳戶及明細帳 調節帳戶確保明細帳及總分類帳間的及時整合。 交易發生時，雖然由對每一顧客分別設立的明細分類帳著手，但過帳時，應同時將總帳及明細帳過帳，使兩方餘額相等。 明細帳過帳時，也同時自動過帳至總分類帳。

財務會計的調節帳戶 調節帳戶定義在總分類帳主檔記錄的公司碼部分。 顧客、供應商及資產科目均可定義調節帳戶。 調節帳戶是一種總分類帳帳戶，用來將明細帳歸屬到總帳下。 當交易過帳時，調節帳戶及明細帳同時更新： 借貸科目項（line Item）保留在明細帳中。 彙總資訊保留在調節帳戶中。 不能過帳至調節帳戶。

未結項目管理（Open Item Management） 未結項目指應付帳款中未付者，及應收帳款中未收者。 調節帳戶使用明細帳未結項目為管理基礎，其餘額應等於其未結項目之和。

捌、顧客主檔(Customer Master) 顧客主檔記錄(Customer Master Record) 顧客主檔記錄包含控制交易資料如何過帳及處理的資料，其包含與顧客交易往來所需的所有資訊。 顧客主檔資料分為Client及公司碼兩部分： Client部分：包含對所有公司碼均相同的顧客資料，如：顧客名稱、地址等共同資料。共同資料不開放由各公司碼維護。 公司碼部分：儲存會因公司碼不同而不同的顧客資料。如：歸屬之調節帳戶、付款條件等。

集中維護顧客主檔記錄 顧客主檔記錄中，與FI模組有關的資料應儲存在主檔中的會計部分；與SD有關的資料應儲存在主檔中的銷售部分。 會計資料係專屬於某一公司碼的資料，而銷售資料則專屬於某一銷售組織(sale organization)、通路(distribution channel)、部門(Division)之組合的資料。 給予顧客編號時，由於總帳、FI及SD模組須一致，因此必須事先判定、協調。

顧客主檔資料之會計群組 顧客主檔資料之會計群組將決定： 顧客帳戶代碼是數字或文數字。 該群組之顧客帳戶代碼的區間。 輸入或更改顧客主檔資料時的欄位狀態。 此帳戶是否為一次性交易。

玖、供應商主檔(Vendor Master) 供應商主檔記錄(Vendor Master Record) 供應商主檔記錄包含控制交易資料如何過帳及處理的資料，其包含與供應商交易往來所需的所有資訊。 供應商主檔資料分為Client及公司碼兩部分： Client部分：包含對所有公司碼均相同的供應商資料，如：供應商名稱、地址等共同資料。共同資料不開放由各公司碼維護。 公司碼部分：儲存會因公司碼不同而不同的供應商資料。如：歸屬之調節帳戶、付款條件、付款方法等。

集中維護供應商主檔記錄 供應商主檔記錄中，與FI模組有關的資料應儲存在主檔中的會計部分；與MM有關的資料應儲存在主檔中的採購部分。 會計資料係專屬於某一公司碼的資料，而採購資料則專屬於某一採購組織的資料。 給予供應商編號時，由於總帳、FI及MM模組必須一致，因此必須事先判定、協調。

供應商主檔資料之會計群組 供應商主檔資料之會計群組將決定： 供應商帳戶代碼是數字或文數字。 該群組之供應商帳戶代碼的區間。 輸入或更改供應商主檔資料時的欄位狀態。 此帳戶是否為一次性交易。

拾、銀行主檔(Bank Master) 1. 銀行主檔資料(Bank Master Data) SAP R/3中有兩種銀行： House Banks——公司自有資金的銀行帳戶；這類銀行資料的建立是為了執行組織的現金管理。 顧客/供應商銀行帳戶(Customer/ Vender Bank Accounts)——儲存在顧客或供應商主檔記錄中的銀行資訊，用來處理自動收付款。

House Bank主檔記錄： 銀行主檔的更新時機： 一組織可以有多家House Bank，每一家銀行又可以有多個帳戶。 輸入一次性帳戶之文件(Document; 又稱為傳票)時。 輸入顧客及供應商主檔之一般資料部分時。

拾壹、資產主檔(Asset Master) 資產主檔記錄(Asset Master Record) 資產科目是在明細帳層級作維護，並透過調結帳戶與總分類帳連結。 固定資產是為供營業使用，而長期持有之資產，應記載在資產負債表上。SAP R/3透過資產主檔記錄的使用，追蹤固定資產的狀況。 資產主檔記錄包含：關於資產的一般性資料、資產取得日期、資本化日期、要過到哪個帳戶、資產價值及歷史記錄等。

