第十三章 資料表格化與整理：Excel 2000的使用 計算機概論編輯小組

大綱 啟動Excel 2000 離開Excel 2000 範例一﹕計算學生成績 範例二﹕計算公司業務報表 其他功能 提供使用者將文字﹑數值﹑及各式各樣的公式輸入所謂儲存格中﹐ 然後經過快速運算製成報表﹔利用繪圖精靈製作相關圖形﹔ 並且提供資料庫管理指令﹐協助使用者做好排序﹑篩選等工作。 註：本教材提到的許多指令，其執行步驟並非唯一，許多圖示按鈕亦可達到相同結果。

13.1 啟動Excel 2000 步驟：【開始】按鈕【程式集】【Excel 2000】(或捷徑圖示) 圖13.1

Excel2000視窗上的重要元素 儲存格（Cell）﹕儲存格是Excel 2000存放資料的基本單位﹐儲存格可以存放標記（即一般文字）﹑數值﹑及公式。 活頁簿（Book）﹕我們每開一個新的Excel 2000檔案﹐通常是指開啟一個活頁簿﹐而一個活頁簿包括許多各式各樣工作表。 工作表（Sheet）﹕也稱為試算表﹐提供使用者輸入及處理資料的場所。 現用工作表﹕目前正在使用的工作表。 功能表﹕是Excel 2000指令的中樞﹐一共有檔案﹑編輯﹑檢視﹑插入﹑格式﹑工具﹑資料﹑視窗﹑說明等九個選項。 列﹑欄號﹕每一個儲存格都有相對應的欄列號﹐例如最左上角儲存格的欄號是A﹐列號是1﹐則稱此儲存格是A1。 工具列﹕將一些常用的指令﹐利用簡單易懂的圖示按鈕﹐提供使用者快速的選擇欲執行的指令。 資料編輯列﹕可以顯示目前游標所在的儲存格的欄﹑列號（例如A1﹑B2等）以及該儲存格的資料。 註：請對照上頁圖13.1 ，並詳見下面各頁之說明

Excel 2000視窗上的重要元素(續)-功能表 檔案選項:包含開啟新舊檔案﹑儲存檔案﹑設定列印格式及結束等。 編輯選項:主要負責編輯工作表的內容﹐包含復原﹑剪下﹑複製﹑貼上。 檢視選項:提供使用者選擇顯示工作表的屬性﹑以及選擇是否將各類工具 列顯示在視窗上等功能。 插入選項:提供使用者選擇插入各式各樣的資料﹐例如空白的列或欄﹑各 種函數﹑圖表及圖片等。 格式選項:設定儲存格及工作表之各種格式﹐例如欄列的高度及寬度等。 工具選項:提供使用者拼字﹑搜尋﹑及保護資料等工具。 資料選項:幫使用者對工作表上的資料做排序﹑篩選及分析等。 視窗選項:提供工作表視窗之分割﹑凍結﹑重排等 說明選項:提供Excel 2000的解釋與說明。

Excel2000視窗上的重要元素(續) -列﹑欄號工具列資料編輯列

13.2 離開Excel (1)檔案(F)功能表的【結束】 (2)Excel圖示選單的【關閉】

13.3 範例一﹕計算學生成績 本例是一個老師要計算學生成績的範例。這位老師一共有若干個班級﹐每一個班級的成績統計放在一個工作表上。然後這位老師把所有班級的成績放在一個活頁簿上。 開啟一個新檔以便存放活頁簿。 (圖13.5) 選擇一個工作表﹐以輸入一個班級的成績。(圖13.6) 輸入標題（包括班級名稱﹑科別）(圖13.7) 輸入“小考”﹑“期中考”﹑“期末考”﹑“學期成績”﹑“姓名”等標記。(圖13.8)

範例一﹕計算學生成績(續) 輸入所有學生姓名及各項成績。(圖13.9) 利用數學公式算出每位學生的學期成績。(圖13.10-13) 利用數學公式算出所有學生的學期平均成績。(圖13.14~17) 利用排序工具將學生成績由高而低排好。(圖13.18~19) 重覆2-8步驟﹐輸入其他班級的成績工作表。 將結果存檔。(圖13.20)

開新檔案、選擇並命名一個工作表 開新的活頁簿 當使用者開啟Excel時﹐系統給一個預設的新活頁簿，例如BOOK1等。 利用【檔案(F)】選單的【開新檔案】開新的活頁簿。 工作表重新命名 例如在Sheet1(欲更改的工作表)上快按二下滑鼠﹐輸入新的名字即可。 圖13.6

