網際網路版人力資源管理系統 (WebHR) 行政院人事行政總處 網際網路版人力資源管理系統 (WebHR) 組織編制子系統教育訓練 1

教學大綱 與P2K不同處說明 組編作業流程圖說明 組編作業模組說明 轉檔注意事項 組編基本資料Q&A教學

與Pemis2K差異性 主管機關可查詢所屬機關(權限機關)資料，如：單位資料、員額、職務編號、員額修編、職務歸系…等。 有流程性，如：職員修編作業。所以不用再透過檔案匯出匯入的方式來作資料的交換。 可直接與其他外部系統資料交換，如職務歸系作業可直接查詢銓敘部提供之資料並更新至WebHR之資料庫。

組編作業流程圖說明 機關基本資料 職員員額維護 相關統計及名冊 職務歸系作業 職員編修作業 教師員額作業

機關基本資料 機關及單位基本維護 單位資料維護

機關及單位基本維護 如果該機關有兩個辦公地點，請在此欄位輸入首長辦公的地址 建立機關機本資料(包括電話、地址…等資訊)

機關及單位基本維護 「大批修改列印順序」按鍵功能，此按鍵只有主管機關承辦人登者才可以看的到。 如為主管機關承辦人登入，才可以修改列印順序。 可編修 如為非主管機關承辦人登入者，列印順序不可以被異動。 唯讀狀態

大批修改機關列印順序 請設定起始號碼 和轉檔注意事項相關 *此作業僅開放給主管機關承辦人員來操作

單位代碼與上一層單位代碼不一樣時，表示此單位為科課股別 單位資料維護 可以查詢歷史單位的資料 單位代碼與上一層單位代碼不一樣時，表示此單位為科課股別

單位資料維護 增加增加-成立記錄相關欄位及歷史記錄相關欄位。 增加「單位代碼」、「單位簡稱」、「單位名稱」、「單位性質」、「單位執掌業務」的輔助欄位定義 。 增加「歷史註記原因」：整併、改隸、改制、裁撤、更名及其他；勾選歷史註記時，需填寫此欄位。 基本資料 成立紀錄 歷史紀錄

單位資料維護-名詞定義(1) 單位代碼定義如下： 參照「職務說明書訂定辦法」所附「職務編號說明」三、內部一級單位碼規定訂定(如：主任秘書室為01、業務部門代碼自60始，依次為61、62)。 單位簡稱定義如下： 除「正、副首長室(如：局長室、副局長室)」、「幕僚長室(如：主任秘書室)」、「暫時分配單位」等個單位可自行創設以外，其餘單位名稱請依組織法規所定單位名稱輸入(如：綜合規劃處、人事室)。又未完成組改機關之內部單位因有未符組織法規建置之情形(例如蒙藏會設編譯室、參事室現況部門為業務單位)，爰可自行創設單位簡稱。

單位資料維護-名詞定義(2) 單位性質定義如下： 1.本部：僅限「正、副首長室、幕僚長室、暫時分配單位」等個單位歸屬本項性質。 單位名稱定義如下： 新增單位時，如單位簡稱輸入少於個中文字，本欄位由系統自動複製「單位簡稱」欄位內容，無須手動輸入。 單位性質定義如下： 1.本部：僅限「正、副首長室、幕僚長室、暫時分配單位」等個單位歸屬本項性質。 2.業務單位：執行本機關職掌事項之單位。 3.輔助單位：辦理秘書、總務、人事、主計、研考、資訊、法制、政風、公關等支援服務事項之單位。 4.派出單位: 基於地域需要且具一定服務經濟規模,而派駐在本機關以外之地區服務之內部單位, 並明訂於處務規程或辦事細則。 5.常設性任務編組(限中央一二級機關) : 負責該機關(構)法定職掌核心業務，或法規(訴願)、審議、稽核、監理相關任務，且具跨一級單位性質者，並明訂於各機關(構)處務規程。 6.駐外機構：經行政院核定設置，並訂有編組表之大使館、總領事館、領事館、代表處、辦事處或代表團。 7.駐外機構內部單位：行政院核定駐外機構編組表內所置組別。

