四象限工作分析法

第一讲　 四象限工作分析法的由来 ――波士顿咨询集团法

　　波士顿咨询集团法（又称波士顿矩阵、四象限分析法、产品系列结构管理法等）是由美国大型商业咨询公司——波士顿咨询集团（Boston Consulting Group）首创的一种规划企业产品组合的方法。

　背景资料：60年代中后期，美国在经历了第二次世界大战普遍的繁荣时期之后，进入了一个低速、缓慢增长阶段。多数企业面临的问题是：市场容量逐渐趋于饱和；市场需求变化大，产品寿命周期缩短；劳务费用上升，资金流动性差，使企业面临的经营不确定性与不稳定性增强；竞争加剧导致企业平均收益下降。而其中对跨行业，多种经营类型的企业影响最为显著。为了寻找其中原因，波士顿咨询集团对美国57个公司的620种产品进行了历时三年的调查，从中发现一个普遍规律，即市场占有率高的公司，质量高，研究开发及促销费用占销售额的比重高，资金利润率也高；反之，市场占有率低的公司，资金利润率也低。而在差别较大的行业中，可能存在市场占有率低而收益高，或者市场占有率高而收益低的企业类型。

　　问题的关键在于要解决如何使企业的产品品种及其结构适合市场需求的变化，只有这样企业的生产才有意义。同时，如何将企业有限的资源有效地分配到合理的产品结构中去，以保证企业收益，是企业在激烈竞争中能否取胜的关键。

①销售增长率和市场占有率“双高”的产品群（明星类产品）； ②销售增长率和市场占有率“双低”的产品群（瘦狗类产品）； ③销售增长率高、市场占有率低的产品群（问号类产品）； ④销售增长率低、市场占有率高的产品群（现金牛类产品）。

现金牛类产品 明星类产品 瘦狗类产品 问号类产品 市场占有率 现金牛类产品 明星类产品 瘦狗类产品 问号类产品 销售增长率

　　在本方法的应用中，企业经营 者是通过四象限法的分析，掌握产 品结构的现状及预测未来市场的变 化，进而有效地、合理地分配企业 经营资源。也由此，四象限分析法 便经常被人们运用于企业的经营管 理中。

第二讲 四象限的工作分析法介绍

工作的两种划分 按工作的紧急程度划分 　　　有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前。有些事不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。 

【案例】 某销售经理某天工作紧急程度划分 不紧急 紧 急 紧急处理客户投诉 意外事故的紧急排除 客户拜访 确定明天的广告 接待质检人员 紧 急 紧急处理客户投诉 意外事故的紧急排除 客户拜访 确定明天的广告 接待质检人员 工作总结 修改工作流程 处理同事的一些误解 辅导下属工作 安排下一步工作 与同级部门间的协调 销售政策的修改

按照重要程度来划分 　　　重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重要的排在后。

【举例】 销售部经理的某一天工作的重要程度划分： 重要工作 不重要工作 一些文件和资料的查询 文件归档 应付无关人员 领用物品 报销差旅费 销售费用预算计划 制定部门招聘计划 拜访重要客户 工作报告总结 下达指示

“四象限”的工作分类 　　所有的工作都既有紧急程度 的不同，又有重要程度的不同。 根据这两个方面，可以将工作分 成四类

第Ⅰ象限：既紧急又重要的事项 　　　紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。例如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理临“急”不乱，能够使顾客对你的解释或处理结果接受和满意。但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件，则要考虑产品是否出了问题？销售人员的销售或服务水平是否降低？

第II象限：重要但是不紧急的事项 　　　例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定虽然非常重要，但可以拖一段时间。然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要上交或实施时才着急去做，就变成第一象限的工作——既重要又紧急。一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，由于每天忙于琐碎事务，经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量和效果也不能令人满意。

第III象限：紧急但不重要的事项 　　　销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有计划性，没有按优先原则排序，所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了主次。 

第Ⅳ象限：不紧急和不重要的事项 　不要为既不紧急也不重要 的事而花费宝贵的时间与精 力。

【事例】 　　　肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等。 　　　按照优先顺序原则即四象限原理排列上述工作事项。 

【本讲总结】 　　　本讲介绍如何运用“四象限”分析法对各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划分，一是重要性，二是紧急性。依据这两个标准，可以把工作划分为四种类型，我们应把重心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项。

第三讲　 四象限工作分析法之引申 　　　　　　――时间管理

1、你养成了为第二天要做的事做出事先安排的习惯。 2、每天上班后的第一件事是将全天工作排出顺序。 　　　请根据自己的实际情况，在每道题之后选择“是”、“否”或“说不清”。 1、你养成了为第二天要做的事做出事先安排的习惯。 2、每天上班后的第一件事是将全天工作排出顺序。 3、你经常拒绝参加对你来说没有必要出席的party。 4、对于可能打乱你一天时间安排的人，你坚决说“不”。 5、你做任何事情都习惯于为自己设定时间限制。 6、你习惯于一次性地处理大部分的文书工作。 7、你不但珍惜自己的时间，也非常珍惜别人的时间。 8、你如果为自己制订了时间计划，你总是能坚持下去。 9、你经常反思和调整自己的时间管理的方法。

