公文寫作及實務

公文寫作及實務 壹、公文的基本概念 貳、公文的寫作方式 参、公文寫作實務

壹、公文的基本概念 一、公文的意義與必備條件 二、公文程式（程序及格式） 三、公文的種類 四、公文的行文系統(以本校為例) 五、公文的結構（以函為例）

壹、公文的基本概念 一、公文的意義與必備條件 (一)公文的意義：公文是處理公務的文書，即機關之間處理公務往返之文書或機關與民眾間往返之文書。 　(一)公文的意義：公文是處理公務的文書，即機關之間處理公務往返之文書或機關與民眾間往返之文書。 (二)公文必須具備的三要件 　 1.公文內容必須與公務有關。 2.公文處理者，必須至少有一方為機關或團體。 3.必須符合一定的程式(程序及格式) 。

壹、公文的基本概念 二、公文程式（程序及格式）：公文從收文、承 辦、擬稿、核稿、決行、發文，都有一定的 製作、傳遞程序；每一類公文，都有特定的 格式。 三、公文的種類共分6種 (一)令：發布行政規章；發表人事、任免、遷調、 　　　 獎懲時使用。 (二)呈：對總統有所呈情或報告時使用。 (三)咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。

壹、公文的基本概念 1. 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、 (四)函：各機關處理公務，有下列情形一之時使用： 批復時。（下行文） 　1. 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、 　　 批復時。（下行文） 　2. 下級機關對上級機關有所請求或報告時。 　　（上行文） 　3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。（平行文） 　4.民眾與機關間申請與答覆時。（平行文） (五)公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公 眾或特定對象有所曉示、宣告、勸戒、請求 時使用。

壹、公文的基本概念 (六)其他文書 1.簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關 首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。 2.開會通知單：召集會議時使用。 3.提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 4.紀錄（議程）：記錄會議經過、決議或結論時使用。 5. 書函：於公務未決階段，需要磋商、陳述及徵詢意見、 協調或通報時使用，舉凡答復簡單案情，寄送 普通文件、書刊、或一般連繫、查詢等事項行 文時均可使用，其性質不如函之正式性。

壹、公文的基本概念 6.箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回覆公務 使用。 7.聘書：聘用人員時使用。 8.證明書：對人、事、物之證明時使用。 9.證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資 格時使用。 10.契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關 係時使用。 11.定型化表單。（申請書、請假單等） 12.公務電話紀錄：公務上使用電話聯繫、洽詢、通 知的通話紀錄。

壹、公文的基本概念 13.手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時 使用。 　 13.手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時 使用。 　　14.報告：公務用報告，如調查報告、評估報告；或 機關內人員就個人事務有所陳情時 使用。 15.說帖：詳述機關掌理事務辦理情形，請相關機關 或部門予以支持時使用。 　　16.節略：對上級人員略述事情大要，亦稱綱要。起 首用「敬陳者」，末署「職稱、姓 名」。 ※本校最常使用的文書種類為函、簽、書函，函與書函 之最大區別為：「准駁性」的公文不能使用書函。　

壹、公文的基本概念 四、公文的行文系統(以本校為例) (一)上行文：兩機關有隸屬關係，下級行文給上級，行文語氣應恭敬。 　(一)上行文：兩機關有隸屬關係，下級行文給上級，行文語氣應恭敬。 　　　例：本校　　 教育部；師大附中　 本校 　(二)下行文：上級機關行文所屬下級機關，語氣宜謙 和。 　　　例：教育部　　 本校；本校　　 師大附中 　(三)平行文：同級機關或無隸屬關係的機關或機關與人民間的公文往復，行文語氣宜不卑不亢。 　　　例：本校　 　其他學校、行政院國家科學委員會、行政院衛生署、行政院農業委員會、外交部、台北市政府、個人等。