單位資料維護-名詞定義(3) 單位職掌業務定義如下： 「單位執掌業務」可輸入800個中文字 「修編說明」可輸入200個中文字 「單位執掌業務」可輸入800個中文字 單位職掌業務定義如下： 1.業務單位、輔助單位、派出單位、常設性任務編組等單位之職掌業務，請依組織法規所定單位掌理事項填入(如：文化部組織法第條規定, 文化部綜合規劃司掌理文化政策與相關法規之研擬、規劃及推動)。 2.未完成組改機關如設置未符組織法規之單位者, 本欄請填入該單位實際辦理業務(如：蒙藏會編譯室負責推廣蒙藏文化)。

單位資料維護-名詞定義(4) 歷史註記原因定義如下： 1.整併：二個以上內部單位合併為一單位，或多個單位重組為少數單位 2.改隸：單位改變原來隸屬關係 3.改制：單位屬性改變 4.裁撤：單位消滅 5.更名：單位簡稱或名稱變更，其變更非因整併、改隸、改制等原因所致 6.其他

大批修改單位列印順序 請設定起始號碼 和轉檔注意事項相關 *此作業各機關均可操作

與Pemis2K差異-機關基本資料 機關資料若在人事服務代碼網有資料，且下載到WebHR系統，新增機關基本資料時，會自動帶該機關之基本資料。不須使用者登打，可利用輔助的畫面帶出選擇即可。

與Pemis2K差異-機關基本資料 機關及單位資料，必定要建檔。避免其他系統無法作業。 很重要 如果…P2K的組編單位完全沒建立!! 不用擔心～ WebHR轉檔作業會有特別處理喔！ (轉檔注意事項會再說明)

職員員額維護 編制員額維護查詢 編制表 職務歸系清冊 職務編號維護查詢 名籍冊

編制員額維護查詢 1.若多個職稱只有同一個編制員額， 例如：醫事人員醫師+牙醫師+中醫師 共用同一個員額數，所以在本作業職稱輸入3個職稱。 50、55、59、60、65 若危勞降齡屆齡年齡有資料時，在計算表二屆退年月時，如果有對應到資料，會以此年齡做計算 1.若多個職稱只有同一個編制員額， 例如：醫事人員醫師+牙醫師+中醫師 共用同一個員額數，所以在本作業職稱輸入3個職稱。 2.官等再加一組(for雙軌制)。 3.師一級員額比例～師三級員額比例，指的是 醫事人員之級別所分配之比例。

編制員額維護查詢-名詞定義(1) 員額類別定義如下： 正式職員：依公務人員任用法規或特種人事任用法規進用之職員。 1.僅【員額類別】為「正式職員」及「臨編人員」時，才需選填【人員分類】。 2.一條鞭單位之編制員額，需與【一般】選項做區分。 員額類別定義如下： 正式職員：依公務人員任用法規或特種人事任用法規進用之職員。 臨編人員：編制表表末，註記「出缺不補，未列入」之人員，以及其他不在編制表呈現之人員。 聘用人員：依機關組織法、「聘用人員聘用條例」進用之聘用人員。 約僱人員：依「行政院暨所屬機關約僱人員僱用辦法」進用之約僱人員。 駐衛警察：依「各機關學校團體駐衛警察設置管理辦法」進用之駐衛警察。 工友：依「工友管理要點」進用之工友。 技工：依「工友管理要點」進用之技工。 駕駛：依「工友管理要點」進用之駕駛。 替代役：依「替代役實施條例」進用之替代役。 正式職員(事業機構)：依各該公營事業規定，於用人費項下進用之職員。 正式工員(事業機構) ：依各該公營事業規定，於用人費項下進用之工級人員。 臨時職員(事業機構)：依各該公營事業規定，於用人費項下進用之約聘僱人員。 臨時工員(事業機構) ：依各該公營事業規定，於用人費項下進用辦理臨時性工作之人員

