武汉大学图书馆工学分馆 学科服务部：李鹏 二零一四年四月 90分钟专题讲座 Excel应用小技巧 武汉大学图书馆工学分馆 学科服务部：李鹏 二零一四年四月

Excel发展历程 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel 2003

Excel工作流程 数据输入及编辑 数据分析及处理 表格设计及美化 表格输出及打印 数据录入 序列填充 查找替换 函数计算 分类汇总 数据透视 格式调整 主题样式 图形图示 数据安全 页面设置 特殊打印

实用技巧（10 tips）

Tip1：快速输入相同或相似数据 非连续单元格：按Ctrl键 选择单元格 输入数据 Ctrl+Enter 连续单元格：填充柄拖动 记忆式输入：Excel选项 高级 编辑选项 勾选“为单元格 值启用记忆式输入 ”

Tip2：特殊数字的输入（小数、分数和负数） 小数输入 限定小数位数：打开“设置单元格 格式”对话框 “数字”标签 “分类”项下“数值” 选择小数 位数 快速增减小数位数： 自动输入小数点： Excel选项 高级 编辑选项 勾选“自动 插入小数点” 选择小数位数

分数输入 负数输入 普通分数：0+空格+分数 带整数部分的分数：整数部分+空格+分数部分 输入正数 任意一个空单元格中输入“-1” 复制该单元格 选择 需要输入负数的单元格 “选择性粘贴”对话框 选择“乘”

Tip3：特殊编号的输入（身份证号、学号和以0开头的数字编号等） 存在的问题： 数字位数超过11位时，Excel会自动以科学计数方式来表示（身份证 号、准考证号、学号等） Excel默认不显示无意义的零（以0开头的数字编号） 解决的方法：以文本的形式处理 选择区域后在“数字”功能区下拉项中选择“文本”（适合大量数据） 先输入英文状态下的“’”（单引号），再输入编号（适合少量数据）

“设置单元格格式”对话框 “数字”标签 “分类”项下“自定义” “类型”框中输入“”共性部分”+@” 提高特殊编号输入效率：自定义格式 本科生学号：2010302540001 教职工工号：00030123 电话号码：68752094 带字母标识的编号：MG0830589 “设置单元格格式”对话框 “数字”标签 “分类”项下“自定义” “类型”框中输入“”共性部分”+@”

Tip4：单元格内显示全部输入的信息 鼠标左键双击单元格分隔线 鼠标手动拖拉单元格分隔线 自动换行： 强制换行：Alt+Enter 文字与单元格大小相匹配： “对齐方式”选项卡 “对齐”标签 勾选“缩小字体填充”项

不具有“修改”权限的人员以只读方式查看工作薄 Tip5：数据安全&数据隐藏 隐藏文件： 加密文件：office按钮 准备 加密文档 输入密码 保存 限制权限：office按钮 “另存为”对话框 工具 常规选项 设置“打开权限”和“修改权限”密码 设置隐藏属性；更改文件类型等 不具有“修改”权限的人员以只读方式查看工作薄

Excel数据隐藏 隐藏工作表：标签处单击右键，选择“隐藏” 隐藏行或列：选择行或列，单击右键，选择“隐藏” 隐藏单元格数据：选择单元格 “设置单元格格式”对话框 “数字”标签 “分类项”下“自定义” “类型”框中输入“;;;” “保护 ”标签 勾选“隐藏” 确定 “审阅”选项卡 “保护工作表”按钮 确定 ★隐藏的数据不会被打印，但会被复制

选择待复制的区域 “查找与选择”按钮 “定位条件”对话框 选择“可见单元格”项 确定 执行“复制+粘贴”操作 Tip6：只复制未被隐藏的数据 选择待复制的区域 “查找与选择”按钮 “定位条件”对话框 选择“可见单元格”项 确定 执行“复制+粘贴”操作

Tip7：批量转换日期格式 输入数字形式日期并选中 “数据”选项卡 “分列”按钮 “固定宽度”选项 输入数字形式日期并选中 “数据”选项卡 “分列”按钮 “固定宽度”选项 下一步 “日期”选项 选择“YMD” “设置单元格格式”对话框设置日期格式 step2 step1 step3

Tip8：导入文本文件并转换成表格形式 “数据”选项卡 “自文本”项 选择文本文件 选择“分隔符号”项 下一步 勾选分隔符号 下一步 勾选“列数据格式” 完成 “导入数据”对话框中指定放置位置 step1 step2 step3 step4

文本文件正确导入Excel需要满足的条件： 保证格式正确（txt）； 在需要进行分列的位置处使用分隔符号进行标识（Tab键、分号、逗 号、空格或者其他字符）； 文本文件的行要与数据表中的行保持一致，每行结束的位置需要按回 车键，这将在Excel中形成一个数据行。 文本文件导入后的分列问题：

选择需要的区域 “查找与选择”按钮 “定位条件”对话框 选择“空值”项 确定 “删除”按钮 删除工作表行 Tip9：快速删除空行（列） 选择需要的区域 “查找与选择”按钮 “定位条件”对话框 选择“空值”项 确定 “删除”按钮 删除工作表行

Tip10：一些打印输出技巧 每页都打印标题行（列） “页面布局”选项卡 “打印标 题”按钮 “页面设置”对话框 每页都打印工作表标题 每页都打印标题行（列） “页面布局”选项卡 “打印标 题”按钮 “页面设置”对话框 “工作表”标签 指定标题 行和标题列 每页都打印工作表标题 “页面布局”选项卡 “打印标 题”按钮 “页面设置”对话框 “页眉/页脚”标签 自定义 页眉 “页眉”对话框

缩放打印 居中打印 “页面布局”选项卡 “页面设置”对话框 “页面”标签 缩放 设置缩放比例或调整页数 “页面布局”选项卡 “页面设置”对话框 “页面”标签 缩放 设置缩放比例或调整页数 居中打印 “页面布局”选项卡 “页面设置”对话框 “页边距”标签 居中方式 勾选“水平”或“居中”选项

Excel常用快捷键 快捷键 效果 Ctrl+S 快速保存 Ctrl+A 全选 Ctrl+Alt+V Ctrl+F/H 查找/替换 Ctrl+Z 快速撤销 Ctrl+End 移动到非空区域右下角单元格 Ctrl+Home 移动到非空区域左上角单元格 Ctrl+Shift+End 扩展选定区域到右下角 Ctrl+Shift+Home 扩展选定区域到左上角 Ctrl+; 快速输入当前日期 Ctrl+Shift+; 快速输入当前时间 打开“选择性粘贴”

Office Tab 一款应用于 Microsoft Office 的插件，内含多个组件； 为Word、Excel、Powerpoint 等添加标签工具栏，方便多文档切换； 收费软件，官网http://www.extendoffice.com/下载免费试用30天。

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