计算机基础与实训教材系列 《中文版Office 2003实用教程》

第 十五 章 Outlook 2003办公信息管理

学 习 目 标 Outlook 2003是Office 2003组件中用于信息管理的工具，它的主要功能是管理个人办公事务和实现网络化办公，如邮件收发和管理、日历计划和约会管理、任务计划和分配管理、日记功能和管理、便笺记录。本章将对这些功能进行介绍，让读者掌握Outlook 2003的各种基本用法，灵活地利用Outlook进行信息管理 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

本 章 重 点 收发电子邮件 管理联系人 日历 任务 日记和便笺 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.1 收发电子邮件 电子邮件是目前最流行的网络信息传递工具之一，通过它可在全国各地实现即时通信。如今，Office 2003办公软件中也融入了能实现电子邮件接收、发送和各种管理工作的Outlook 2003。使用Outlook 2003可以方便地发送和接收邮件 。 添加帐户 创建和发送电子邮件 收取和管理电子邮件 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.1.1 添加帐户 利用Outlook 2003进行收发邮件之前，必须先建立一个与申请相同的电子邮箱相同的电子邮件帐户。当第一次启动Outlook 2003时，系统自动打开【Outlook 2003启动】对话框提示用户添加帐户，方便以后接收和发送邮件，在其中单击【下一步】按钮即可进入添加邮件向导开始添加帐户 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.1.2 创建和发送电子邮件 创建完电子邮件帐户后，便可使用Outlook 2003给朋友写信，此时就像编辑Word文档一样。当用户编辑好信件内容后，并可以将该邮件发送给用户的好友。操作十分方便，且安全性比较高 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.1.3 收取和管理电子邮件 利用Outlook 2003接收邮件的功能可接收Internet电子邮件中的电子邮件，并可对相应的邮件进行恢复或转发等管理邮件 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.2 管理联系人 Outlook 2003提供了联系人功能，可以方便用户对联系人的管理，如记录同事、朋友和亲人的相关信，从而便于向联系人发送电子邮件或管理电话簿等操作 。 创建联系人 使用联系人 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.2.1 创建联系人 在Outlook 2003中创建联系人，可以大大方便用户对联系人进行查看和有效的管理。因此，在使用联系人功能之前，首先需要创建联系人，并添加通信信息 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.2.2 创建联系人 在Outlook 2003中创建联系人，可以大大方便用户对联系人进行查看和有效的管理。因此，在使用联系人功能之前，首先需要创建联系人，并添加通信信息 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.2.2 使用联系人 Outlook 2003中创建联系人，可以大大方便用户对联系人进行查看和有效的管理。因此，在使用联系人功能之前，首先需要创建联系人，并添加通信信息 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.3 日历 在日常办公中，需要对每天的工作进行日程安排，以便合理利用工作时间处理更多的事务。这时可使用Outlook 2003提供的日历功能。使用该功能可以方便、快捷有序地对用户的会议、约会及任务等日常事务进行管理 。 设置约会 设置会议 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.3.1 设置约会 使用Outlook 2003提供的日历功能，可以创建约会，提醒用户在某一时间需要赴约，从而避免因突发事件等特殊原因而出现失约的情况 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.3.2 设置会议 在【日历】窗口中，除了可以设置约会外，还可以设置会议提醒用户准时参加，并可方便地向全体参加会议的人员发送电子邮件 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.4 任务 通过Outlook 2003提供的任务功能，可以对自己的工作或学习任务进行安排，并将这些任务记录在Outlook中进行提醒，以免忘记 。 创建任务 分配任务 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.4.1 创建任务 在Outlook 2003中安排自己的任务前，必须首先创建新任务。创建任务的方法很简单，启动Outlook 2003应用程序，打开【任务】选项卡，然后单击工具栏上的【新建】下拉按钮，从弹出的下拉菜单中选择【任务】命令，打开【未命名-任务】窗口。在【主题】文本框中可以输入任务的主题；在【截止时间】和【开始时间】下拉列表框中选择任务的时间；在【状态】下拉列表框中设置此任务的进度；选中【提醒】复选框，可在其后的下拉列表框中设置提醒时间；在下面的文本框中可对当前任务进行注释，如图15-34所示 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.4.2 分配任务 当任务创建好之后，还可以根据实际情况向参与任务的人员发送电子邮件进行任务分配。在Outlook 2003窗口的【任务】窗格中，右击任务，从弹出的快捷菜单中选择【分配任务】命令，打开相应的任务窗口，在【收件人】文本框中输入需要发送邮件的联系人；在下面的文本框中输入具体分配给联系人的任务 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.5 日记和便笺 日记和便笺也是Outlook中常用的功能。利用日记可以制作工作日记，记录特殊事件及心情。利用便笺可以记录一些临时性的文字信息，如电话、通知和想法等。使用这些功能，可以方便用户记日记或便笺 。 创建日记 创建便笺 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.5.1 创建日记 在Outlook 2003提供的日记功能，可以自动记录工作活动，如发送传真、打电话、发邮件、开会、执行任务等日常工作 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.5.2 创建便笺 Outlook还专门设计了一个专门记录临时信息的工具——便笺。其作用很想办公时用的“便笺纸”。此功能的应用非常简单，没有保存按钮，没有滚动条，只要双击就可以创建，关闭窗口就对便笺进行保存，而且还可以对颜色进行设置，以便查询 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::

15.6 上机练习 通过本章学习的知识，本次上机练习将主要巩固利用Outlook 2003收发电子邮件操作 。 :::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站 http://www.tupwk.com.cn/edu :::::