輸入標題及適當的標記 儲存格（Cell） 是Excel存放資料的最小單位。 存放的資料如果是標記（文字）﹐系統預設會靠左（數字會靠右）。 如果想置中﹐先選擇儲存格﹐再按【置中】圖示按鈕 資料編輯列顯示使用者輸入的資訊﹐同時它的左邊會出現圖示按鈕 圖13.8

輸入所有學生姓名及各項成績 資料輸入後欲更改某一儲存格的資料方式 移至欲更改的儲存格上，重新輸入正確的資料﹐然後按【Enter】。 在欲更改的儲存格上快按二下滑鼠左鍵(或F2功能鍵)﹐然後移動游標到欲更改的位置﹐進行更改工作。之後利用或確認或取消 圖13.9

利用數學公式算出學生的學期成績 公式可由使用者自行輸入 或Excel提供的現成函數（例如三角函數、統計、資料庫等） 公式用到的相關儲存格的值也可以是其他公式，但不可以是標記文字， 儲存格的最前面要加上“+”或“=”號，否則會被誤認為文字標記。例如不可以只輸入C5*0.3+D5*0.3+E5*0.4 正確的是+C5*0.3+D5*0.3+E5*0.4 算完第一位同學學期成績的結果 圖13.10 圖13.11 算完第一位同學學期成績的結果

利用數學公式算出學生的學期成績(續) 計算其他同學的成績（放在F6…F24儲存格上） 更改分數 先將儲存格游標移到F5上，按一下複製圖示。然後複製到F6至F24 F6、F7的公式，分別是+C6*0.3+D6*0.3+E6*0.4及+C7*0.3+D7*0.3+E7*0.4。餘此類推(圖13.12) 更改分數 更改學生1的期末考分數(圖13.13) 圖13.12 圖13.13

利用數學公式算出學生的學期平均 庫存函數:【插入】功能表 單的【函數】選項(圖 13.14-15) 直接輸入函數的方式(圖 13.16) 結果(圖13.17) (圖13.14) (圖13.15)

利用數學公式算出學生的學期平均(續) 圖13.16直接輸入函數 圖13.17 計算各項平均值的結果

利用排序工具將學生成績排好 依照學期成績由高到低順序排列﹐步驟如下﹕ 選擇範圍(B4到F24) 選擇【資料】【排序】選項-->【排序】的對話方塊 選擇排序條件 圖13.18 圖13.19

將結果存檔 首先重覆2-8步驟﹐輸入其他班級的成績工作表 將結果存檔 執行【檔案(F)】選單的【儲存檔案】﹐即可將結果存檔 圖13.20

13.4 範例二﹕計算公司業務報表 一個公司要計算公司業務報表。這家公司有若干部門﹐將每一個部門一年四季的業績統計放在一個工作表上﹐再利用Excel繪製統計圖。然後把所有部門的業績統計放在一個活頁簿上。 開啟一個新檔以便存放活頁簿。 選擇一個工作表﹐以輸入一個部門的業績統計。 輸入標題（包括部門名稱等）。 輸入各種商品﹑一年四季等標記。 輸入各種商品﹑一年四季的業績情況。 利用數學公式算出各項小計資料 (以上步驟與上節相似結果見圖13.21)

範例二﹕計算公司業務報表(續) 繪出各種商品業績分佈圖。(圖13.22-42) 重覆2-7步驟﹐輸入其他部門的業績統計及繪出各種商品業績分佈圖。 將結果存檔。 圖13.21

商品業績分佈圖的製作(I)直條圖 選擇與繪圖相關之儲存格區域(B3到F7)﹐如圖13.22所示。 選擇【插入】選擇表單的【圖表】選項。 依【圖表精靈】對話方塊4個步驟完成繪圖的工作 步驟1:圖表類型(如圖13.23)。此時以按著【按住不放可預覽】按鈕﹐可先睹為快(圖13.24) 步驟2:圖表資料範圍(如圖13.25) 資料範圍出現﹕”靜宜科技!$B$3:$F$7”﹐靜宜科技是工作表名稱﹐而$B$3:$F$7是B3到F7的絕對參照儲存格位置 數列資料有【列】(圖13.25)與【欄】(圖13.26) 步驟3:圖表選項(如圖13.27)。包括圖表標題、X及Y軸座標標題、圖例放置的位置(上方﹐如圖13.28所示；右方﹐如圖13.27) 步驟4:圖表位置(如圖13.29) 圖表存成另一新的工作表﹔ 或與工作表放在一起(如圖13.30)