編制員額維護查詢-名詞定義(2) 人員分類定義如下： 一般：員額類別為正式職員，且為編制表內非一條鞭單位之人員。 主計單位：員額類別為正式職員，且為一條鞭主計單位之人員。 人事單位：員額類別為正式職員，且為一條鞭人事單位之人員。 會計單位：員額類別為正式職員，且為一條鞭會計單位之人員。 統計單位：員額類別為正式職員，且為一條鞭統計單位之人員。 政風單位：員額類別為正式職員，且為一條鞭政風單位之人員。 留用人員：編制表表末，註記「出缺不補，未列入」之人員。 軍訓：學校之軍訓人員。 其他：其他非屬上開所列之人員。

編制員額維護查詢-編制順序 說明： 1.可手動填寫號碼，或按［自動給號］由系統自動帶出號碼 一條鞕單位之編制員額需再另外編號，例如：主任、人事室主任與政風室主任，三者職稱雖皆為主任，但需分別編號，並以【人員分類】做區分。 說明： 1.可手動填寫號碼，或按［自動給號］由系統自動帶出號碼 2.依編制表排列順序 (如右下圖紅數字)編號，以利使用編制表功能產製機關編制表

編制員額維護查詢-職稱 說明： 按右方［…］，系統跳出職稱查詢畫面，依機關編制表【職稱】欄位（如圖紅框）選填

編制員額維護查詢-官等、職務列等 說明： 依照機關編制表輸入「官等」及「職務列等」。

編制員額維護查詢- 得列人數、編制員額 得列人數：機關編制表【備考】欄位，如有註記得列人數者(如圖紅箭頭) ，依註記人數填入，並另外選填得列之官等職等。 編制員額：依機關編制表【員額】欄位（如圖紅框）填入。如無員額區間，兩格都填入一樣數字。

編制員額維護查詢-兼職員額 兼職員額：依機關編制表【員額】欄位括弧()內數字填入(如圖紅框)

編制員額維護查詢-出缺後改置人數 出缺後改置人數：依編制表【備註】欄位，如有註記出缺後改置之人數(如圖紅箭頭)，依所註記人數填入。 內O人俟OO出缺後改置…，僅需填寫【備註】欄位，不需填寫【出缺後改置人數】欄位。

編制員額維護查詢-備考 備考：依機關編制表【備考】欄位文字（如圖紅框）填入。

編制員額維護查詢- 危勞降齡屆齡年齡 配合法規針對具有危勞及勞力等特殊性質職務降低退休年齡標準表規範，增加機關單位職稱危勞降齡設定功能。 增加機關單位職稱危勞降齡設定檔。 「批次相關年月計算」執行前增加先判斷機關單位職稱危勞降齡設定檔是否有設定，若都沒有設定，則依據65歲屆齡退休，計算該人員屆退年月。

與Pemis2K差異-員額維護 Pemis2K若沒有建置「編制員額」與「職務編號」資料時，在資料轉檔，可以透過WebHR將銓敘部之員額及職務編號資料，匯入WebHR系統做後續作業處理。

職務編號維護查詢-I 新增已修編未歸系的勾選 新增身心障礙缺的勾選 新增預算機關欄位 新增總員額法，只有中央機關才會呈現此欄位 正式職員職務編號第一碼為A 但有些職員沒有編職務編號，但若想要控管職缺，則機關可以自行編職務編號，例如醫事人員沒有職務編號，若要編碼可以前面加W，並將虛擬編號註記勾選，則送銓敘部資料就不回傳出去 若職缺註記有資料時，在發派免令時，可以提醒承辦人員 新增已修編未歸系的勾選 新增身心障礙缺的勾選 新增預算機關欄位 新增總員額法，只有中央機關才會呈現此欄位 新增職務註記。