壹、公文的基本概念 五、公文的結構（以函為例） (一)發文機關：製作本件公文的機關，應用全銜。 (二)地址、聯絡方式：發文機關的地址及承辦人資料。 (三)受文者：行文對象。 (四)發文日期及發文字號：由收發文單位統一處理。 (五)速別：希望受文機關辦理之速別，有「最速件」、 　　 「速件」、 「普通件」三種。 (六)密等：有「絕對機密」、「極機密」、「機密」、 「密」四種，如非密件，則不須填註。 (七)附件：必須註明名稱及數量。

壹、公文的基本概念 (八)本文 1.主旨：是全文的精要，說明行文的目的與期望，應具 體扼要，不可分項分條。凡案情簡單者，可用 「主旨」一段完成。 2.說明：就事實來源或理由，詳細敘述，可分項敘述。 3.辦法：無法在「主旨」中向受文者提出的要求，在本 段列舉。可因內容改用「建議」、「擬辦」、 「核示事項」等名稱。 (九)正本：行文之對象填列於此。 (十)副本：涉及之相關機關、單位或個人。 (十一)署名：以發文機關首長在公文最後一行簽署職銜 和姓名或加蓋職章。 (十二)印信：為防偽造及變造，公文需蓋用印信或首長 簽署。

貳、公文的寫作方式 一、寫作要領 二、常用公文用語 三、公文寫作應注意事項

貳、公文的寫作方式 一、寫作要領（擬辦公文的來源：被動收到他機 關的來文或本機關主動去文。） (一)認清對向：收文單位為何？發文單位是那 　(一)認清對向：收文單位為何？發文單位是那 一個？立場確定，才能以適當 的語氣及程式寫作。 　(二)了解案情：對案情詳加規劃，徹底瞭解， 衡情酌理，提出具體要求，即 公文的主旨。

貳、公文的寫作方式 (三)解釋清楚：「為什麼要這樣做？」，即公文的「 說明」部份，宜條理分明。 (三)解釋清楚：「為什麼要這樣做？」，即公文的「 說明」部份，宜條理分明。 　(四)措辭簡要：提出具體可行的辦法或建議，提綱挈 領，簡潔扼要，清楚表達主題或訴求 ，即公文中的「辦法」或「建議」。 (五)態度中正平和：上行文要恭謹誠懇，平行文宜 不卑不亢，下行文宜溫和真實。 (六)公文用語宜簡鍊，敘述應正確、清晰，擬文要 可行，辦文宜迅速。

貳、公文的寫作方式 二、常用公文用語 (一)稱謂語－對受文者稱呼或自稱用語 　(一)稱謂語－對受文者稱呼或自稱用語 　　　1.有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」(教育部稱本 校「貴校」)；下級對上級稱「鈞」(本校稱教育部「 鈞部」)；自稱「本」。 　　　2.對無隸屬關係之機關：上級稱「大」(本校稱立法院「 大院」)，平行稱「貴」，自稱「本」。 　　　3.對機關首長：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下 級對上級稱「鈞長」（本校校長稱教育部長「鈞長」 ；本校同仁稱校長「鈞長」)，自稱「本」或「職」。

貳、公文的寫作方式 (二)請示語：請問、請教之衡量用語，如「是否可行」 之處」等。 4.機關（或首長）對屬員稱「台端」。 　　　4.機關（或首長）對屬員稱「台端」。 　　　5.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」，對 團體稱「貴」，自稱「本」。 　　　6.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為 「貴機關」或「貴單位」。 　(二)請示語：請問、請教之衡量用語，如「是否可行」 　　 、「是否有當」、「是否合宜」、「可否 　 　 　 之處」等。

貳、公文的寫作方式 　(三)期望及目的語：每件公文都有一定的期望及目的 ，所以在「主旨」的最後用語，請求對方（受文者 ）鑒查、核示、辦理或轉行，它含有請求及期望之 意。如對上級機關或首長用「請　鑒核」、「請　 核示」； 對平行機關用「請 查照」；對下級機 關用「請　查照」、「請　照辦」、「請　辦理見 復」等。 　(四)准駁語：上級機關對下級機關審核各項規定或平行 機關答覆請求時所作的用語叫做「准駁語」包括： 　　1.允准語－如「應予照准」、「准予備查」、「敬 表同意」。 　　2.駁復語－如「應予不准」、「應予緩議」、「礙 難同意」。