商品業績分佈圖的製作-直條圖(I) 圖13.22 選擇B3到F7為繪圖的來源 圖13.24按著【按住不放可預覽】 圖13.23 圖表精靈—步驟4之1﹕圖表類型選定

圖13.25 圖表精靈—步驟4之2﹕選擇圖表資料範圍；數列資料取自【列】 商品業績分佈圖的製作-直條圖(II) 圖13.26 圖表精靈—步驟4之2﹕數列 資料取自【欄】 圖13.25 圖表精靈—步驟4之2﹕選擇圖表資料範圍；數列資料取自【列】

圖13.27【圖表精靈-步驟4之3-圖表選項】對話方塊的選擇標題部分 商品業績分佈圖的製作-直條圖(III) 圖13.28選擇圖例放置的位置﹕置於上方 圖13.27【圖表精靈-步驟4之3-圖表選項】對話方塊的選擇標題部分

商品業績分佈圖的製作-直條圖(IV) 圖13.29 【圖表精靈—步驟4之4-圖表位置】的對話方塊 圖13.30 將完成的圖表與靜宜科技工作表放在一起的畫面

商品業績分佈圖的製作-內容更動 儲存格的內容更動時﹐相關的儲存格﹑圖表等也會改變(如圖13.31) 修改圖形﹐例如標題部分的字大小，步驟如下： 用滑鼠選擇標題部分﹐如圖13.32所示。 快按二下滑鼠﹐在如圖13.33所示之對話方塊﹐選定字型﹑字型樣 式﹑大小等欲更改之部分﹐然後按確定。結果在圖13.33。 圖13.31

圖13.33 選定字型（標楷體）﹑字型樣式（斜體）﹑大小（14） 商品業績分佈圖的製作- 內容更動(續) 圖13.32修改標題步驟一﹕選擇標題部分 圖13.33 選定字型（標楷體）﹑字型樣式（斜體）﹑大小（14） 圖13.34完成修改的結果

89年度第一季各項產品佔該季營業額比例分佈圖-環圈圖 本圖製作過程和上個例子類似﹐僅簡述重要圖表 選擇資料來源﹕C3到F4(圖13.35 ) 【圖表精靈-步驟4之1-選擇的圖表類型】:標準類型的環圈圖(圖13.36) 按著【按住不放可預覽】按鈕﹐先睹為快(圖13.37) 【圖表精靈—步驟4之2 】 ﹕選擇圖表資料範圍(圖13.38) 【圖表精靈-步驟4之3-圖表選項】對話方塊的選擇標題圖(13.39) 選擇資料標籤選項-顯示百分比(圖13.40) 【圖表精靈—步驟4之4-圖表位置】的對話方塊(圖13.41) 將完成的圖表與靜宜科技工作表放在一起(圖13.42 )

環圈圖(I) 圖13.35 選擇資料來源 圖13.37【按住不放可預覽】 圖13.38 圖表精靈—步驟4之2 ﹕選擇圖表資料範圍 圖13.36 圖表精靈-步驟4之1-選擇圖表類型

環圈圖(II) 圖13.41 圖表精靈—步驟4之4-圖表位置 圖13.40選擇資料標籤選項-顯示百分比 圖13.42完成的圖表 圖13.39 圖表精靈-步驟4之3-圖表選項:選擇標題 圖13.41 圖表精靈—步驟4之4-圖表位置 圖13.40選擇資料標籤選項-顯示百分比 圖13.42完成的圖表

保護工作表(I) 步驟: 選擇【工具】選擇表單的【保護】選項的【保護工作表】。使用者輸入密碼, 如圖13-44 系統會再要求確認，如圖13-45 工作表改變 選擇【工具】選擇表單的【保護】選項的【取消保護工作表】 輸入正確密碼，如圖13-46

保護工作表(II) 圖13-44 【保護工作表】對話方塊 圖13-45【確認密碼】的對話方塊 圖13-46 【取消保護工作表】的對話方塊

凍結視窗 (I) 圖13-47 學號，平時成績，期中考，期末考，學期成績等標題不見了

凍結視窗 (II) 圖13-48 【視窗】選擇表單的【凍結視窗】選項 圖13-49 【凍結視窗】的結果

利用RANK函數排名次 圖13-50 輸入rank函數計算排名 圖13-51 計算排名的結果