職務編號維護查詢-II 配合機關職務雙軌制任用制度，增加職務資料建置雙軌的職務列等與職系資料，調整編制員額與職務編號等相關作業。　　　例如：配合消防機關或海巡署機關，會有多組職務列等，增加「列等-其他任用制度(一)」、「列等-其他任用制度(二)」欄位。 表示此職務目前無人佔缺 畫面增加非正式人員占缺資料，包括 身分證號：紀錄占缺人員的身分證號 姓名：紀錄占缺人員姓名 實際到職日：紀錄占缺人員的實際到職日期 人員區分：若人員區分為聘用人員或約僱人員，表示此職務目前由約聘僱人員占缺；若人員區分為99其他人員，表此職務目前為職務代理人員

與Pemis2K差異-職務編號維護 增加職務歸系歷史資料查詢功能，使用者可查詢該職務新增、異動與註銷的歷史資料。 點選「明細」，進入銓敘部之畫面

批次更新職務編號單位及預算機關作業(新增功能) 功能說明：可大批修改職務編號資料中的編制單位及預算機關二個欄位。 功能選單：組織編制>職員員額維護 >批次更新職務編號單位及預算機關作業 1 4 2 1.輸入條件，按【查詢】。 2.勾選所要變更之職務編號。 3.輸入變更單位或變更預算機關。 4.按【變更】，則會更新職務編號資料。 3

組編考核作業(新增功能) 功能說明：提供現職職務資料與組編職務資料比對及檢核功能。 功能選單：組織編制>職員員額維護 >考核結果查詢 主管機關 所屬機關 明細畫面

相關統計及名冊 員額配置表列印 員額資料調查表 職稱員額明細表 佔缺重整作業 職稱員額統計表 現有預算 員額配置表 其他報表及名冊

佔缺重整作業 此功能主要是重整“職務編號維護查詢”中的實際佔缺人員資料。 若執行後有錯誤資訊，可按【錯誤查詢】檢視 增加非正式人員占缺讀取表二目前在職的人員寫入到職務編號檔 在表二現職資料維護，若人員區分為約聘僱(12、13)或其他人員(99) 可以輸入占缺(職代)職務編號，在做佔缺重整時，系統會把此表二人員寫入至非正式人員占缺內。 此功能主要是重整“職務編號維護查詢”中的實際佔缺人員資料。 若執行後有錯誤資訊，可按【錯誤查詢】檢視 表二現職 職務編號維護

員額配置表列印 與Pemis2K差異，多了一個A3(單位，職稱)格式。　

員額配置表列印-A3格式內容 單位 職稱 格式：A3 (單位、職稱)

員額資料調查表

職稱員額明細表 <接下頁>

職稱員額明細表-明細

職稱員額統計表

現有預算員額配置表 <接下頁>

現有預算員額配置表-明細 單位：「人事機構」，顯示區內有二個已建立的職稱資料。

其他報表及名冊 <接下頁> 增加「職缺註記」顯示欄位。 增加「備註」顯示欄位：當職務編號維護查詢有勾選”已修編未歸系”或”身心障礙缺”會顯示於備註欄位上。 <接下頁>

其他報表及名冊-明細

職務歸系作業 銓敘業務網站 人事管理資訊系統 建立職務歸系資料 所屬人事承辦人員 主管機關核定 主管機關人員 WebHR 維運資料庫 更新職務歸系資料庫

職務歸系作業 WebHR只要接收核定結果；其它作業還是維持在銓敘部作業 <接下頁>

職務歸系作業-明細(銓敘部資料)

職員修編作業 編制員額修訂 資料維護 編制員額修訂 報送(層轉)作業 編制員額修訂 核定作業 更新資料庫 (員額修編)

編制員額修訂資料維護(新增)-I 1.選擇編修機關 2.輸入說明註解

編制員額修訂資料維護(新增)-II 1.系統會帶出此機關下所有的編制員額資料，此次修訂看是要修訂那一筆資料，則再點選「編修」按鍵，進至明細畫面，做修改。 2.如果是要成立新的員額，則選擇「新增」按鍵。