貳、公文的寫作方式 三、公文寫作應注意事項 (一)寫「主旨」時，應注意事項 　(一)寫「主旨」時，應注意事項 　　　1.內容力求具體扼要，敘述內容不分項，一 段完成，用以說明行文目的與期望。 　　　2.以本校行文教育部為例，稱謂語要用「鈞 部」，鈞字前要空一格。主旨段後之期望 詞語可套用：「請　鑒核」、「請　核備 」、「請　核撥」、「敬請　鑒准核銷」 、「敬請　鑒核示復」等。

貳、公文的寫作方式 (二)期望語應空格的寫法、意義及行文層級 請 鑒核：請閱鑒核定。（上行） 請 核示：請核准示知。（上行） 　(二)期望語應空格的寫法、意義及行文層級 請　鑒核：請閱鑒核定。（上行） 請　核示：請核准示知。（上行） 請　核備：請核准備查。（上行） 請　備查：請存備查閱。（上行） 請　核撥：請核准撥付。（上行） 請　鑒准核銷：請閱鑒並核准報銷。（上行） 敬請　鑒核示復：請閱鑒核准並回復示知。（上行） 請　查照：請查明而依照辦理。（平行） 請　同意惠復：請同意惠予回復。（平行） 請　查照惠允：請查明同意依照辦理。（平行） 請　查照辦理見復：請查明依照辦理並回復。　　　　　 （平行）、（下行）

貳、公文的寫作方式 (三)在「說明」段內應注意事項 1.若說明段內沒有項目可分，就不必起另外一行， 直接從「說明：」後開始敘述。 　(三)在「說明」段內應注意事項 　　1.若說明段內沒有項目可分，就不必起另外一行， 直接從「說明：」後開始敘述。 　　2.說明段內容可分幾項來說明，其順序應按照一、 二、三→（一）、（二）、（三）→1、2、3→ （1）、（2）、（3）等等。其位置要隔行在 「明」之下方開始標示起，最多3至5項；宜摘述 重點，不宜長篇大論。 　　3.說明段中，其分項內容過於繁雜或含有表格型態 時，則應編列為附件。

貳、公文的寫作方式 (四)公文中「鈞」 「貴」 「台端」等字之擺放方式 (五)公文中經常出現的統一用字 一些少見字、古字、符號等應避免使用。 　(四)公文中「鈞」 「貴」 「台端」等字之擺放方式 　　1.如在一行中間，前應空一格。 　　2.如出現在一行之首，則不必空格。 　　3.如出現在標點符號之後也不用空格。 　(五)公文中經常出現的統一用字 　　　一些少見字、古字、符號等應避免使用。 如:詧、讎、&、VS.。

貳、公文的寫作方式 (六)數字使用規則:以阿拉伯數字書寫之狀況 1.日期、時間：99學年度、 21世紀、延後2週辦理 　(六)數字使用規則:以阿拉伯數字書寫之狀況 　　1.日期、時間：99學年度、 21世紀、延後2週辦理 　　2.序數：第2會議室、第6會期、第1階段、第1優先 　　3.發文字號、編號：師大人字第097001230號函、附件1 　　4.計量單位、統計數據（百分比、金額、人數、比數 等）: 80%、6億3,951萬2,456元、 60人、1:3 　　5.地址、電話：10610台北市和平東路1段162號