自测题评分标准及结果分析 　　　选择“是”得1分，选择“否”或“说不清”得0分。如果你得8分或以上，说明你的时间管理技巧的水平较高；如果你得6分或7分，说明你的时间管理技巧处于中等水平；如果你得5分或以下，说明你的时间管理技巧水平较低，需要进一步提高。

　　　时间管理就是对时间进行 计划、监督、评估的过程。时间 管理分为个人时间管理和组织时 间管理。下面我们来谈的是个人 的时间管理。

学习时间管理的意义 （1）时间管理是职业成功的源泉。 （2）适应“快鱼吃慢鱼”的社会。 （3）增加给自己“充电”的时间。 （4）增加放松自己的时间。

时间是怎样被浪费的 （1）工作缺乏计划性。 　　　由于缺乏工作计划我们会经常把时间花在一些无关紧要的事情上，而最应花时间的任务却因时间不够而无法完成。 （2）习惯性的拖拉。 　　　主要表现为：因工作不能按时完成而拖拉，因做事犹豫不决而拖拉，因过分地追求完美而拖拉。

（3）嘴上的时间浪费。 　　　例如，热衷于请客吃饭；沉醉于谈天说地；痴迷于煲电话粥；与客户沟通不得要领，罗里罗嗦，废话连篇。 （4）不会拒绝干扰。 　　　有时我们会错误地认为满足同事、朋友或客户的所有请求，可以取悦他们，从而获得他们的支持。结果是，有求必应，不会拒绝别人的干扰。你不会拒绝，别人有事总来找你帮忙，你不但招架不住，而且你的大量时间消耗在了别人的手里。

分清任务轻重缓急 　　资料：美国一家钢铁公司的总经理常常遇到很多时间管理上的问题，比如，为什么公司总是这么忙，做事情效率总是这么低，等等。他非常想让人帮助他分析和解决时间管理的瓶颈问题，于是就找了一个管理顾问。这个管理顾问花了一段时间，天天观察这家公司的做事方法，最后给总经理提出了三条建议，并说：“你可以先不付给我钱，你先根据我这三条建议做一段时间后，如果有成效，你再来决定给我多少酬金。如果没有成效，你可以一分不给。”两个月以后，这个管理顾问收到了一张两万五千美元的支票。实践证明这三条建议是非常有成效的。这三条建议其实非常简单，第一、把每天要做的事列一份清单；第二、确定优先顺序，从最重要的事情做起；第三、每天都这么做。

找出最重要的事情 　　　“二八定律”　是管理学中一个重要的定律，大意是，在任何特定群体中，重要的因子通常只约占20%，而不重要的因子约占80%，因此，只要能控制20%的重要因子，就能控制住全局。符合“二八定律”的例子随处可见，比如，企业80%的利润来自于20%的产品；商场80%的销售额源自20%的客户；饭馆80%食客点菜集中在菜单上20%的菜样上；看报纸80%的时间花在20%的版面上，等等。学习时间管理，提高时间的利用率，就要找出最重要的事情，将时间花在最重要的20%的事情上，而不要花在80%琐碎的事情上。

寻找正确的做事顺序 “时间管理四象限”定律说明 　　　我们面临的工作任务有两个维度，一个是重要性维度，一个是紧迫性维度。这两个维度的地位是不同的，重要性是第一维度，紧迫性是第二维度，也就是说，重要性比紧迫性重要。“时间管理四象限”定律告诉我们，面临众多的工作任务，正确的做事顺序是：首先，做“重要且紧迫”的事情；然后，做“重要但不紧迫”的事情；接下来，做“不重要但紧迫”的事情；最后，做“不重要也不紧迫”的事情。

“时间管理四象限”图

怎样拒绝外界的干扰 　　　拒绝外界的干扰需要勇气，更需要技巧。对别人说“不”并不是简单地加以拒绝，就完事大吉。说“不”是需要技巧的，说“不”并不是拒绝一切，说“不”但把同事惹恼了，把朋友惹恼了，把客户惹恼了，也就没有事业的发展机会了。我们可以通过掌握说“不”的技巧，躲过无穷无尽的“多余”的琐事和各种各样的时间浪费，从而节省时间。以下是八条拒绝外界干扰的基本技巧。

　（1）用制度拒绝干扰。 　（2）不要使用“挡箭牌”。 　（3）拒绝时保持和颜悦色或夹带赞赏。 　（4）拒绝的态度要坚决果断。 　（5）在拒绝中争取主动的地位。 　（6）拒绝时要避免争吵。 　（7）拒绝时要坚持“对事不对人”。 　（8）拒绝后附带提出建设性的意见。

希望通过这次部门内训，使我们都能够将四象限工作分析法合理运用，使其更好的为我们所用。 　　以上介绍了四象限工作分析法的由来及如何划分，并具体引申在如何运用该工作方法来管理我们的时间。 　　希望通过这次部门内训，使我们都能够将四象限工作分析法合理运用，使其更好的为我们所用。 　　　　谢　谢！