編制員額修訂資料維護(新增)-III.編修(1)

編制員額修訂資料維護(新增)-III.編修(2) 如果是要註銷原來該筆職稱的員額編制，則在法定(編制)員額輸入0，並按儲存按鍵。

編制員額修訂資料維護(查詢)-I 1.點選「查詢」按鍵，則會出現符合查詢條件之資料。 2.如果狀態為已報送或已核定則只能檢視其資料，如果還未報送者，則可以再做資料之修改。

編制員額修訂資料維護(查詢)-II.編修 選擇某筆查詢資料，點選「編修」則可檢視此筆編制員額的狀態資訊。

編制員額修訂報送(層轉)作業 1.針對角色機關為1級與2級機關，報送(層轉)按鈕及上層機關會隱藏起來 。

編制員額修訂核定作業 主管機關作業

更新資料庫(員額修編) 收到主管機關核定通知，所屬就可以執行此作業了 *主管機關在線上核定後， 所屬機關的首頁，會有一筆待辦事項通知

教師員額作業 教師編制員額資料維護 學術單位編制 配置員額資料維護

教師編制員額資料維護 新增或編修畫面。 教師編制員額可複製上年度之員額資料。(如果教師員額變動不大的情況下，可採用此功能，再調整新學年度員額）

教職員額編制表

教職員額編制表(歷年度)

教師職稱員額統計表

學術單位編制配置員額資料維護 此為“學術單位員額統計報表”統計數字。

與Pemis2K差異-教師員額作業 取消教師員額編修維護、報表功能，因教師員額編修資料需經由教育處核定，但教育處尚未納入ＷebHR帳號權限範圍內，故教育處無法接收教師員額編修資料。

轉檔注意事項 單位資料，須重新調整列印順序。 從表二轉檔的才需要調整 單位資料，須重新調整列印順序。 職務編號資料，若從銓敘部轉檔，要確認單位、員額類別、人員類別欄位資料，避免報表及統計查詢資料錯誤。 轉檔完成後，主管機關需對所屬機關學校，重新調整列印順序 Q:關於單位資料，什麼叫做表二轉檔？ A:在轉檔作業，系統會自動判斷，若P2K的組編單位完全沒建立，系統會自動抓取P2K表二人員的單位，再一併轉到WebHR組編單位，若屬於此種轉檔方法，影響性在於，表二沒有所謂的列印順序，故需重新調整列印順序 PS.如果P2K的組編單位建立完整的話,則可忽略第一點注意事項

組編基本資料Q&A教學 如何建立新機關。 如何建立機關中之員額數。 如何增加新職務。 如何建立教師之員額數。

如何建立新機關-I 點選「新增」按鍵 點選「新增」按鍵，則會出現下方新增之明細畫面。

如何建立新機關-II 點選「…」按鍵(輔助) 選擇所要建立之新機關，若在人事服務代碼網有資料，且下載到WebHR系統，新增機關基本資料時，會自動帶該機關之相關基本資料。

如何建立機關中之員額數-I 點選「新增」按鍵

如何建立機關中之員額數-II 藍色為必須輸入之欄位 可輸入多筆職稱資料

如何增加新職務-I 點選「新增」按鍵 增加「只查空缺人員」查詢條件。

如何增加新職務-II.新增畫面(1) 1.藍色的部份為必須輸入欄位，不可以空白。

如何增加新職務-II.新增畫面(2) 1.當在個人表2現職資料中有輸入職務編號時，則系統會把個人資料呈現在“實際佔缺人員”或“非正式人員佔缺”區塊中。 2.“其它資料”區塊，如果有輸入資料，則職務說明書則會列印出來。

如何建立教師之員額數-I 點選「新增」按鍵 在此 “學校代碼”如出現底色為紅色，表示所輸入之代碼並非學校之關機代碼。

如何建立教師之員額數-II 藍色的部份為必須輸入欄位，不可以空白。

敬請指教!