貳、公文的寫作方式 6.法規內容之引述或摘述：依○○辦法或施行 細則第15條規定辦理。 　　6.法規內容之引述或摘述：依○○辦法或施行 細則第15條規定辦理。 　　7.錢幣：應加幣別，金額應用阿拉伯數字寫法 ，最後一定要加上「元」字。如：新臺幣1億 2,345萬6,789元。 　　8.公文中提及「支票壹紙」、「領據參紙」等 ，一律改由阿拉伯數字表達，如：支票1紙， 領據3紙。

貳、公文的寫作方式 (七)數字使用規則:以中文數字書寫之狀況 1.描述性用語 一次補助； 一次退休金； 三大討論主題； 前一年； 　(七)數字使用規則:以中文數字書寫之狀況 　　1.描述性用語 一次補助； 一次退休金； 三大討論主題； 前一年； 一分子； 第三部門； 公正第三人； 國小三年級； 會計系二年級； 第二專長； 每一位同仁； 一套規範。

貳、公文的寫作方式 2.慣用語（如星期、比例、概數、約數）： 7月21日(一)→7月21日(星期一或週一)； 　　2.慣用語（如星期、比例、概數、約數）： 　　　7月21日(一)→7月21日(星期一或週一)； 正月初五；　　　三軍部隊；　　　三讀通過； 　　　約三、四天；　　二三百架次；　　幾千萬分之一； 七千餘人； 二百多人。 　　3.法規制定、修正及廢止案之公文書：例如「修正『事務 管理手冊』財產管理第十五點，並自發布日生效。」前 述條文有關法規之作業時，其內容數字部分不宜更動。 　　4.專有名詞：三國演義、伊麗莎白二世、五南書局。

貳、公文的寫作方式 (八)正、副本受文者（行文單位）的寫法 如：國科會→行政院國家科學委員會 中教司→教育部中等教育司 　(八)正、副本受文者（行文單位）的寫法 　　1.校外機關應寫全銜。 如：國科會→行政院國家科學委員會 　　　 　中教司→教育部中等教育司 僑教會→教育部僑民教育委員會 農委會→行政院農業委員會 原民會→行政院原住民族委員會 衛生署疾管局→行政院衛生署疾病管制局 環保署→行政院環境保護署

貳、公文的寫作方式 2.中央機關先寫，地方機關其次，個人再次之。 如：教育部、新竹市政府教育局、○○○教授 　　2.中央機關先寫，地方機關其次，個人再次之。 如：教育部、新竹市政府教育局、○○○教授 　　3.校內單位列最後，但應稱「本校」，不用再寫全 銜；而第1個校內單位必定要寫「本校」二字，以 後單位可不再寫本校。 　　4.副本不能排列1、2、3 　　 Ｘ 副本：1.出納組 2.英語系 3.國語中心 　 Ｏ 副本：本校出納組、英語系、國語中心

貳、公文的寫作方式 　　5.行文正本給「教育部」、副本「教育部高教司」或 「教育部顧問室」等，此種寫法會造成一案多文， 反而使受文機關內部分文及辦文時間拖延與資源浪 費。 　 　Ｘ　 正本：教育部 　　　　　 副本：教育部高等教育司、技職教育司、 中等教育司○○○科長　 　Ｏ　 正本：教育部 　 6.對上級機關，為示尊重，以不發送副本為宜。

貳、公文的寫作方式 (九)處理附件應注意之事項 1.附件應檢點清楚，隨稿附送，並用「檢送」、「檢 附」、「附陳」等字樣敘明附件名稱及份數。 　(九)處理附件應注意之事項 　　1.附件應檢點清楚，隨稿附送，並用「檢送」、「檢 附」、「附陳」等字樣敘明附件名稱及份數。 　　2.附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、… 　　3.來文過長無法摘敘時，應列為附件。 　　4.附件以附給正本收文者為主，副本機關或單位如需 給附件，應在副本項內之機關或單位名稱後註明(含 附件) 。