資產類別（Asset Class）： 資產在建立時便被指派到某一資產類別；它是固定資產的主要分類標準。資產類別決定了： 總分類帳的科目。 資產代碼的範圍。 資產的螢幕的顯示情況 其他預設值(default value)與特性(special features)。

資產會計工作 折舊(Depreciation) 利息計算(Calculation of Interest) 資產價值評估(Asset Values) 保險(Insurance) 投資支援(Investment Support)

資產主檔資料內容 資本化日期 總分類帳的帳戶 帳戶代碼 資產歸屬之成本中心、工廠及業務範圍 座落位置 稅務資訊 折舊方法

拾貳、企業控制主檔(Controlling ) 1. 成本元素(Cost Elements) 2. 成本中心(Cost Centers) 3. 利潤中心(Profit Centers) 4. 內部訂單(Internal Orders) 5. 獲利性區隔(Profitability Segments)

1.成本元素(Cost Elements) 成本元素用來分類並指派生產資源耗用的價值，是指會計科目表中與成本有關的項目 FI使用總分類帳將資源分類；CO則使用成本元素將資源分類。

成本元素有兩類： 主成本元素(Primary Cost Elements)： 次成本元素(Secondary Cost Elements)： 主成本元素係由FI過帳來的項目，其在FI有相對應的總分類帳帳戶。 典型的主成本元素如：原物料成本、人員成本及能源成本。 次成本元素(Secondary Cost Elements)： 次成本元素僅在CO模組中存在，以分攤成本。 當建立一個次成本元素時，系統將自動檢查FI中是否有對應的帳戶，若有，則次成本元素不能建立。

2.成本中心(Cost Centers) 成本中心的功能： 成本中心為一種在控制範圍內的組織單位，用以收集在責任範圍內發生的成本。 成本中心可依功能別、作業別、空間、或相關責任區來劃分。 成本中心的功能： （1）成本決定 （2）成本控制

成本中心——主檔 成本中心主檔包含許多類型的資訊，主檔『標頭』(Header)包括：成本中心ID、成本中心被指派的控制範圍、成本中心有效期限。 『基本資料』(Basic data)包括：成本中心的名稱及說明、成本中心負責人、所屬部門。 『成本中心種類』（Cost center category）：定義成本中心的企業功能為生產、服務、銷售或管理等。

成本中心——主檔 『層級範圍』（Hierarchy area）：此欄位係指成本中心所屬之標準層級(standard hierarchy)。每一控制範圍須有唯一之標準層級，其包含該控制範圍之所有成本中心。 公司碼及業務範圍欄位：反應CO及FI間的連結關係。

3.內部訂單(Internal Orders) Overhead Orders：監控成本分攤至成本中心。 Investment Orders：監控成本分攤至固定成本 Accrual Orders：抵銷CO計算之應計成本的過帳 Orders With Revenues：顯示SD模組之顧客訂單與收入的成本控制部分。

統計訂單(Statistical Orders) 統計訂單是用來評估無法在成本元素及成本中心會計中詳細項目化的成本，其係為了統計目的而作。 同時將成本分配到統計訂單及負責的成本中心，其中僅過帳到成本中心是真實的過帳。 真實過帳的成本中心儲存在Order主檔中，系統會自動找到該成本中心，若不然，則需指定成本中心與Order

4. 獲利性區隔(Profitability Segment) 獲利性區隔可讓你以行銷與管理的觀點(而非對外報導的觀點)來進行獲利性分析。 CO-PA可讓你評估市場區隔之獲利性，區隔的標準包含：產品、顧客、訂單、或策略性企業單位，如公司碼、業務範圍、利潤中心等。

5. 利潤中心(Profit Center) 成本中心僅蒐集成本，但不包含收入，而利潤中心彙集收入與其所負責的之成本中心的成本。 利潤中心間會產生移轉價格(transfer prices)的問題。

CO資料之群集化 各種CO物件(訂單、成本中心、成本元素)均可群集為一層級架構。 群集CO資料有助於規劃及編製報表。 在建立成本中心前應先定義其層級架構。

成本中心群組(Cost Center Groups) 有相似特徵的成本中心可被群集於一個成本中心群組。 層級(Hierarchies) 標準層級(Standard Hierarchy)：指反映利潤及成本中心管理之整體結構的主要層級。 另類層級(Alternative Hierarchy)：可因應編製報表、規劃及費用分攤等不同目的而建立的另一層級架構。

內部訂單的層級架構(Hierarchies for Internal Orders) 將內部訂單加以群集化可促進規劃及編製報表的效率。 與成本中心相異處：不需要標準層級。