貳、公文的寫作方式 (十)「附件」在公文的表示方式 1.如主旨、如說明、如說明一、………。 2.直接註明附件名稱及數量。 　(十)「附件」在公文的表示方式 　　1.如主旨、如說明、如說明一、………。 　　2.直接註明附件名稱及數量。 　　3.附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「發文時 附件請洽承辦人洽取」字樣，以利發文單位人員 聯絡索取後併公文發出。 　　4.有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註 明「文先發，附件另送」，並與發文單位聯繫， 洽知發文號碼，備於補送附件時註明。「附件另 寄」亦類此。 5.無。

貳、公文的寫作方式 (十一)撰寫「簽」及「函（稿）」的一般原則 「簽」及「稿」的性質 (1)「簽」是幕僚對長官處理公務表達意見，以供上級了解案情，並作抉擇之依據，所以「簽」是　「人對人」的公文。 (2)「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。 「簽」與「稿」的關係 (1)先簽後稿：先上「簽」說明案件的處理意見，等長官核示後，再依照指示撰寫公文稿，多使用在法令、政策性、重大興革、重要人事財務案件。

貳、公文的寫作方式 (2)簽稿並陳：簽與稿同時遞送上級核決，使用在 下列情況之一： (2)簽稿並陳：簽與稿同時遞送上級核決，使用在 下列情況之一： 1)文稿內容需另為說明，或對有關案件以往處理情形 須加分析敘述的案件。 2)依法准駁，但案情特殊，須加說明的案件。 3)須限時辦發，來不及先行請示的案件。 (3)以稿代簽：直接以文稿代替「簽」遞送上級核 決，用於一般案情簡單，或例行承轉的案件。

参、公文寫作實務 一、慣例 二、常見謬誤 三、公文傳送宜注意事項 四、公文處理的理念與技巧　

参、公文寫作實務 一、慣例 (一)通函校內各單位之公文校長不署名（即不蓋校長簽名章），改以校章或校戳代之。 　(一)通函校內各單位之公文校長不署名（即不蓋校長簽名章），改以校章或校戳代之。 　(二)各單位不得以單位具名對校外行文。 　(三)校長請假、公出、事假、出國時，代理順位為：副校長、教務長、學務長、總務長，目前署名方式： 　　　校　長　張○○出國 　　　副校長　鄭○○代行 　(四)致教育部或其他部會之公文，不以其所屬之各級單位為正本受文者。

参、公文寫作實務 (五)附件需用印者，務於函稿頁明顯處註明(或浮 貼黃單註明)。 　(五)附件需用印者，務於函稿頁明顯處註明(或浮 貼黃單註明)。 　(六)裝訂線上或其左，不宜簽註意見，因歸檔裝訂 後不易查閱。 　(七)副本受文者有本校若干單位時，只冠一個「本 校…」即可。 　(八)校內單位間，不以校函行文，如教務處請各單 位繳交資料或華研所參觀國語中心，以電話洽 妥或以單位具名之書函告知之即可。　

参、公文寫作實務 (九)同案分行若干單位，惟因時間人數等資料有異時， 請以一稿發文，勿以多稿分行，另以附表分註各單 位情形即可。 　(九)同案分行若干單位，惟因時間人數等資料有異時， 請以一稿發文，勿以多稿分行，另以附表分註各單 位情形即可。 　(十)會稿單位附簽之意見宜置於主簽之後，以免主從難 分。 　(十一)致教育部之公文，由校長署名並蓋職章（官章） ，致無隸屬關係單位之公文蓋校長簽名章。 （本校各種印信用途） 　(十二)通知全校各單位之公告性公文，可多利用電子佈 告欄公佈，以節約資源。惟事關同仁權益之公文 或重要資訊，建議仍以紙本行文，並輔上網通知 ，俾不致漏知。

参、公文寫作實務 二、常見謬誤 (一)對校外行文常自稱「本系、本所、本中心」。 (二)說明與主旨錯置，或有主旨過分冗長致字數遠 超過說明者。 　(一)對校外行文常自稱「本系、本所、本中心」。 　(二)說明與主旨錯置，或有主旨過分冗長致字數遠 超過說明者。 　(三)對教育部稱「貴部」；報教育部公文主旨後用 「請　查照」。 　(四)自稱「師大」或「國立臺灣師範大學」。 　(五)錯別字：如「興趣」誤為「性趣」、「鈞部」 誤為「均部」、「領據1紙」誤為「領據1只」。

参、公文寫作實務 (六)「學士班」誤為「大學部」，正確敘述方式為「教育學 系學士班」或 「物理學系博士班」；若為獨立研究所 則為「資訊教育研究所碩士班」。　 (七)復函未引述來函日期或文號。　 (八)簽案時，在主旨後使用「請　查照」；在「敬陳　校長 張」後加「 ○ ○ 」。（註：在擬稿時，為簡化起見， 稿末校長職銜後可僅書姓，名字以○ ○表示，此含尊重 諱稱其名之意，不可與簽案混淆。） (九)正、副本受文單位以簡稱稱之如：國科會、農委會、文 教處、中教司等。 　　（註：行政院所屬各部、會、處、局、署及各省市政府 中，除外交、財政、經濟、教育、內政、法務、交通、 國防八部，蒙藏委員會、僑務委員會及各省市政府，其 全銜不必冠上「行政院」外，其餘都要冠上「行政院」 三字。）

参、公文寫作實務 ※範例1、範例2、範例3、範例4、範例5 (十)會議紀錄未列主席、紀錄人、出列席者。 (十一)陳核空間狹窄，校長、副校長幾無批示空間。 (十二)上行函與平行函並列為正本受文者，如：報教育 部函與致高中函在同一函中並列為正本受文者。 (十三)期望語如「請　核示」、「敬請　鑒核」在「主 旨」段敘明後，又在「說明」段內重複。 ※範例1、範例2、範例3、範例4、範例5

参、公文寫作實務 三、公文傳送宜注意事項 (一)會稿；本校慣例會計室為最後之簽稿送會單位，若送會單位 較多時，宜採用「簽稿會核單」。 　(一)會稿；本校慣例會計室為最後之簽稿送會單位，若送會單位 較多時，宜採用「簽稿會核單」。 　(二)常有最速件在各單位旅行多時，送到秘書室則十萬火急，佇 立在旁要求立刻判行情況，請儘量避免。　 　(三)常發生收到來文逕行收入抽屜遺忘處理、遺失、未辦理或來 文應辦未明察，逕行陳閱存查者，甚至逕將附件寄回發文單 位，而將來文自行收存情形。 　(四)同仁應詳閱「本校分層負責權責劃分表」(可至秘書室網頁 瀏覽)，了解各類案件判行層級，以增進公文傳送之效率。 　(五)送秘書室批閱公文，務請點收文，以免遺失，並便於追蹤。 　(六)公文送出後，應注意追蹤至結案為止。

参、公文寫作實務 四、公文處理的理念與技巧 (一)注重溝通：凡事宜先協調有共識後，再見諸文 字。 　(一)注重溝通：凡事宜先協調有共識後，再見諸文 字。 　(二)處事心平氣和：切忌意氣用事，不宜藉公文 打「筆戰」，或歸責於其他單位，更不可在 對外公函內寫明因本校他單位之誤而致此。 　(三)多請教資深同仁，並參閱相關書籍(行政院秘 書處出版之「文書處理手冊」或坊間之中文 應用文)。 　(四)如有疑難可調卷參考，如仍存疑，亦可逕電 來文單位詢明原委。

参、公文寫作實務 (五)不宜永遠依循以前之做法，而要隨時空環境之改變，做適當的調整及創新。 (六)任勞任怨，不推諉塞責，勇於承接新事物，接受挑戰，不怕接辦新案。 (七)同仁相處以和為貴，職務無尊卑之別，總以彼 此尊重為原則。 (八)樂於與同仁分享相關經驗，以團隊榮譽為重。

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